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Gelernte Lektionen über erfolgreiches Projektmanagement
Veröffentlicht
März 01, 2022

When I first joined the Navy, I never thought I would work as a project manager. Reflecting on my journey to becoming a project manager on the civilian side of things, I learned some valuable lessons. The knowledge and understanding needed to start a project, communicate, and bring valuable ideas to the team or teach others how to manage project plans come with unique and different skills required to be efficient and the best possible PM.

 

 

Gelernte Lektionen über erfolgreiches Projektmanagement

 

Als ich in die Marine eintrat, hatte ich nie daran gedacht, dass ich einmal als Projektmanager arbeiten würde. Aber genau das ist passiert, und ich fand mich in der Verbesserung von Prozessen wieder, die unseren Flugzeugträger einsatzbereit hielten.

 

Es begann alles, als...

 

Mein Mentor beauftragte mich mit der fristgerechten und budgetgerechten Verlegung eines Arbeitsplatzes. Diese Aufgabe war zwar logistisch schwierig, aber sie machte mir klar, worauf ich mich in Zukunft konzentrieren wollte. Ich wollte künftige Projektinitiativen leiten und betreuen und vielleicht sogar Kurse geben, um andere Personen zu zertifizieren, die sich für Prozessverbesserung interessieren.

Ich bemühte mich, Aufträge anzunehmen, die Herausforderungen boten und mir mehr Verantwortung übertrugen. Ich begann, mich auf jedes Projekt einzulassen, das ich konnte, und schuf sogar einige eigene.

Eine meiner liebsten, aber auch schwierigsten Initiativen war der Wartungsprozess eines Flugzeugs, das auf unserem Marinestützpunkt repariert wurde. Diese Initiative nahm an Fahrt auf. Schließlich hatten wir Interessengruppen im Pentagon, die um Status-Updates baten.

 

Gelernte Lektionen über erfolgreiches Projektmanagement

Lessons Learned

Lektion 1: Der Weg zum Erfolg ist mit Misserfolgen gepflastert

 

Ich habe immer dafür gesorgt, dass meine Einheit über die nötigen Ressourcen verfügte, um das Projekt von Anfang bis Ende ohne größere Probleme durchzuführen. Durch die Planung und Verwaltung dieser Maßnahmen konnte ich bei der Erfüllung meiner Aufgaben im aktiven Dienst mehr Erfahrung und Wissen sammeln.

Ich lernte schnell, dass dies eine spannende Position für jemanden mit meinem Rang war. Ich hatte kommandierende Offiziere von verschiedenen Stützpunkten, die meinem Team unterstellt waren. Es war großartig; ich erlebte in meiner Rolle so viel Karrierewachstum, musste aber auch feststellen, dass es, wie bei allen Jobs, einige wiederkehrende Probleme gab, mit denen ich mich auseinandersetzen musste.

Je mehr ich wuchs und Erfahrung als Projektleiter sammelte, desto deutlicher wurden die Probleme und Hindernisse. Wenn eine Projektinitiative von so vielen militärischen Dienstgraden unterstützt wird, ist es eine Herausforderung, die Ideen aller zu hören und zu berücksichtigen.

Diejenigen, die einen niedrigeren Rang innehatten, wurden oft übergangen, was es schwierig machte, Diskussionen zu führen. Es brauchte ein oder zwei gescheiterte Projekte, um endlich eine Lösung zu finden, um dieses Hindernis zu überwinden, mit dem meine Teams immer wieder konfrontiert waren.

 

Lektion Nr. 2: Zuhören ist eine Wirkung, Kommunikation ist die Ursache

 

Zwei Dinge sollten Sie zu Beginn beachten:

  • Beginnen Sie mit Einführungen: Ich würde mit der Vorstellung beginnen, da ein Team in der Regel aus Personen mit unterschiedlichem Hintergrund besteht, die von überall her kommen.
  • Motto "Eine Regel": Als Nächstes sage ich allen, dass ich nur eine einzige Regel habe. Um sicherzustellen, dass Ideen, ob gut oder schlecht, gehört werden, muss jeder seinen Rang zurückstellen und zusammenarbeiten, um alle gleichermaßen zu hören. Diese Erwartung der Zusammenarbeit hat enorm geholfen, und selbst wenn das nicht der Fall war, habe ich jemanden hinzugezogen und ihn nach seiner Meinung zur Vision und seinen Gedanken dazu gefragt.

Die Herausforderungen, die ich als neuer Projektmanager beim Militär erlebt habe, sind mir in Erinnerung geblieben. Ich konnte die Lektionen, die ich gelernt hatte, auf jedes Projekt anwenden, das ich leitete, ob beim Militär oder privat. Diese Lektionen waren der Schlüssel zu meinem Erfolg.

Sobald ich mich als Projektmanagerin zurechtgefunden hatte, konnte ich die Teams effizienter und mit wenig bis gar keinen internen Problemen führen. Es war schön zu sehen, wie alle zusammenarbeiteten und miteinander auskamen.

 

Preserve Valuable Insights

Define Roles Early

Lektion Nr. 3: Frühzeitig Rollen definieren, um wertvolle Erkenntnisse zu bewahren

 

Oft baten die Beteiligten um ein Treffen, um die vorläufigen Ergebnisse einer Prozessbewertung zu besprechen. Unser Team sammelte alle Daten, um die Ineffizienzen und die Bereiche aufzuzeigen, in denen wir uns verbessern könnten. Natürlich wurden Lösungen angeboten, bevor wir die beste Lösung gefunden und umgesetzt hatten.

Das Team präsentierte sich den Interessengruppen und bat sie um ihre Meinung bzw. ihr Feedback zu einem internen oder externen Thema. Das Feedback war aufschlussreich. Das Problem, auf das wir gelegentlich stießen, war jedoch, dass die wichtigsten Interessengruppen, die in der Regel die Verantwortlichen unserer Basis waren, uns sagten, was wir als Lösung implementieren sollten, sobald wir ihnen das Problem vorstellten.

Ja, manchmal war es die einzige machbare Option, und die angebotene Lösung war eine Initiative, die wir als Team untersuchten. Als unabhängiges, objektives Team durften wir jedoch nicht einmal mögliche andere Lösungen in Betracht ziehen.

Diese Entscheidungen auf der Grundlage des Dienstalters würden zu Reibereien zwischen dem Team und den Beteiligten führen, da diese entweder ihre Entscheidungen selbst umsetzen würden, was dazu führen würde, dass die Initiative zur Prozessverbesserung abgebrochen würde, oder unser Team dazu zwingen würde, diese Lösung umzusetzen.

Natürlich entgehen Ihnen ohne eine angemessene Ursachenanalyse viele wertvolle Ideen, die zu Lösungen hätten führen können. Es braucht Zeit, um eine Lückenanalyse des Prozesses durchzuführen und die gesammelten Daten angemessen zu analysieren.

Ohne die "Verbesserungsphase" mit dem Team durchzuarbeiten, verfügten wir nicht über das richtige Wissen, um gut geplante und wirksame Kontrollen zu entwickeln, die verhindern, dass der Prozess nach der Implementierung außer Kontrolle gerät.

Die Suche nach einer Lösung für dieses erhebliche Hindernis war zeitaufwändig und sehr schwierig. Bei der Lösung musste auch berücksichtigt werden, dass die Beteiligten in einem sechs- bis zwölfmonatigen Turnus wechselten. Ein komplexes Rätsel, das es zu lösen galt!

SOP ein übergeordnetes Dokument, in dem der Projektstrukturplan beschrieben wird und welche Rollen eine endgültige Genehmigung erhalten

Standard Operating Procedure (SOP)

Mir wurde klar, dass ich mich anstrengen musste, und ich begann mit der Erstellung einer Standardarbeitsanweisung (SOP) für unser Projektmanagementbüro. In diesem übergeordneten Dokument wurden der Arbeitsplan und die Rollen festgelegt, die für die endgültige Genehmigung zuständig waren, da sich alle Projekte leicht unterschieden.

Ich verbrachte gut zwei bis drei Monate damit, dieses Verfahrensdokument zusammen mit dem Project Management Office (PMO) zu entwickeln. Schließlich schickte ich es die Befehlskette hinauf, um das Dokument von unserem Stützpunktkommandanten genehmigen zu lassen, was auch geschah.

In diesem neuen SOP-Dokument ist nun festgelegt, dass das Team die Lösungs-/Implementierungs- und Kontrollphasen durchlaufen muss, bevor es Lösungen implementiert. Damit wurde verhindert, dass Lösungen von den Beteiligten vorschnell umgesetzt wurden.

 

Lektion Nr. 4: Erfahrung ist der beste Lehrmeister

 

Als ich mehr Erfahrung in meiner Rolle gesammelt hatte, wusste ich, dass ich andere zu PMs ausbilden wollte. Das war etwas, was ich schon immer tun wollte, als ich mich im PMO als Projektleiter hochgearbeitet hatte. Ich freute mich darauf, alle Fähigkeiten, die ich in der Praxis erworben hatte, zu verfeinern, und das Unterrichten lag definitiv außerhalb meiner Komfortzone,

Zunächst überarbeitete ich den Lehrplan auf der Grundlage dessen, was ich als Projektmanager gelernt und erlebt habe. Bei der Vermittlung von Projektmanagement-Fähigkeiten bezog ich mich meist auf Erfahrungen, die ich persönlich gemacht hatte. Durch die Einbeziehung von Erfahrungen aus der Praxis konnte ich allen, die keine Vorkenntnisse im Projektmanagement hatten, zeigen, wie es in ihren Arbeitsalltag passt, auch wenn sie kein Projekt leiten.

Ich habe auch Studenten in mein Projektteam geholt, um zu unterrichten und ihre Fähigkeiten als Ausbilder für einfachere Lektionen zu verbessern. Dieser Ansatz war immer ein großartiger Stimmungsaufheller, da er das Tempo im Klassenzimmer veränderte und die Aufmerksamkeit wieder etwas mehr auf unsere Lernziele lenkte, nachdem wir bereits vier bis sechs Stunden im Unterricht waren.

Das Schönste am Unterrichten eines Projektmanagementkurses ist, dass ich am Ende, nachdem alle ihre Prüfungen abgelegt haben, ihre Zertifikate aushändigen darf! Es ist eine große Ehre zu sehen, dass meine Schüler in etwas erfolgreich sind, das sie lieben und das sie ein Leben lang verfolgen werden.

Ich bin dankbar für all die ermutigenden Worte und den Dank, den mir meine Schüler zukommen ließen. Es war eine Freude zu hören, dass sie meinen Unterricht zu schätzen wussten und sich inspiriert fühlten, weitere Zertifizierungen anzustreben.

 

Die wichtigste Lektion, die man aus meiner Erfahrung mitnehmen sollte

 

Ich bin immer noch erstaunt, wie viel ich in den vier Jahren meiner Tätigkeit als Projektleiter bei den Marinestreitkräften erreicht habe. Ich hatte die Möglichkeit, große Projekte zu leiten und andere zu führen, auch wenn sie meine Vorgesetzten waren. Meine Aufgaben ermöglichten es mir auch, Hunderte von Menschen zu treffen, mit ihnen zu arbeiten und zu unterrichten, bevor ich Zivilist wurde.

Bis heute erhalte ich Anrufe, SMS und E-Mails von ehemaligen Mitgliedern des Dienstes, die mehr erfahren wollen oder mich um Ratschläge für die Projekte bitten, die sie jetzt selbst durchführen. Ich bin begeistert, wenn ich sehe, was aus all meinen Mentees, Studenten und Teammitgliedern wird und welche Projekte sie leiten, die eine unglaubliche Wirkung haben.

Wie man mit schwierigen Stakeholdern während eines Projekts umgeht

Stakeholder Management

Die am häufigsten gestellte Frage lautet: "Wie geht man mit schwierigen Stakeholdern während eines Projekts um?" In der Regel sage ich, dass man einen Termin mit dem Stakeholder vereinbaren sollte, um eine Besprechung abzuhalten und ihm den Prozess des Teams zu erklären und ihm zu verdeutlichen, warum es für den Erfolg eines Projekts so schädlich ist, den Prozess zu umgehen, wobei alles klargestellt wird, wofür ich hart gearbeitet habe. Die Mitteilung der unternommenen Schritte ermöglicht es Ihrem Interessenvertreter, die erheblichen Auswirkungen seiner Einmischung oder seines Urteils zu bedenken, an die er zunächst nicht gedacht hatte.

Der Umgang mit Stakeholdern war die wichtigste und am besten dokumentierte Lektion, die ich gelernt habe, und die schwierigste, die ich als PM zu überwachen hatte. Der Sinn eines SOP-Prozesses besteht darin, sicherzustellen, dass Projekte analysiert werden, Daten gesammelt werden und mehrere Korrekturmaßnahmen entwickelt und analysiert werden, um die beste Lösung für das Problem zu finden.

 

Schlussfolgerung

 

Wenn man darüber nachdenkt, was einen erfolgreichen PM ausmacht, gibt es viele Aspekte zu berücksichtigen. Das Wissen und das Verständnis, die erforderlich sind, um ein Projekt zu starten, zu kommunizieren und wertvolle Ideen in das Team einzubringen oder anderen beizubringen, wie man Projektpläne verwaltet, sind mit einzigartigen und unterschiedlichen Fähigkeiten verbunden, die erforderlich sind, um effizient und der bestmögliche PM zu sein.

Manche Menschen brauchen Monate, um sich diese Fähigkeiten anzueignen, bei anderen kann es Jahre dauern. Wenn Sie bereit sind, Zeit und Mühe zu investieren, um in Bereichen zu wachsen, in denen Sie Defizite haben, werden Sie als PM sicherlich einen Schritt in die richtige Richtung machen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne auf LinkedIn kontaktieren und vergessen Sie nicht, unsere Karriereseite zu besuchen, um zu erfahren, ob die Kolme Group zu Ihnen passt!

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