PPM-Tipps
Vorbereitung auf Ihr neues PPM-Tool - 6 Expertentipps zur Beschleunigung der Implementierung
Veröffentlicht
18. November 2020

"Wir brauchen ein Werkzeug!"

"Wir brauchen ein System, dasdas Sinn für uns macht"

"Wir brauchen Hilfe das herauszufinden"

"Wie können wir das verfolgen?"

Wie oft haben Sie die obigen Gedanken schon gesagt oder gedacht? Ich habe diese Kommentare im Laufe der Jahre unzählige Male von vielen Kunden gehört, aber wenn man sie fragt, welches Ergebnis sie von dem besagten Werkzeug oder System erwarten, ist die Antwort meist bestenfalls unklar. 

Das richtige PPM-Tool kann dabei helfen, all diese Aussagen und noch mehr zu erfüllen, aber die Frage ist dann, wie Sie es für Ihr Unternehmen richtig einrichten? Lesen Sie weiter, um 5 ausgezeichnete Tipps zu erhalten, die Ihnen dabei helfen!

Hier finden Sie eine Liste von Expertentipps, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer PPM-Implementierung berücksichtigen sollten:  


Skizzieren Sie Ihre Hauptziele für die Implementierung

  • Was sind Lücken oder Schmerzpunkte, die die Sie jetzt haben und die Sie gerne beseitigen würden?
  • Entscheiden Sie sich für die erwarteten Ergebnisse. Was wollen Sie von einem PPM-Tool? Und was noch wichtiger ist, was brauchen Sie brauchen von einem Werkzeug?
  • Wie sieht eine erfolgreiche Umsetzung aus? Setzen Sie diese Ziele und konsultieren Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben und sich an der ursprünglichen Vision orientieren.

Erstellen Sie eine Liste von Kriterien, die Sie bei der Umsetzung berücksichtigen und nach Prioritäten ordnen müssen.

  • Diese nach Prioritäten geordnete Liste von Must Haves und Nice to Haves wird dazu beitragen, die Phasen der Implementierung zu steuern.
  • Werden Projektinitiierung und Prioritätensetzung/-auswahl Teil der Umsetzung sein? Wie wird die Priorität bestimmt? Wie werden Budget, Umfang und Kapazität/Ressourcennutzung bewertet? Welche Metriken sind erforderlich, um diese Entscheidungen zu treffen? Gibt es Genehmigungsschritte und Genehmigungen, die ich berücksichtigen muss? Welche KPIs sollen verfolgt werden? Die meisten PPM-Systeme verfügen über Berichtsfunktionen. Daher ist es wichtig, dass die richtigen Datenpunkte Teil der Eingaben sind, damit sie gemessen und in Berichten dargestellt werden können.
  • Möchte ich meine PPM-Software als Cloud-basiert oder lokal gehostet? Hier gibt es Überlegungen für die Verwaltung zu treffen.
  • Wie viele Benutzer werden die die Plattform? Werden sie interne Mitarbeiter oder nur externe Kunden oder beides?
  • Ist es mir wichtig, wie die Benutzeroberfläche aussieht?
  • Kosten des PPM-Tools sowie etwaige Lizenz-, Anpassungs- oder Integrationskosten
  • Berücksichtigen Sie die laufende Verwaltung, Aktualisierungen und Änderungen an der Plattform nach der Implementierung. Wird dies professionelle Dienstleistungen erfordern Stunden oder kann dies intern verwaltet werden?
  • Stellen Sie sich den Schulungsbedarf Ihrer Teams vor. Berücksichtigen Sie dies in den Phasen
  • Beginnen Sie klein und arbeiten Sie in Phasen. Ein "Big Bang"-Ansatz wird nur selten empfohlen, und die Einführung wird viel länger dauern. Die Auswirkungen auf das Unternehmen werden größer sein, ebenso wie der Schulungsaufwand und die Akzeptanzkurve. Die Implementierung und Freigabe kleinerer Teile der Gesamtlösung im Rahmen eines stufenweisen Ansatzes ist in der Regel effektiver und wird positiver aufgenommen. Dieser Ansatz ermöglicht es dem Implementierungsteam auch, Feedback und Erkenntnisse zu sammeln und auf künftige Phasen anzuwenden sowie gegebenenfalls Anpassungen an den Kriterien oder Prioritäten vorzunehmen.y

Sammeln von Prozessen

  • Kennen Sie Ihre aktuellen Prozesse. Sind die Prozesse dokumentiert oder formalisiert?
  • Zusammenführung der laufenden Prozesse, Verstehen, wer sie nutzt, sowie die Inputs und Outputs der einzelnen Prozesse.
  • Werden sie heute befolgt? Verstehen bestehender Prozesse oder Einführung neue Prozesse wird bei der Umsetzung helfen. Aktuelle, schlanke Prozesse sind ein wichtiger Beitrag zu einem erfolgreichen Arbeitsablauf innerhalb des PPM. Es ist sinnvoll, die Zeit zu nutzen, um herauszufinden, ob sie so effizient sind, wie sie sein können.

Sammeln von Benutzereingaben und Feedback

  • Die Einbindung von Nutzer-Champions sollte genutzt werden, um dieir Stimme bei der Implementierung eines PPM zu vertreten. Einfach, geradlinige Schritte, Ansichten und sogar Beschriftungen machen einen großen Unterschied für den Endbenutzer und die Akzeptanz eines neuen Systems

Erstellen Sie eine Liste Ihrer Integrationsbedürfnisse

  • Gibt es Informationen in anderen Systemen, die Sie gerne aufnehmen möchten? Ersetzt die neue Plattform die alten Werkzeuge? Wenn ja, prüfen und entscheiden Sie, welche Daten, wenn überhaupt, migriert werden sollen zu über. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Daten, die migriert werden, korrekt und robust sind - Sie kennen den Ausdruck "Garbage in, garbage out" - nehmen Sie sich entweder die Zeit, die alten Daten zu bereinigen oder lassen Sie sie ganz weg. Die Integration von Daten trägt auch dazu bei, die Notwendigkeit zu minimieren für die Benutzer mehrere Systeme konsultieren müssen, um die Schritte in einem Prozesses.
  • Eine einzige Quelle der Wahrheit. Viele Organisationen haben verschiedene Versionen der derselben Informationen an mehreren Stellen was zu doppeltem Aufwand und Verwirrung führen kann. Integration dieser Daten wird dazu beitragen, die benötigten Informationen zu nutzen während zu erhalten.ing eine einzige Quelle der Wahrheit.

Erstellen Sie Ihren Change Management Plan

  • Dies wird auch als die menschliche Seite des Wandels bezeichnet. Die Bedeutung von Veränderungsmanagement und Planung in Ihrem Umsetzungsplan darf nicht unterschätzt werden.
  • Stellen Sie ein Team von Benutzer-Champions um Input und Feedback zu geben. Die Champions werden erleichtern Benutzer Ansichten, Bedürfnisse und Feedback während der gesamten Umsetzung.
  • Diese Champions werden Teil der Kommunikationspläne Kommunikationsplänen, internen Marketingkampagnen und sogar Schulung für das neue System. Dies wird sich positiv auf die Nutzerakzeptanz und die Unterstützung der Plattform auswirken
  • Erfahren Sie mehr über Change Management von Prosci
  • Erfahren Sie hier, wie die Kolme Group Ihr Unternehmen bei Veränderungen unterstützen kann


Wir bei der Kolme Group kümmern uns darum und möchten Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem PPM-Tool herauszuholen. Nehmen Sie mit Kim Essendrup an einer kostenlosen 15-minütigen Beratung teil, um Ihren Bedarf an PPM-Tool-Implementierung und die besten Schritte zu besprechen

Mehr zu diesem Thema

Gemeinsam kämpfen wir für den Projekterfolg,
leben für glückliche Teams,
tüfteln an PM-Software und
lieben, was wir tun!