Consejos de PPM
Cómo adaptar los mensajes de justificación de las partes interesadas al invertir en un sistema de gestión de la cartera de proyectos
Publicado
18 de diciembre de 2020

En nuestro reciente post, Justificación de una inversión en PPM, hemos hecho un gran repaso de los beneficios estratégicos y del ahorro de costes duros y blandos que debe tener en cuenta para su justificación y/o caso de negocio. Pero, ¿cómo podemos asegurarnos de que estamos hablando de los beneficios correctos a las partes interesadas adecuadas? Siga leyendo para saber cómo adaptar los mensajes de justificación de las partes interesadas al invertir en un sistema de gestión de la cartera de proyectos.

Empecemos por definir las partes interesadas: ¿quiénes son? Vamos a clasificar las partes interesadas comunes en 3 grupos: Finanzas, RRHH/Gestión de recursos y Ejecutivos.

No podemos dejar de insistir en lo importante que es adaptar el mensaje. Los mensajes que no resuenan con un grupo de interesados en particular serán sólo ruido y potencialmente desenfocarán el mensaje.

A nosotros nos gusta Nos gusta llamar a esto la "madriguera de los detalles ", y realmente puede despistar, especialmente a los ejecutivos ocupados que que pueden no estar al día en el proceso. Los datos erróneos, dudosos o excesivos distraen la atención de la conversación de alto nivel que se pretendía mantener. Así que empiece por lo más amplio y, a continuación, céntrese en lo más específico. Y siempre recomendamos tener en el bolsillo algunas diapositivas "por si acaso".

Finanzas
Una de nuestras conversaciones favoritas es hablar con el equipo de Finanzas. Si puedes proporcionar un beneficio directo al equipo de finanzassi puedes hacerles la vida más fácil y darles unas finanzas más precisas, o si eres capaz de poner sus finanzas en tus proyectos de forma más precisa, más rápida y con menos gastos administrativos, el equipo financiero tiene mucha influencia en la financiación de tus proyectos.

Le sugerimos que adapte sus mensajes añadiendo:

MEJORA DE LA GESTIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO, ESPECIALMENTE PARA LA PREVISIÓN
Cualquier cosa en la que pueda demostrar la capacidad de haber mejorado la gestión del presupuesto del proyecto. Especialmente para la previsión. Ahora, si estás en Servicios Profesionales, este es el número uno. Esto, en sí mismo, venderá su inversión en PPM, si puede demostrar que su previsión va a ser más oportuna, y más sensible, y lo más importante, más precisa.

PRECISIÓN Y TRANSPARENCIA DE LOS DATOS
Por supuesto, la exactitud y la transparencia de los datos son muy importantes, ya que permiten el acceso directo al PPM para que pueda ver las previsiones, y también para mantener a los PM en el bucle en tiempo real. Y, por supuesto, es vital contar con datos más precisos, lo que nos lleva de nuevo a...

POSTURA DE AUTOMATIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN
Automatización y simplificación. Volviendo a los gestores de proyectos, podrán prever y gestionar mejor sus proyectos si pueden acceder directamente a los datos financieros. Así que si podemos automatizar la introducción de datos financieros, los costes reales de los recursos, las facturas reales de cada elemento en el que se gasta dinero, incluso las hojas de tiempo o los gastos de viaje, si se pueden introducir en el PPM, los gestores de proyectos podrán realizar previsiones precisas y evitarán muchos problemas. Y esto nos lleva de nuevo a nuestra Fuente Única de la Verdad: cuanto más se pueda automatizar, más trabajo se podrá hacer en un único sistema, más precisos serán los datos y más fácil será para todos. ¡Estos son los tipos de beneficios de una herramienta que realmente pueden ayudar a venderla!

En resumen: If puede dar Finance garantía de que van a obtener mejores datos financieros, previsiones más precisas e información más oportuna, esto le sitúa en una buena posición para justificar el gasto. Y puede que lo compren por ti.

Gestión de recursos y RRHH
Lo siguiente es adaptar su mensaje a las partes interesadas de la gestión de recursos humanos.

Desde la perspectiva de RRHH/RM, queremos pensar en Alineación de los recursos. It's really importante saberow lo quet ustedtu recursos son trabajaren en, qué están haciendo enen lo que están haciendo: ¿trabajantrabajando en algunaimportante para su bnegocio es decir, su str¿Iniciativas estratégicas? ¿Se trata de mejorar la calidad o de reducir los costes? Queremos que nuestros recursos trabajen en los proyectos que aporten el máximo valor a la empresa, tanto a corto como a largo plazo.

La razón por la que por la que tenemos que priorizar estos proyectos es porque los recursos solo tienen un número determinado de horas. En nuestro whitepaper, vimos que los datos fiables y precisos de los proyectos se correlacionan con a 62% mejora en la utilización de los recursos y éxito del proyecto. ¿Cuántas horas deben recursos recursos.en en nuevo trabajo frente a los negocios-como-habitual? ¿Qué porcentaje queremos destinar a las distintas iniciativas? Recursos Los gestores necesitan saber cuándo están más de-o bajo-utilizados, y ellos necesitan saberlo antes de que se produzca una crisis, y antes de que se fijen las expectativas de la empresa o del cliente. de la empresa o del cliente..

Por supuesto, cuando decimos "recursos", en realidad queremos decir "personas".. Ay cuando se trabaja con personas la satisfacción del equipo es la clave.

Utilizar múltiples herramientas, informar dos o incluso tres veces sobre los datos y pasar horas cada semana manualmente creando informes con diapositivas - es es mente-mente. No es no es divertido hacer un viernes por la noche antes de poder ir a casa. Teniendo todos tus datos en una sola fuente facilita el trabajo de todos. Clarizen, por ejemplo, cuenta con Slide Publisher y Document Publisher, que permiten crear estado informes de estado con un solo clic. Que dejaes más tiempo para para hacer más valioso trabajo, para hacer desarrollo profesional, ... y permite que puedas fichar a tiempo los vierness.

Esto nos lleva, de nuevo, a Automatización y simplificación. Una buena herramienta PPM tendrá flujos de trabajo, y flujos de trabajo programados. Tal vez el sistema envíe automáticamente mi informe de estado cada semana. Tal vez pueda conectarme y ver de un vistazo cuáles de mis subordinados directos no han hecho sus hojas de horas esta semana, ycon el clic de un botón, enviarles un correo electrónico para que puedan actualizar su tiempo directamente desde su bandeja de entrada. Esto se relaciona con la satisfacción del equipo, la precisión y la transparencia de los datos, etc.

En resumen: Recursos Humanos/Gestión de Recursos quiere saber en qué está trabajando el personal y que tiene el equilibrio adecuado de capacidad para apoyar las iniciativas que son importantes para la empresa.

 

¿Qué pasa con la justificación del número de personas?
Si está looken en su cartera y ustedtiene estratégica iniciativas que están bajando, y estás en capacidad, pero estas cosas son realmente importantes. ¿Me da eso justificación para añadir personal? O ¿Debería reasignar a la gente de, por ejemplo, el trabajo habitual trabajo habituala proyectos más innovadores. innovadores. Su PPM le ayudará a recopilar y evaluar esos datos, y luego para justificar este tipo de cambios.

Hemos visto que esto se utiliza como una poderosa herramienta para ayudar a crear una coalición con otros directivos. Si consigues que se encienda la luz, que, "Esta es una herramienta que puede ayudar a justificar el número de personas." En lugar de decir: "Estamos muy ocupados, necesitamos más gente". puedes decir: "Para las nuevas iniciativas que pides, necesitaré un 10% más de personal para cumplir con esos requisitos."

La justificación es realmente fácil de ver en gráficos bonitos en una pantalla de planificación de carteras con datos concretos que los respalden, en lugar de limitarse a decir "créeme".

Ejecutivos interesados
A grupo que necesita especialmente un caso de negocio preciso y adaptado son sus Los ejecutivos interesados. Ya hemos hablado de muchas de estas ventajasporque casi todo lo que hemos hablado tocas la C-Suite de alguna manera. Y eso es mucha información para gente muy ocupada. CuandoCuando hablas con ellos, tienes la oportunidad de asegurare que lo que estás haciendo está alineado con su estrategia estrategia ejecutiva.. Tenga esa conversación. ¿Cómo están midiendo esa alineación, y cómo podemos asegurarnos de que que estamos cumpliendo con esocomo un departamento y como empresa. Y eso es lo que puede hacer esta herramienta, y esa será la historia que les puedes enseñar. Ayudarles a entender que tenéis un objetivo común.

Y esa es la otra cosa. Tu organización ahora no es la misma organización que va a ser dentro de un mes...dentro de un trimestre, dentro de un año.... Siempre vas a cambiar. Basta con mirar tque ha pasado este año, no se puede prever eso. Y estamos viendo que muchas empresas entran en pánico, y reaccionando porque, bueno, "tenemos que hacer algo". Yienes que ser capaz de cambiary cambiar de forma inteligente. Ynuestra herramienta puede necesitar cambiar para empezar a incorporar nuevos datos o nuevos procesos de negocio.

Justifique que su herramienta le proporciona los datos que necesita para justificar una decisión empresarial sólida, muy rápidamente y sobre la marcha. 

  • Alineación del proyecto con la estrategia
  • Agilidad organizativa
  • Automatización y simplificación:
  • Eliminación de otros sistemas ($$$$'s)
  • Tiempo de comercialización
  • Calidad de la entrega / Éxito del proyecto
  • Lecciones aprendidas
  • Satisfacción de los equipos/clientes/partes interesadas
  • Calidad y puntualidad de los datos

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