نصائح PPM
الدروس المستفادة حول الإدارة الناجحة للمشاريع
نشر
مارس 01, 2022

When I first joined the Navy, I never thought I would work as a project manager. Reflecting on my journey to becoming a project manager on the civilian side of things, I learned some valuable lessons. The knowledge and understanding needed to start a project, communicate, and bring valuable ideas to the team or teach others how to manage project plans come with unique and different skills required to be efficient and the best possible PM.

 

 

الدروس المستفادة حول الإدارة الناجحة للمشاريع

 

عندما انضممت لأول مرة إلى البحرية ، لم يخطر ببالي أبدا أنني سأعمل كمدير مشروع. ولكن هذا ما حدث بالضبط، ووجدت أحسن العمليات التي أبقت حاملة طائراتنا جاهزة ومتاحة للاستخدام.

 

بدأ كل شيء عندما ...

 

أحضرني مرشدي على متن مهمة لنقل مركز عمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. على الرغم من صعوبة هذه المهمة على الجانب اللوجستي ، إلا أنها جعلتني أدرك ما أردت التركيز عليه في المستقبل. أردت أن أبدأ في قيادة وتوجيه مبادرات المشاريع المستقبلية وربما حتى لتدريس الفصول الدراسية لاعتماد الأشخاص الآخرين المهتمين بتحسين العملية.

لقد خرجت عن الطريق لقبول المهام التي قدمت تحديات وأعطتني المزيد من المسؤولية على طول الطريق. بدأت في القفز على كل مشروع يمكنني القيام به وحتى إنشاء بعض من بلدي الخاصة.

كانت إحدى مبادراتي المفضلة والأكثر تحديا هي عملية صيانة طائرة تم إصلاحها في قاعدتنا البحرية. وزاد الإقبال على هذه المبادرة. في نهاية المطاف، كان لدينا أصحاب مصلحة في البنتاغون كانوا يطلبون تحديثات الحالة.

 

الدروس المستفادة حول الإدارة الناجحة للمشاريع

الدروس المستفادة

الدرس رقم 1: الطريق إلى النجاح ممهد بالفشل

 

لقد حرصت دائما على أن وحدتي لديها الموارد اللازمة لتشغيل المشروع من البداية إلى النهاية مع القليل من السقطات أو بدون عوائق. وقد سمح لي تخطيط وإدارة هذه الجهود باكتساب المزيد من الخبرة والمعرفة أثناء أداء واجباتي أثناء الخدمة الفعلية.

سرعان ما علمت أنه كان منصبا مثيرا لشخص برتبتي. كان لدي ضباط قادة من قواعد مختلفة يقدمون تقاريرهم إلى فريقي. كان رائعا. لقد شهدت الكثير من النمو الوظيفي في دوري ولكنني وجدت أيضا أنه ، مثل جميع الوظائف ، كانت هناك بعض المشكلات المتكررة التي اضطررت إلى مواجهتها.

عندما بدأت في النمو واكتساب الخبرة كمدير مشروع ، ستصبح القضايا وحواجز الطرق أكثر وضوحا. إن وجود العديد من الرتب العسكرية التي تدعم مبادرة المشروع جعل من الصعب سماع أفكار الجميع والنظر فيها.

وغالبا ما يتم التحدث عن أولئك الذين يساعدون من ذوي الرتب الدنيا، مما يجعل من الصعب تسهيل المناقشات. استغرق الأمر فشلا في المشروع أو اثنين لإيجاد حل أخيرا للتغلب على هذا الحاجز الذي واجهته فرقي بشكل متكرر.

 

الدرس رقم 2: الاستماع هو تأثير، التواصل هو السبب

 

هناك أمران يجب مراعاتهما عند البدء:

  • ابدأ بالمقدمات: أود أن أبدأ بمقدمات لأن الفريق يتكون عموما من أفراد ذوي خلفيات متنوعة من جميع أنحاء العالم.
  • شعار قاعدة واحدة: بعد ذلك ، أخبر الجميع أن لدي قاعدة واحدة فقط. لضمان سماع الأفكار ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، يحتاج الجميع إلى وضع رتبتهم جانبا والعمل معا لسماع الجميع على قدم المساواة. ساعد هذا التوقع للتعاون بشكل كبير ، وحتى لو لم يكن كذلك ، فسأجذب شخصا ما وأسأله عن رأيه في الرؤية والأفكار المتعلقة به.

التحديات التي واجهتها كمدير مشروع جديد في الجيش عالقة معي. يمكنني تطبيق الدروس التي تعلمتها على كل مشروع أديره، عسكريا أو خاصا. كانت هذه الدروس المستفادة هي مفاتيح نجاحي.

بمجرد أن حصلت على محامل كمدير مشروع ، تمكنت من إدارة الفرق بشكل أكثر كفاءة وبدون مشاكل داخلية قليلة أو معدومة. كان من الجميل أن نرى الجميع يعملون معا ويتوافقون.

 

Preserve Valuable Insights

Define Roles Early

الدرس رقم 3: تحديد الأدوار في وقت مبكر للحفاظ على رؤى قيمة

 

وفي كثير من الأحيان، يطلب أصحاب المصلحة عقد اجتماع لمناقشة النتائج الأولية أثناء تقييم العملية. سيقوم فريقنا بجمع جميع بياناتنا لإظهار أوجه القصور والمجالات التي يمكننا تحسينها. الحلول المقدمة ، بالطبع ، حدثت قبل اكتشاف أفضل الحلول لدينا وتنفيذها.

سيقدم الفريق إلى أصحاب المصلحة ويسألهم أفكارهم / ملاحظاتهم حول قضية داخلية أو خارجية. كانت ردود الفعل ثاقبة. ومع ذلك ، فإن المشكلة التي كنا نواجهها من حين لآخر هي أن أصحاب المصلحة الرئيسيين ، الذين كانوا عادة الأشخاص المسؤولين عن قاعدتنا ، سيخبروننا بما يجب تنفيذه كحل بمجرد أن نعرض المشكلة عليهم.

نعم ، في بعض الأحيان كان الخيار الوحيد القابل للتطبيق ، وكان الحل المقدم هو مبادرة كنا ننظر إليها كفريق. ومع ذلك ، كفريق موضوعي مستقل ، لم يسمح لنا حتى بالنظر في الحلول الأخرى الممكنة.

هذه القرارات القائمة على الأقدمية من شأنها أن تسبب احتكاكا بين الفريق وأصحاب المصلحة لأنهم إما سيمضون قدما وينفذون قراراتهم بأنفسهم ، مما يؤدي إلى إلغاء مبادرة تحسين العملية ، أو إجبار فريقنا على تنفيذ هذا الحل.

بالطبع ، بدون تحليل السبب الجذري المناسب ، فإنك تفوت العديد من الأفكار القيمة التي كان يمكن أن تؤدي إلى حلول. يستغرق الأمر بعض الوقت لإجراء تحليل للفجوات في العملية وتحليل هذه البيانات التي تم جمعها بشكل كاف.

بدون العمل من خلال "مرحلة التحسين" مع الفريق ، لم يكن لدينا المعرفة المناسبة لتطوير ضوابط جيدة التخطيط وفعالة لمنع العملية من الخروج عن نطاق السيطرة بعد التنفيذ.

وكان إيجاد طريقة لحل هذا الحاجز الكبير يستغرق وقتا طويلا وصعبا للغاية. وكان على القرار أن ينظر في أن أصحاب المصلحة كانوا في تناوب من ستة إلى اثني عشر شهرا أيضا. تحدث عن لغز معقد لحله!

الإجراء التشغيلي الموحد وثيقة رفيعة المستوى تحدد هيكل توزيع العمل والأدوار التي تحظى بالموافقة النهائية على عدم الذهاب

Standard Operating Procedure (SOP)

أدركت أنه كان علي أن أبذل جهدا شاقا ، وبدأت في بناء إجراء تشغيل قياسي (SOP) لمكتب إدارة المشاريع لدينا. وأوجزت هذه الوثيقة الرفيعة المستوى هيكل توزيع العمل والأدوار التي حظيت بموافقة نهائية على عدم الذهاب لأن جميع المشاريع اختلفت اختلافا طفيفا.

لقد أمضيت شهرين إلى ثلاثة أشهر في تطوير هذه الوثيقة الإجرائية مع مكتب إدارة المشاريع (PMO). وأخيرا، أرسلتها إلى أعلى سلسلة القيادة للحصول على الموافقة على الوثيقة من قبل قائد قاعدتنا، وهو ما فعلته.

وتحدد وثيقة الإجراء التشغيلي الموحد الجديدة هذه الآن أنه يجب على الفريق أن يمر بمراحل الحل/التنفيذ والتحكم قبل تنفيذ أي حلول. وحال دون تنفيذ أي حلول بشكل استباقي من جانب أصحاب المصلحة.

 

الدرس رقم 4: التجربة هي معلم رئيسي

 

بمجرد أن أصبحت أكثر خبرة في دوري ، عرفت أنني أريد أن أعلم الآخرين أن يكونوا رؤساء أعمال. لقد كان شيئا كنت أرغب دائما في القيام به بينما كنت أعمل في طريقي إلى مكتب إدارة المشاريع كمدير مشروع. كنت أتطلع إلى صقل جميع المهارات التي اكتسبتها من خلال العمل في هذا المجال ، وكان التدريس بالتأكيد خارج منطقة الراحة الخاصة بي ،

بدأت أولا بإعادة صياغة المناهج الدراسية بناء على ما تعلمته واختبرته كمدير مشروع. في معظم الأحيان ، أثناء تدريس مهارات إدارة المشاريع ، كنت أربط كل شيء بالخبرات التي مررت بها شخصيا. سمح لي دمج الخبرة الميدانية بأن أظهر لكل من لم يكن لديه معرفة مسبقة بإدارة المشاريع كيف يتناسب مع عملهم اليومي ، حتى لو لم يكن يدير مشروعا.

أود أيضا أن أجعل الطلاب ينضمون إلى فريق مشروعي للتدريس والعمل على مهارات المعلم الخاصة بهم للحصول على دروس أكثر وضوحا. كان هذا النهج دائما رافعا رائعا للمزاج لأنه يغير الوتيرة في الفصل الدراسي ويجذب المزيد من الانتباه إلى أهدافنا التعليمية بعد أن كنا في الفصل لمدة أربع إلى ست ساعات بالفعل.

الجزء المفضل لدي من تدريس فصل إدارة المشاريع هو في النهاية بعد أن يأخذ الجميع امتحاناتهم ، وأحصل على اجتياز شهاداتهم! إن رؤية طلابي ينجحون في شيء يحبونه وسيتابعونه كمهنة مدى الحياة ، هو شرف عظيم.

لقد تلقيت وأنا ممتن لجميع كلمات التشجيع والشكر الذي قدمه لي طلابي. كان من دواعي سروري أن أسمع أنهم يقدرون الطريقة التي قمت بها بالتدريس وألهموني لمتابعة شهادات إضافية.

 

أهم درس يجب أن يأخذه المرء من تجربتي

 

ما زلت مندهشا من مقدار ما أنجزته في السنوات الأربع في دوري كمدير مشروع للقوات المسلحة البحرية. حصلت على فرصة لإدارة مشاريع واسعة النطاق وإدارة مشاريع أخرى ، حتى لو كانوا من كبار السن. سمحت لي واجباتي أيضا بالالتقاء والعمل والتدريس مع مئات الأشخاص قبل أن أصبح مدنيا.

ما زلت ، حتى يومنا هذا ، أتلقى مكالمات هاتفية ورسائل نصية ورسائل بريد إلكتروني من أعضاء الخدمة السابقين الذين يتطلعون إلى معرفة المزيد أو يطلبون المشورة بشأن المشاريع التي يديرونها الآن بمفردهم. أشعر بالحماس لرؤية أين ينتهي المطاف بجميع المتدربين والطلاب وأعضاء الفريق على الطريق وجميع المشاريع التي يقودونها والتي تحدث تأثيرات لا تصدق.

كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبين أثناء المشروع

Stakeholder Management

سؤالي الأكثر طرحا هو: "كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبين أثناء المشروع؟" عادة ما أقول لهم أن يحددوا وقتا مع أصحاب المصلحة لعقد اجتماع وشرح عملية الفريق ولماذا يضر ذلك بنجاح خطط المشروع للتحايل على العملية ، وتوضيح كل شيء عملت بجد لتحقيقه. تسمح خطوات التواصل المتخذة لأصحاب المصلحة بالنظر في التأثير الكبير الذي قد يحدثه تدخله أو حكمه ولم يفكر فيه في البداية.

كانت إدارة أصحاب المصلحة أهم درس تعلمته وتوثيقه وأصعب ما يمكنني الإشراف عليه كرئيس للوزراء. السبب الكامل وراء عملية الإجراء التشغيلي الموحد هو ضمان تحليل المشاريع وجمع البيانات وتطوير وتحليل إجراءات تصحيحية متعددة للحصول على أفضل حل للمشكلة.

 

استنتاج

 

عندما تفكر في ما الذي يجعل رئيس الوزراء ناجحا ، هناك العديد من الجوانب التي يجب مراعاتها. تأتي المعرفة والفهم اللازمان لبدء مشروع والتواصل وتقديم أفكار قيمة للفريق أو تعليم الآخرين كيفية إدارة خطط المشروع مع مهارات فريدة ومختلفة مطلوبة لتكون فعالة وأفضل رئيس وزراء ممكن.

بالنسبة لبعض الناس ، قد يستغرق الأمر شهورا لتصبح واثقا من هذه المهارات ، وبالنسبة للآخرين ، قد يستغرق الأمر سنوات. إذا كنت على استعداد لبذل الوقت والجهد للنمو في المجالات التي تقصر فيها ، فمن المؤكد أنك ستسير خطوة في الاتجاه الصحيح كرئيس للوزراء. لا تتردد في التواصل معي على LinkedIn إذا كان لديك أي أسئلة ولا تنس التحقق من صفحة الوظائف لدينا لمعرفة ما إذا كانت Kolme Group مناسبة تماما لك!

المزيد من هذا الموضوع

معا نكافح من أجل نجاح المشروع ،
عش للفرق السعيدة،
المهوس على برنامج PM ، و
أحب ما نقوم به!