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Globale Projekte effektiv managen
Veröffentlicht
Mai 07, 2021

Globale Projekte effektiv zu managen ist harte Arbeit! Ein häufiges Thema in der heutigen Geschäftswelt ist die Kurzsichtigkeit in Bezug auf ein internationales und multikulturelles Umfeld. Wir Menschen bewegen uns in der Regel in einem sozialen Kontext, der zu der Nation gehört, aus der wir stammen (was für die meisten von uns auch das Land ist, in dem wir leben). Wir machen uns in der Regel keine Gedanken darüber, dass sich Menschen anderswo anders verhalten oder ein Verhalten anders wahrnehmen könnten. Das ist die Kurzsichtigkeit, und sie macht Sinn; der Gedanke, dass etwas anderswo anders gesehen werden könnte, ist meistens völlig irrelevant. Das globale Geschäft ist jedoch der entscheidende Faktor, und die Überwindung dieser Kurzsichtigkeit ist für das Überleben im Geschäftsleben unerlässlich. Glücklicherweise ist das gar nicht so schwierig, wenn man weiß, wie man es wahrnimmt.

Die Herausforderung
Die Idee einer globalen Wirtschaft ist fast so alt wie die Menschheit selbst und hat im Laufe der Jahrtausende viele verschiedene Epochen, Entwicklungen und Kämpfe durchlaufen. Von den Gewürzhändlern über die Wikinger bis hin zu den Piraten - man könnte sagen, dass das Streben nach globaler Wirtschaft uns einige der interessantesten Persönlichkeiten der Menschheitsgeschichte beschert hat. In jüngster Zeit, seit dem späten20. Jahrhundert, drängten große Unternehmen darauf, sich die Globalisierung zunutze zu machen, in der Regel mit dem Ziel, ihre Gewinne durch niedrigere Kosten zu steigern oder ihre Einnahmen durch neue Perspektiven zu erhöhen, die die Innovation vorantreiben. Heute ist "Globalisierung" nicht mehr nur ein Schlagwort der Wirtschaft, sondern eine Realität, die nicht mehr wegzudenken ist.

Die meisten von uns arbeiten jeden Tag(manchmal sehr eng) mit Teams zusammen, die eine große Vielfalt an kulturellen Hintergründen aufweisen. Es kommt zwar immer noch vor, dass wir mit unseren Teams zusammenarbeiten(wobei in dieser Situation standardmäßig einige Personen das "Heimteam" und andere das "Gastteam" repräsentieren), aber immer häufiger findet diese Zusammenarbeit virtuell statt, wobei jede Person in einem Team - jede mit ihrem eigenen nuancierten kulturellen Verständnis von menschlicher und geschäftlicher Interaktion - immer noch geografisch in ihrem eigenen Heimatkontext angesiedelt ist.

Globale Projekte effektiv managen

Dies kann für viele von uns eine interessante Herausforderung darstellen, da die meisten von uns noch nie international gearbeitet haben (oder sogar gereist sind) und wir alle mit wenig oder gar keiner Übung im Verständnis des global-kulturellen Kaleidoskops sehr schnell in dieses relativ neue multinationale Arbeitsumfeld geraten sind. Wie können wir uns also in diesem Umfeld zurechtfinden und es verstehen, wenn wir alle gleichzeitig so viel Arbeit zu erledigen haben? Wie machen wir uns das zu eigen, damit wir alle in unseren Teams und an unseren Arbeitsplätzen erfolgreich sein können?

Es ist fast unmöglich, eine Stellenbeschreibung für eine Projektmanagementfunktion zu lesen, ohne dass "Stakeholder-Management" als eine der wesentlichen Aufgaben aufgeführt ist. Das liegt daran, dass es ein so wichtiger Teil des Projektmanagements ist. Darüber hinaus ist es nicht einfach. Das Stakeholder-Management ist ein heikles Gleichgewicht zwischen Vertrauen gewinnen, mit gutem Beispiel vorangehen, durch Einflussnahme und nicht durch Zwang steuern und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Arbeit innerhalb der vereinbarten Fristen erledigen.

Es ist ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz und ein elegantes Maß an persönlichem Feingefühl, das einen Projektmanager zu einem großartigen Mitarbeiter macht. Durch die virtuelle Arbeit ist dies bereits etwas schwieriger zu erreichen. Wenn wir uns über Computerbildschirme ansehen - manchmal mit ausgeschalteter Kamera oder stummgeschaltetem Mikrofon - und viel über E-Mails und Chats kommunizieren, verlieren wir die Nuancen der Körpersprache, das Lächeln, das Lachen und viele andere zwischenmenschliche Berührungen, die uns helfen, Bindungen zu anderen aufzubauen.

Kombiniert man diesen Nachteil mit dem Nachteil, der sich aus der interkulturellen Kommunikation ergibt (die oft mit einer Sprachbarriere unterschiedlichen Ausmaßes einhergeht), kann dies zu großen Ängsten am Arbeitsplatz führen, und es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein. Auf dem Gebiet des "Vertrauensgewinns" gibt es nun viel zu gewinnen.

Hier sind einige wichtige Punkte, die bei der Leitung eines globalen Teams zu beachten sind

IN POWERPOINT SPRECHEN
Sprechen Sie eine zweite Sprache, die Sie erst später im Leben gelernt haben und die Sie nicht fließend beherrschen? Haben Sie schon einmal im Ausland gelebt (oder sind sogar dorthin gereist) und sich in einer Gruppe von Menschen, die in einer Sprache sprechen, die Sie nicht ganz verstehen, völlig fehl am Platz gefühlt? Wenn Sie eine (oder vor allem beide) dieser Fragen mit "Nein" beantwortet haben, sollten Sie dem folgenden Abschnitt besondere Aufmerksamkeit schenken.

Ich habe an Seminaren für öffentliches Reden teilgenommen und mir wurde gesagt, dass eine Folie nicht länger als sechs Zeilen sein sollte und dass jede Zeile nicht länger als sechs Wörter sein sollte. Außerdem heißt es dort: "Sprechen Sie nicht in PowerPoint!" Mit anderen Worten: Wenn Ihre Folien die richtigen Kriterien erfüllen, lesen Sie nicht einfach die Aufzählungspunkte ab. Bei der Leitung eines globalen Teams denke ich jedoch gerne, dass das Gegenteil dieser Theorie zutrifft: "Sprechen Sie in PowerPoint". Mit anderen Worten: Seien Sie prägnant und präzise in Ihrer Sprache; verschönern Sie nicht mit Fünf-Dollar-Wörtern und vermeiden Sie die Verwendung idiomatischer Ausdrücke.

Wir als englische Muttersprachler können uns glücklich schätzen, dass Englisch die Lotterie der modernen globalen Geschäftssprache gewonnen hat. Die Länder, in denen Englisch als Muttersprache gesprochen wird, sind auch notorisch schlecht darin, ihre Bürger in anderen Sprachen auszubilden. Daher haben wir sehr wenig Verständnis für die meisten Menschen in unseren globalen Teams, für die Englisch nicht ihre Muttersprache ist. Als Amerikaner, der im Ausland arbeitet, kann ich Ihnen sagen, wie frustrierend es ist, in einem Meeting und mit einer Gruppe von Leuten zu sein, die in einer anderen Sprache sprechen, sogar in einer Sprache, die ich fließend spreche (nur nicht in meiner Muttersprache.) Stellen Sie sich einen Hund vor, der einem Steak zusieht, wie es im Kreis von einer Person zur anderen geworfen wird. So habe ich mich in solchen Sitzungen immer gefühlt, habe verzweifelt versucht, jede Person zu verstehen, während sie sprach, und habe gehofft, dass ich mir Klarheit über die O-Töne verschaffen könnte, die ich nicht verstand, indem ich mich darauf konzentrierte, von den Lippen abzulesen.

Durch diese Erfahrung wurde mir sehr bewusst, wie es vielen meiner Kollegen geht, für die Englisch nicht die Muttersprache ist. Zu Hause ertappe ich mich oft dabei, wie ich mich über unnötig große englische Wörter, umgangssprachliche Redewendungen, jeden Ausdruck/jede Verwendung des Wortes "get" und einfach eine Menge Wortkotze ärgere. Ich bin nicht wegen mir selbst frustriert, sondern weil ich weiß, wie schwierig das für andere ist.

Die Vereinfachung Ihrer Sprache ist an sich schon eine einfache Übung; schon ein wenig Achtsamkeit trägt sehr zum Erfolg Ihres globalen Projekts und zum Komfort Ihres multikulturellen Teams bei. Denken Sie außerdem an Dinge, die über die Sprache hinausgehen, wie z. B. visuelle Hilfsmittel.

Ein weiterer wichtiger Teil von "Sprechen in PowerPoint" ist der visuelle Aspekt. Gantt-Diagramme, Zeitleisten, Kalender, Diagramme, Dashboards, sogar Strichmännchen. Wenn es um die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Festlegung von Fristen(vorzugsweise im Format JJJJ-MM-TT), die Erstellung von Fortschrittsberichten usw. geht, wird alles für alle Beteiligten umso transparenter, je mehr Sie auf visuelle Darstellungsformen zurückgreifen können.

Schließlich sollten Sie bedenken, dass in unserer zunehmend virtuellen Arbeitswelt Missverständnisse durch wackelige Internetverbindungen, die Unfähigkeit, von den Lippen abzulesen, oder durch ein stumm geschaltetes Mikrofon, das eine Frage nicht rechtzeitig klären kann, noch verstärkt werden können. Um diese Hindernisse zu überwinden, sind Klarheit und visuelle Hilfsmittel umso wichtiger. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, alle vorbereiteten Dokumente (z. B. eine PowerPoint-Präsentation) vor dem Gespräch und alle Notizen, Screenshots des virtuellen Whiteboards usw. nach dem Gespräch zu versenden.

KULTURRELATIVISMUS UND ETHISCHER IMPERIALISMUS
Wenn sich eine Praxis oder ein Verhalten zwischen den Kulturen stark unterscheidet, wie kann dann eine Entscheidung über richtig oder falsch getroffen werden? Muss eine solche Entscheidung überhaupt getroffen werden, und wenn ja, von wem? Während meines MBA-Programms in Global Management haben wir dieses nebulöse und oft schwierige Konzept ausführlich erörtert, da es in der globalen Wirtschaft einige ernsthafte Probleme verursachen kann. Eines der bekanntesten Beispiele ist die Idee des Schenkens. In Japan ist es üblich, bei Geschäftsabschlüssen Geschenke zu machen. Wenn man dies nicht tut, kann man eine Geschäftsbeziehung gefährden. Ein amerikanisches Unternehmen, das mit einem japanischen Unternehmen Geschäfte machen möchte, das denkt: "Wenn schon, denn schon..." und sich auf diese Praxis einlässt, verstößt höchstwahrscheinlich gegen das US-amerikanische Gesetz über korrupte Praktiken im Ausland.

Wie lässt sich dies also vereinbaren?

Die Antwort ist nicht einfach. Glücklicherweise ist das Management globaler Projekte in der Regel nicht mit einem solchen Extremszenario verbunden; dennoch werden wir regelmäßig mit diesem grundlegenden Dilemma konfrontiert. Ich war zum Beispiel als Projektmanager im Ausland für ein großes amerikanisches multinationales Unternehmen in Europa tätig. In Gesprächen mit meinen europäischen Kollegen habe ich oft gedacht: "Ja, ich weiß, wir sind in Europa, aber du arbeitest für ein amerikanisches Unternehmen, und so machen es die Amerikaner." Das war ein Moment, in dem ich wie ein Imperialist dachte. Bei Anrufen mit meinen amerikanischen Führungskräften, die in den USA saßen und frustriert waren, weil - um ein Beispiel zu nennen - es jetzt Juli war, die Projektfrist im September ablief und mein gesamtes Team den ganzen August über in Urlaub war, musste ich ihnen erklären, dass ich nicht in der Lage war, das Projekt abzuschließen. Ich musste ihnen erklären: "Nun, das ist Europa. Wir machen Geschäfte in ihrem Haus, und hier werden die Dinge einfach so gemacht."

Damit verhalte ich mich eher wie ein Relativist.

Wie ich bereits zu Beginn dieses Abschnitts erwähnt habe, ist dieses Konzept schwer zu begreifen, da es keine einfache Antwort gibt. Selbst wenn eine Antwort "einfach" erscheint(z. B. weil die Alternative gegen ein Bundesgesetz verstoßen würde), löst sie nicht wirklich das Missverständnis, das bei der anderen Seite des Gesprächs auftreten kann. Nicht bei allen Beispielen gibt es eine rechtliche Einschränkung auf einer Seite. Wussten Sie, dass es in manchen Kulturen verpönt ist, in einer geschäftlichen Besprechung gleich zum Geschäftlichen überzugehen? Bei einem einstündigen Treffen werden die ersten fünfzehn Minuten oft mit lockeren Gesprächen über die Familie (und wahrscheinlich Fußball1) verbracht.

Das mag einem amerikanischen Projektleiter seltsam vorkommen, der in dieser Stunde eine Menge zu erledigen hat und sich nicht vorstellen kann, dass ein Viertel davon für "Geplauder" verschwendet wird. Aber wird sie denn verschwendet? Die Menschen in diesem Raum sehen darin eine wertvolle Gelegenheit, ihre persönlichen Beziehungen zueinander zu pflegen. Der amerikanische Premierminister sieht dies vielleicht nicht und empfindet es daher als Verschwendung wertvoller Zeit. Zwar werden die Tagesordnungspunkte, die behandelt werden, reduziert, wenn nur noch 75 % der Sitzung übrig sind, aber die Dividenden, die sich am Ende durch Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern auszahlen, sind sicherlich wertvoll.

Wie schädlich könnte es für den amerikanischen PM sein, diese Praxis nicht zu respektieren und direkt zur Sache zu kommen. Diese Person hat amerikanische Einstellungen und einen amerikanischen Chef, dem sie Bericht erstatten muss, und ein Abschluss lässt sich in einem Bericht leichter quantifizieren als das Vertrauen zwischen Kollegen. Was soll dieser PM tun? Dies ist ein Gleichgewicht, das jede Person, die in einem globalen Kontext arbeitet, finden muss. Der erste Schritt auf dem Weg zu diesem Gleichgewicht besteht darin, zu akzeptieren, dass es sich hierbei um ein Dilemma handelt, dem wir uns bewusst sein müssen. Ich kann jedoch einige Hinweise zu diesem Thema geben.

Wenn ich auf meine Erfolge und Misserfolge als globaler Projektmanager zurückblicke, kann ich mit ziemlicher Leichtigkeit sagen, dass ich mich immer auf die Seite des Relativismus geschlagen habe. Das heißt nicht, dass dies immer der beliebteste Weg bei denjenigen ist, denen ich Bericht erstatte(die vielleicht wie Imperialisten denken), aber er ist in der Regel immer zumindest vertretbar, und Vertrauen zu gewinnen ist immer noch ein wichtiger Teil der Aufgabe des Stakeholder-Managements.

BESTE ABSICHTEN VORAUSSETZEN
Wir alle sind bestrebt, unsere Arbeit gut zu machen. Die Art und Weise, wie wir dabei vorgehen, kann sich jedoch je nach unserer kulturellen Einstellung zu dem, was Arbeit bedeutet, ändern. Im vorigen Abschnitt habe ich über eine meiner Erfahrungen als PM in Europa berichtet, als mein gesamtes Team kurz vor Ablauf der Projektfrist für einen ganzen Monat in Urlaub gehen sollte. Das war für meinen Chef eine harte Pille, die er schlucken musste - und kein sehr angenehmes Gespräch mit ihm - aber das Interessante daran war, was er über die Mitglieder meines Teams dachte. Hat er angenommen, dass sie alle unisono die Hände über dem Kopf zusammengeschlagen haben, um den Abgabetermin für ein so wichtiges Projekt zu verpassen, weil es ihnen egal war?

In den meisten Ländern Europas gibt es ein höheres kulturelles Niveau (und sogar legal) den Schutz des Privatlebens und dessen Gleichgewicht mit der Arbeit. Der Teil über den Urlaub ist nur ein Beispiel für diese Nuance und wie sie in die Einstellungen und Mentalitäten rund um die Arbeit eingeflossen ist. Ein amerikanischer PM, der sich dieser Nuance nicht bewusst ist, könnte frustriert werden. Globale Projekte effektiv managenNehmen wir an, der Amerikaner kommt früh zur Arbeit und geht immer als Letzter; der Europäer achtet darauf, dass seine Arbeitswoche 40 Stunden nicht überschreitet.

Der Amerikaner könnte daher anfangen, einige negative Annahmen über den Europäer zu treffen(ich habe das tatsächlich persönlich erlebt). Diese Wahrnehmung ist das Ergebnis einer lebenslangen amerikanischen sozialen Konditionierung, gemischt mit Unkenntnis der gesellschaftlichen und kulturellen (und rechtlichen) Normen in Europa.

Oder aber der Europäer beginnt, den Amerikaner als übermäßig strengen Aufseher zu betrachten. Folglich beginnt das Vertrauen zwischen den beiden zu schwinden. Das ist sowohl unnötig als auch unglücklich, denn beide wollen in ihrer Arbeit glänzen und die besten Ergebnisse liefern, aber sie können dies nur auf die Art und Weise tun, die grundsätzlich mit ihrem Arbeitsverständnis übereinstimmt.

Dieser kleine Unterschied in der Denkweise gefährdet den Erfolg des Projekts nicht annähernd so sehr wie der unbewusste Vertrauensverlust zwischen den beiden Kollegen, sobald die negativen Interpretationen beginnen.

Dies ist zwar nur ein hypothetisches Beispiel für zwei[einigermaßen] spezifische Demografien, aber es gibt noch viele andere Nuancen in einer Vielzahl unterschiedlicher kultureller Hintergründe, eine endlose Permutation von Umständen und Wahrnehmungen; es ist unmöglich, dass eine Person sie alle kennt. Glücklicherweise muss das auch niemand. Solange wir bei unseren Kollegen und Teammitgliedern davon ausgehen, dass sie aufrichtig daran interessiert sind, ihre Arbeit gut zu machen, und ihnen der Erfolg des Projekts (und des Teams) ebenso am Herzen liegt wie Ihnen, wird es leichter sein, ein abweichendes Verhalten wahrzunehmen, ohne falsche Urteile zu fällen, die zu einer Verschlechterung des Vertrauens führen.

"Grenzen, die vom Handel frequentiert werden, brauchen selten Soldaten". -Dr. William Schurz

Nach Jahrtausenden der Praxis ist die heutige globale Wirtschaft ein Beweis dafür, was wir erreichen können, wenn wir lernen, über den Tellerrand zu schauen und außerhalb unserer Komfortzone zu arbeiten. Die Arbeit mit multinationalen und multikulturellen Teams ist ein unvermeidlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens; fast jeder von uns ist - ungeachtet seines Hintergrunds und seines Niveaus an globalem EQ - täglich damit konfrontiert. Infolgedessen gibt es oft einige Wachstumsschmerzen, die mit der Arbeit in einem Bereich einhergehen, mit dem wir im Allgemeinen sehr wenig Erfahrung haben.

Doch mit ein wenig Achtsamkeit lassen sich viele dieser Hindernisse ganz leicht überwinden. Menschen haben eine natürliche Tendenz, dem zu misstrauen, was sie nicht verstehen. Auch wenn tiefes Wissen über andere Orte und andere Kulturen für die meisten Menschen eine große Blackbox sein kann, besteht das Schlüsselelement des Stakeholder-Managements darin, Vertrauen zu gewinnen. Während wir weiter globalisieren und mit neuen Menschen interagieren, sollten wir uns der grundlegenden Werkzeuge bewusst sein, die wir brauchen, um die gesunden zwischenmenschlichen Beziehungen zu unseren globalen Teamkollegen zu pflegen, die wir brauchen, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen.

Wir sollten auch nicht vergessen, diese Gelegenheiten zu nutzen, um mehr über andere zu erfahren. Oft gibt es keine bereicherndere Erfahrung und keine bessere Bildung über die eigene Kultur als die, sie aus der Perspektive eines anderen zu sehen.

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1DieVerwendung des Wortes "Fußball" in diesem Artikel bezieht sich auf die weltweit als "Football" bekannte Sportart. Dies ist eine Verwechslung mit American Football, das nur in den Vereinigten Staaten "Football" genannt wird.

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