Consejos de PPM
Gestión eficaz de proyectos globales
Publicado
07 de mayo de 2021

Gestionar eficazmente los proyectos globales es un trabajo duro. Un tema común en las empresas de hoy en día es la miopía respecto a un entorno internacional y multicultural. Como seres humanos, solemos actuar en un contexto social que pertenece a la nación de la que procedemos (que para la mayoría de nosotros es también el país en el que vivimos). Por lo general, no pensamos mucho en el hecho de que las personas de otros lugares puedan comportarse o percibir un comportamiento diferente. Esa es la miopía, y tiene sentido; la noción de que algo podría ser visto de manera diferente en otro lugar es la mayoría de las veces completamente irrelevante. Sin embargo, los negocios globales son los que cambian el juego, y superar esta miopía es esencial para sobrevivir en los negocios. Por suerte, no es tan difícil si se sabe percibir.

El desafío
La idea de una economía global es casi tan antigua como la propia humanidad, y ha pasado por muchos períodos, evoluciones y luchas diferentes a lo largo de los milenios. Desde los comerciantes de especias hasta los vikingos y los piratas, se podría decir que la búsqueda de la economía global nos ha dado algunos de los personajes más interesantes de la historia de la humanidad. Recientemente, a partir de finalesdel siglo XX, hubo un gran impulso para que las grandes empresas aprovecharan la globalización, generalmente con el fin de aumentar los beneficios gracias a la reducción de los costes, o de aumentar los ingresos gracias a las nuevas perspectivas que impulsan la innovación. Hoy en día, la "globalización" ya no es una palabra de moda en el mundo de los negocios, sino una realidad que ha llegado para quedarse.

La mayoría de nosotros trabaja a diario(a veces muy estrechamente) con equipos que tienen una gran diversidad de orígenes culturales. Aunque sigue ocurriendo que es posible que estemos ubicados con nuestros equipos(por lo que, por defecto, algunas personas representan al "equipo de casa" y otras al "equipo visitante"), cada vez más a menudo esta colaboración es virtual, donde cada persona de un equipo -cada una con su propia comprensión cultural matizada de la interacción humana y empresarial- seguirá estando ubicada geográficamente en su propio contexto de origen.

Gestión eficaz de proyectos globales

Esto puede suponer un reto interesante para muchos de nosotros, ya que la mayoría de la gente nunca ha trabajado (o incluso viajado) a nivel internacional, y con poca o ninguna práctica en la comprensión del caleidoscopio global-cultural todos nos hemos colocado muy rápidamente en este entorno de trabajo multinacional relativamente nuevo. Entonces, ¿cómo navegar por él y entenderlo cuando todos tenemos tanto trabajo que hacer al mismo tiempo? ¿Cómo lo abrazamos para que todos podamos tener éxito en nuestros equipos y en nuestros trabajos?

Es casi imposible mirar la descripción de un puesto de trabajo de gestión de proyectos y no ver la "gestión de las partes interesadas" como una de las tareas esenciales. Esto se debe a que es una parte muy importante de la gestión de proyectos. Además, no es fácil. La gestión de las partes interesadas es un delicado equilibrio que consiste en ganarse la confianza, predicar con el ejemplo, gestionar por influencia en lugar de por la fuerza y, al mismo tiempo, garantizar que todo el mundo complete su trabajo en los plazos acordados.

Hay una gran dosis de inteligencia emocional y una elegante vena de delicadeza personal que hacen que un director de proyecto sea excelente en su trabajo. El trabajo virtual ya ha hecho que esto sea algo más difícil de conseguir. Al mirarnos a través de las pantallas de los ordenadores -a veces con las cámaras apagadas o los micrófonos silenciados- y al comunicarnos en gran medida a través de correos electrónicos y chats, perdemos el matiz del lenguaje corporal, las sonrisas, las risas y muchos otros toques humanos interpersonales que nos ayudan a crear vínculos con los demás.

La combinación de esta desventaja con la que se deriva de la comunicación intercultural (que a menudo puede venir acompañada de una barrera lingüística de diverso grado) puede causar mucha ansiedad en el lugar de trabajo, y es importante tenerlo en cuenta. Ahora hay mucho terreno que ganar en el departamento de "ganarse la confianza".

Estos son algunos de los aspectos importantes que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar un equipo global

HABLAR EN POWERPOINT
¿Habla usted una segunda lengua que aprendió más tarde y que no habla con fluidez como lengua materna? ¿Ha vivido alguna vez (o incluso ha viajado) en el extranjero y se ha sentido completamente desubicado ante grupos de personas que hablaban en un idioma que no entendía del todo? Si ha respondido "No" a una (o especialmente a las dos) de estas preguntas, debe prestar mucha atención a la siguiente sección.

He asistido a seminarios de oratoria y me han dicho que una diapositiva no debe exceder de seis líneas, y que cada línea no debe exceder de seis palabras. Además, también te dicen "¡No hables en PowerPoint!". En otras palabras, cuando tus diapositivas cumplan los criterios adecuados no te limites a leer las viñetas. Sin embargo, cuando se gestiona un equipo global, me gusta pensar que es lo contrario de esa teoría: "Habla en PowerPoint". En otras palabras, sea conciso y preciso en su lenguaje; no adorne con palabras de cinco dólares y evite el uso de expresiones idiomáticas.

Nosotros, como hablantes nativos de inglés, somos increíblemente afortunados de que el inglés se haya ganado la lotería de la lengua comercial mundial moderna. Los países en los que se habla inglés de forma nativa también son notoriamente malos a la hora de educar a sus habitantes en otros idiomas. Como resultado, tenemos muy poca empatía con la mayoría de las personas de nuestros equipos globales para las que el inglés no es su lengua materna. Como expatriado estadounidense que trabaja en el extranjero, puedo decir lo frustrante que es estar en una reunión y con un grupo de personas que hablan en otro idioma, incluso un idioma que hablo con fluidez (sólo que no de forma nativa). Así es como siempre me he sentido en esas reuniones, tratando desesperadamente de entender a cada persona mientras hablaba y esperando poder obtener claridad en los fragmentos de sonido que no entendía concentrándome en leer los labios.

Esta experiencia me hizo ser muy consciente de lo que es para muchos de mis colegas para los que el inglés no es su lengua materna. Ahora, de vuelta a casa, a menudo me encuentro muy frustrado por las palabras inglesas innecesariamente grandes, los modismos coloquiales, cualquier expresión/uso de la palabra "get", y simplemente un montón de vómitos de palabras. No me siento frustrado por mí mismo; me siento frustrado porque sé lo difícil que resulta para los demás.

Simplificar el lenguaje es en sí mismo una práctica sencilla; un poco de conciencia contribuirá en gran medida al éxito de su proyecto global y a la comodidad de su equipo multicultural. Además, piense en cosas que trascienden el idioma, como las ayudas visuales.

Otra parte importante de "Hablar en PowerPoint" es el aspecto visceral. Los diagramas de Gantt, las líneas de tiempo, los calendarios, los gráficos, los cuadros de mando, incluso las figuras de palo. Cuando se trata de asignar responsabilidades, establecer plazos(preferiblemente utilizando el formato AAAA-MM-DD), obtener informes de progreso, etc., cuanto más se pueda hacer utilizando cualquier tipo de representación visual, más transparente será todo para todos.

Por último, recuerde que en nuestro lugar de trabajo, cada vez más virtual, los malentendidos pueden agravarse a causa de las conexiones de Internet poco seguras, la incapacidad de leer los labios o el hecho de que no se haya formulado una pregunta de aclaración a tiempo a causa de un micrófono silenciado. La claridad y las ayudas visuales son aún más importantes para superar esas barreras. En este sentido, una buena práctica a tener en cuenta es enviar cualquier documento preparado (como un PowerPoint) antes de la llamada; y todas las notas, capturas de pantalla de la pizarra virtual, etc., después de la llamada.

RELATIVISMO CULTURAL VS IMPERIALISMO ÉTICO
Si una práctica o un comportamiento difiere mucho entre las culturas, ¿cómo se puede determinar si está bien o mal? ¿Es necesario tomar esa decisión y, en caso afirmativo, por quién? Durante mi programa de MBA en Gestión Global discutimos ampliamente este concepto nebuloso y a menudo difícil, ya que puede causar algunos problemas serios en los negocios globales. Uno de los ejemplos más destacados es la idea de hacer regalos. En Japón, es una práctica normal hacer regalos cuando se hacen negocios. De hecho, no hacerlo puede poner en riesgo una relación. Sin embargo, una entidad estadounidense que desee hacer negocios con una entidad japonesa que piense "Cuando en Roma..." y se dedique a esta práctica habrá violado muy probablemente la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos.

Entonces, ¿cómo se puede conciliar esto?

La respuesta no es fácil. Por suerte, la gestión de proyectos globales no suele implicar un escenario tan extremo; sin embargo, regularmente experimentaremos este dilema fundamental. Por ejemplo, yo era un gestor de proyectos expatriado que trabajaba para una gran multinacional americana en Europa. Muchas veces me encontré pensando en discusiones con mis colegas europeos "Sí, ya sé que esto es Europa, pero tú trabajas para una empresa americana y así es como hacen las cosas los americanos". En esos momentos pensaba como un imperialista. Sin embargo, en las llamadas con mis líderes americanos sentados en Estados Unidos, que se sentían frustrados porque -por poner un ejemplo- estábamos en julio, el plazo del proyecto se acercaba rápidamente a septiembre, y sin embargo todo mi equipo estaba a punto de irse de vacaciones durante todo el mes de agosto. Tenía que explicarles: "Bueno, esto es Europa. Estamos haciendo negocios en su casa y aquí se hacen las cosas así".

Ese soy yo actuando más como un relativista.

Como mencioné al principio de esta sección, este es un concepto difícil de entender porque no hay una respuesta fácil. Incluso cuando una respuesta parece "fácil"(por ejemplo, porque la alternativa violaría una ley federal) no resuelve en realidad el malentendido que puede producirse en la audiencia del otro lado de la conversación. Sin embargo, no todos los ejemplos implican una restricción legal en un extremo. ¿Sabías que en algunas culturas está mal visto en una reunión de negocios pasar directamente a los negocios? En una reunión de una hora, los primeros quince minutos suelen dedicarse a una conversación informal sobre la familia (y probablemente el fútbol1).

Esto puede parecer extraño para un gestor de proyectos estadounidense que tiene mucho que cubrir en esa hora y no puede imaginar que una cuarta parte de la misma se "desperdicie en charlas". Pero, ¿se está desperdiciando? Las personas que están en esa sala lo ven como una valiosa oportunidad para cultivar sus relaciones personales entre sí. El Primer Ministro estadounidense podría no ver esto, y por lo tanto lo percibe como una pérdida de tiempo valiosa. Aunque los puntos del orden del día que se traten se reduzcan al quedar sólo el 75% de la reunión, los dividendos que se obtienen al final con la confianza y la colaboración entre los compañeros de trabajo son ciertamente valiosos.

Qué perjuicio puede suponer para el primer ministro estadounidense no respetar esta práctica y pasar directamente a la acción. Esta persona tiene actitudes americanas y un jefe americano al que rendir cuentas, y la finalización es más fácil de cuantificar en un informe que la confianza entre colegas. ¿Qué debe hacer este PM? Se trata de un equilibrio que toda persona que trabaje en un contexto global deberá encontrar. Aceptar que se trata de un enigma del que debemos ser conscientes es el primer paso en la búsqueda de ese equilibrio. Sin embargo, puedo dar algunas orientaciones al respecto.

Al echar la vista atrás a mis éxitos y fracasos como director de proyectos globales, puedo decir con bastante facilidad que errar en el lado del relativismo siempre me ha favorecido. Eso no quiere decir que sea siempre la vía más popular entre mis interlocutores(que pueden pensar como imperialistas), pero por lo general siempre es, al menos, justificable, y ganarse la confianza sigue siendo una parte vital de su trabajo de gestión de las partes interesadas.

ASUMIR LA MEJOR INTENCIÓN
Todos queremos hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, la forma de hacerlo puede cambiar en función de nuestras actitudes culturales respecto a lo que significa trabajar. En la sección anterior hablé de una de mis experiencias como PM en Europa, en la que todo mi equipo estaba a punto de irse de vacaciones durante todo el mes justo antes de la fecha límite del proyecto. Fue una píldora difícil de tragar para mi jefe -y no fue una conversación muy agradable con él-, pero lo interesante fue lo que pensó sobre los miembros de mi equipo. ¿Asumió que todos levantaron las manos al unísono para abandonar el plazo de un proyecto tan importante porque no les importaba?

En la mayor parte de Europa hay un mayor nivel cultural (e incluso legal) la protección de la vida personal y su equilibrio con el trabajo. La parte de las vacaciones no es más que un ejemplo de este matiz y de cómo se ha incorporado a las actitudes y mentalidades en torno al trabajo. Si no es consciente de este matiz, un PM estadounidense podría sentirse frustrado. Gestión eficaz de proyectos globalesDigamos que el estadounidense llega temprano al trabajo y siempre es el último en salir; el europeo se asegura de que su semana laboral no supere las 40 horas.

Por lo tanto, el estadounidense puede empezar a hacer algunas suposiciones negativas sobre el europeo(de hecho, he sido testigo de ello personalmente). Esta percepción proviene de toda una vida de condicionamientos sociales estadounidenses mezclados con la ignorancia de las normas sociales y culturales (y legales) de Europa.

Por otro lado, el europeo puede empezar a percibir al estadounidense como un capataz demasiado exigente. En consecuencia, la confianza entre ambos empieza a romperse. Esto es innecesario y desafortunado, ya que ambas personas quieren sobresalir en su trabajo y ofrecer los mejores resultados, pero sólo pueden hacerlo de la manera que se ajuste fundamentalmente a su concepto de trabajo.

Esta ligera diferencia de mentalidad no supone una amenaza para el éxito del proyecto ni mucho menos, como sí lo hace la ruptura inconsciente de la confianza entre los dos compañeros una vez que comienzan las interpretaciones negativas.

Aunque éste es sólo un ejemplo hipotético relativo a dos grupos demográficos[algo] específicos, existen muchos otros matices entre una miríada de orígenes culturales diferentes, una permutación interminable de circunstancias y percepciones; es imposible que una persona pueda conocerlos todos. Por suerte, nadie tiene por qué hacerlo. Mientras la suposición subyacente que todos hacemos de nuestros colegas y miembros del equipo sea que están genuinamente interesados en hacer bien su trabajo y que están tan comprometidos como tú con el éxito del proyecto (y del equipo), será más fácil percibir un comportamiento diferente sin hacer juicios falsos que resulten en el deterioro de la confianza.

"Las fronteras frecuentadas por el comercio rara vez necesitan soldados". -Dr. William Schurz

Tras milenios de práctica, la economía global de hoy en día es un testimonio de lo que podemos conseguir cuando aprendemos a pensar de forma innovadora y a operar fuera de nuestras zonas de confort. Ahora, trabajar con equipos multinacionales y multiculturales es una parte inevitable de la empresa moderna; casi todos nosotros -a pesar de nuestra formación y nivel de Inteligencia Emocional global- participamos en ella a diario. Como resultado, a menudo hay algunos dolores de crecimiento que vienen con el funcionamiento en un reino con el que generalmente tenemos muy poca experiencia.

Dicho esto, con un poco de conciencia, superar muchos de estos obstáculos es bastante fácil. La gente tiene una tendencia natural a desconfiar de lo que no entiende. Aunque el conocimiento profundo de otros lugares y otras culturas puede ser una gran caja negra para la mayoría de la gente, el elemento clave de la gestión de las partes interesadas sigue siendo ganarse la confianza. Por lo tanto, mientras seguimos globalizándonos e interactuando con nuevas personas, seamos conscientes de las herramientas básicas que necesitamos para cultivar las relaciones interpersonales saludables con nuestros compañeros de equipo globales que necesitamos para alcanzar nuestros objetivos comunes.

Además, no olvidemos aprovechar estas oportunidades para aprender más sobre los demás. A menudo no hay experiencia más enriquecedora ni mejor educación sobre la propia cultura que aprender y verla desde la perspectiva de otra.

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1Eluso de la palabra "fútbol" en este artículo se refiere al deporte reconocido en todo el mundo como "football". Se trata de una desambiguación con el fútbol americano, que se llama "football" sólo en Estados Unidos

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