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Gérer efficacement les projets mondiaux
Publié sur
07 mai 2021

Gérer efficacement des projets mondiaux est un travail difficile ! Un thème commun dans les entreprises d'aujourd'hui est la myopie concernant un environnement international et multiculturel. En tant qu'êtres humains, nous opérons généralement tous dans un contexte social appartenant à la nation dont nous sommes originaires (qui, pour la plupart d'entre nous, est également le pays dans lequel nous vivons). Nous n'accordons généralement pas beaucoup d'attention au fait que des personnes d'autres pays peuvent se comporter ou percevoir un comportement différent. C'est ce qu'on appelle la myopie, et c'est logique ; la notion que quelque chose puisse être perçu différemment ailleurs est la plupart du temps totalement hors de propos. Cependant, le commerce mondial change la donne et il est essentiel de surmonter cette myopie pour survivre dans le monde des affaires. Heureusement, ce n'est pas si difficile si vous savez comment la percevoir.

Le défi
L'idée d'une économie mondiale est presque aussi vieille que l'humanité elle-même, et a traversé de nombreuses périodes, évolutions et luttes différentes au cours des millénaires. Des marchands d'épices aux pirates en passant par les Vikings, on peut dire que la quête de l'économie mondiale nous a donné quelques-uns des personnages les plus intéressants de l'histoire humaine. Récemment, à partir de la fin du20e siècle, les grandes entreprises ont été poussées à exploiter la mondialisation, généralement dans le but d'augmenter leurs profits grâce à une réduction des coûts ou d'accroître leurs revenus grâce à de nouvelles perspectives favorisant l'innovation. Aujourd'hui, la "mondialisation" n'est plus un mot à la mode dans le monde des affaires, mais une réalité qui est là pour rester.

Tous les jours, la plupart d'entre nous travaillent(parfois en étroite collaboration) avec des équipes dont les origines culturelles sont très diverses. S'il arrive encore que nous soyons en colocation avec nos équipes(par défaut, dans cette situation, certaines personnes représentent l'"équipe locale" et d'autres l'"équipe visiteuse"), cette collaboration est de plus en plus souvent virtuelle, chaque membre de l'équipe - chacun ayant sa propre compréhension culturelle nuancée de l'interaction humaine et commerciale - étant toujours géographiquement situé dans son propre contexte national.

Gérer efficacement les projets mondiaux

Cela peut constituer un défi intéressant pour beaucoup d'entre nous, car la plupart des gens n'ont jamais travaillé (ni même voyagé) à l'étranger, et avec peu ou pas de pratique de la compréhension du kaléidoscope mondial-culturel, nous avons tous été très rapidement placés dans cet environnement de travail multinational relativement nouveau. Alors comment y naviguer et le comprendre alors que nous avons tous tant de travail à faire en même temps ? Comment l'embrasser pour que nous puissions tous réussir dans nos équipes et dans nos emplois ?

Il est presque impossible de regarder la description d'un poste de gestion de projet sans voir la "gestion des parties prenantes" figurer parmi les tâches essentielles. C'est parce que c'est une partie très importante de la gestion de projets. En outre, elle n'est pas facile. La gestion des parties prenantes est un équilibre délicat qui consiste à gagner la confiance, à montrer l'exemple, à gérer par l'influence plutôt que par la force, tout en veillant à ce que chacun accomplisse son travail dans les délais convenus.

Il faut beaucoup d'intelligence émotionnelle et une élégante finesse personnelle pour qu'un chef de projet soit excellent dans son travail. Le travail virtuel a déjà rendu ces qualités un peu plus difficiles à atteindre. En nous regardant les uns les autres à travers des écrans d'ordinateur - parfois avec des caméras éteintes ou des micros en sourdine - et en communiquant beaucoup par e-mail et par chat, nous perdons la nuance du langage corporel, les sourires, les rires et beaucoup d'autres contacts humains interpersonnels qui nous aident à créer des liens avec les autres.

La combinaison de cet inconvénient avec celui qui découle de la communication interculturelle (qui peut souvent s'accompagner d'une barrière linguistique à des degrés divers) peut provoquer beaucoup d'anxiété sur le lieu de travail, et il est important d'en être conscient. Il y a maintenant beaucoup de terrain à gagner dans le département "gagner la confiance".

Voici quelques-uns des éléments importants à prendre en compte lors de la gestion d'une équipe internationale

PARLER EN POWERPOINT
Parlez-vous une deuxième langue que vous avez apprise sur le tard et que vous ne maîtrisez pas dans votre langue maternelle ? Avez-vous déjà vécu (ou même voyagé) à l'étranger et vous êtes-vous senti complètement dépaysé face à des groupes de personnes parlant dans une langue que vous ne comprenez pas entièrement ? Si vous avez répondu "non" à l'une (ou surtout aux deux) de ces questions, vous devez prêter une attention toute particulière à la section suivante.

J'ai assisté à des séminaires d'art oratoire et on m'a dit qu'une diapositive ne devait pas dépasser six lignes, et que chaque ligne ne devait pas dépasser six mots. En outre, on vous dit également "Ne parlez pas en PowerPoint !". En d'autres termes, lorsque vos diapositives répondent aux critères adéquats, ne vous contentez pas de lire les points à puce. Cependant, lorsque vous gérez une équipe internationale, j'aime à penser que l'inverse de cette théorie est vrai : "Parlez en PowerPoint". En d'autres termes, soyez concis et précis dans votre langage ; n'embellissez pas avec des mots à cinq dollars et évitez l'utilisation d'expressions idiomatiques.

En tant que locuteurs natifs de l'anglais, nous avons la chance incroyable que l'anglais ait gagné la loterie de la langue commerciale mondiale moderne. Les pays où l'anglais est la langue maternelle sont aussi notoirement mauvais dans l'éducation de leur population dans d'autres langues. Par conséquent, nous avons très peu d'empathie pour la plupart des membres de nos équipes internationales dont l'anglais n'est pas la langue maternelle. En tant qu'expatrié américain travaillant à l'étranger, je peux vous dire à quel point il est frustrant de se trouver dans une réunion et avec un groupe de personnes parlant dans une autre langue, même une langue que je parle couramment (mais pas dans ma langue maternelle.) Imaginez un chien regardant un steak alors qu'il est jeté en cercle d'une personne à une autre. C'est ainsi que j'ai toujours eu l'impression d'être dans ce genre de réunion, essayant désespérément de comprendre chaque personne à mesure qu'elle parlait et espérant pouvoir clarifier les éléments sonores que je ne comprenais pas en me concentrant sur la lecture des lèvres.

Cette expérience m'a fait prendre conscience de la situation de nombre de mes collègues dont l'anglais n'est pas la langue maternelle. Maintenant, de retour chez moi, je me retrouve souvent très frustrée par des mots anglais inutilement gros, des expressions familières, toute expression/utilisation du mot "get", et tout simplement beaucoup de vomissements de mots. Je ne suis pas frustré pour moi-même ; je suis frustré parce que je sais combien cela rend les choses difficiles pour les autres.

Simplifier votre langage est en soi une pratique simple ; un peu d'attention contribuera grandement à la réussite de votre projet mondial et au confort de votre équipe multiculturelle. En outre, pensez à des choses qui transcendent la langue, comme les supports visuels.

Une autre partie importante de "Speaking in PowerPoint" est l'aspect viscéral. Diagrammes de Gantt, lignes du temps, calendriers, graphiques, tableaux de bord, et même figures en bâton. Lorsqu'il s'agit d'attribuer des responsabilités, de fixer des échéances(de préférence au format AAAA-MM-JJ), de recevoir des rapports d'avancement, etc., plus vous pouvez utiliser de représentations visuelles, plus tout sera transparent pour tout le monde.

Enfin, n'oubliez pas que, dans notre lieu de travail de plus en plus virtuel, les malentendus peuvent être aggravés par des connexions Internet instables, l'incapacité de lire sur les lèvres, le fait qu'une question de clarification ne soit pas posée à temps à cause d'un microphone muet. La clarté et les aides visuelles sont encore plus importantes pour surmonter ces obstacles. À cet égard, une bonne pratique à envisager est d'envoyer tout document préparé (tel qu'un PowerPoint) avant l'appel et toutes les notes, les captures d'écran du tableau blanc virtuel, etc. après l'appel.

RELATIVISME CULTUREL VS IMPÉRIALISME ÉTHIQUE
Si une pratique ou un comportement diffère radicalement d'une culture à l'autre, comment peut-on déterminer ce qui est bien ou mal ? Cette détermination doit-elle même être faite, et si oui, par qui ? Au cours de mon programme de MBA en gestion globale, nous avons discuté en détail de ce concept nébuleux et souvent difficile, car il peut causer de sérieux problèmes dans les affaires internationales. L'un des exemples les plus marquants est l'idée d'offrir des cadeaux. Au Japon, il est normal d'offrir des cadeaux lorsqu'on fait des affaires. En fait, ne pas le faire peut mettre en péril une relation. Cependant, une entité américaine souhaitant faire des affaires avec une entité japonaise qui pense "Quand à Rome..." et s'engage dans cette pratique aura très probablement violé la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger.

Alors comment concilier tout cela ?

La réponse n'est pas facile. Heureusement, la gestion de projets mondiaux n'implique généralement pas un scénario aussi extrême ; toutefois, nous sommes régulièrement confrontés à ce dilemme fondamental. Par exemple, j'étais un chef de projet expatrié travaillant pour une grande multinationale américaine en Europe. Il m'est souvent arrivé, lors de discussions avec mes collègues européens, de me dire : "Oui, je sais que nous sommes en Europe, mais vous travaillez pour une entreprise américaine et c'est ainsi que les Américains font les choses". C'était un moment où je pensais comme un impérialiste. Cependant, lors des appels avec mes dirigeants américains assis aux États-Unis qui étaient frustrés par le fait que - pour donner un exemple - nous étions en juillet, la date limite du projet approchait à grands pas en septembre, et pourtant toute mon équipe était sur le point de partir en vacances pour tout le mois d'août. Je devais leur expliquer : "Nous sommes en Europe. Nous faisons des affaires chez eux et ici c'est juste la façon dont les choses sont faites".

C'est moi qui me comporte plutôt comme un relativiste.

Comme je l'ai mentionné au début de cette section, il s'agit d'un concept difficile à appréhender car il n'existe pas de réponse facile. Même lorsqu'une réponse semble "facile"(par exemple, parce que l'alternative violerait une loi fédérale), elle ne résout pas réellement le malentendu qui peut se produire pour le public de l'autre côté de la conversation. Cependant, tous les exemples n'impliquent pas une contrainte juridique d'un côté. Saviez-vous que, dans certaines cultures, il est mal vu, lors d'une réunion d'affaires, de passer directement aux choses sérieuses ? Lors d'une réunion d'une heure, les quinze premières minutes seront souvent consacrées à une conversation informelle sur la famille (et probablement le football1).

Cela peut sembler étrange pour un chef de projet américain qui a beaucoup de choses à couvrir pendant cette heure et ne peut pas imaginer qu'un quart de celle-ci soit "gaspillé en bavardages". Mais est-ce qu'elle est gaspillée ? Les personnes présentes dans cette pièce y voient une occasion précieuse d'entretenir leurs relations personnelles les unes avec les autres. Le Premier ministre américain ne voit peut-être pas cela et le perçoit donc comme une perte de temps précieux. Même si les points de l'ordre du jour qui sont couverts seront réduits avec seulement 75 % de la réunion restante, les dividendes que cela rapporte en fin de compte en termes de confiance et de collaboration entre collègues sont certainement précieux.

Quel dommage pour le Premier ministre américain de ne pas respecter cette pratique et de passer directement aux choses sérieuses. Cette personne a des attitudes américaines et un patron américain à qui elle doit rendre des comptes, et l'achèvement est plus facile à quantifier dans un rapport que la confiance entre collègues. Que doit faire ce chef de projet ? Il s'agit d'un équilibre que toute personne opérant dans un contexte mondial devra trouver. Accepter qu'il s'agit d'une énigme dont nous devons être conscients est la première étape dans la recherche de cet équilibre. Je peux toutefois donner quelques conseils à ce sujet.

Lorsque je regarde mes succès et mes échecs en tant que chef de projet international, je peux dire sans hésiter que le relativisme a toujours joué en ma faveur. Cela ne veut pas dire que c'est toujours la voie la plus populaire parmi ceux à qui je rends des comptes(qui peuvent penser comme des impérialistes), mais elle est généralement toujours au moins justifiable, et gagner la confiance est toujours une partie essentielle de votre travail de gestion des parties prenantes.

ASSUMER LA MEILLEURE INTENTION
Nous sommes tous désireux de bien faire notre travail. Cependant, la façon dont nous nous y prenons peut changer en fonction de nos attitudes culturelles à l'égard de ce que signifie le travail. Dans la section précédente, j'ai parlé d'une de mes expériences en tant que gestionnaire de projet en Europe, où toute mon équipe était sur le point de partir en vacances pendant un mois juste avant la date limite du projet. C'était une pilule difficile à avaler pour mon patron - et ce n'était pas une conversation très agréable à avoir avec lui - mais ce qui était intéressant, c'était ce qu'il pensait des membres de mon équipe. A-t-il supposé qu'ils ont tous levé les bras à l'unisson pour abandonner la date limite d'un projet aussi important parce qu'ils ne s'en souciaient pas ?

Dans la plupart des pays européens, le niveau culturel est plus élevé (et même légale) la protection de la vie personnelle et de son équilibre avec le travail. La partie concernant les vacances n'est qu'un exemple de cette nuance et de la façon dont elle est intégrée dans les attitudes et les mentalités entourant le travail. S'il n'est pas conscient de cette nuance, un Premier ministre américain peut se sentir frustré. Gérer efficacement les projets mondiauxDisons que l'Américain arrive tôt au travail et est toujours le dernier à partir ; l'Européen veille à ce que sa semaine de travail ne dépasse pas 40 heures.

L'Américain peut donc commencer à faire des suppositions négatives sur l'Européen(j'en ai été personnellement témoin). Cette perception est le résultat d'une vie entière de conditionnement social américain mélangé à l'ignorance des normes sociétales et culturelles (et légales) en Europe.

Par ailleurs, l'Européen pourrait commencer à percevoir l'Américain comme un maître d'œuvre trop exigeant. Par conséquent, la confiance entre ces deux personnes commence à se briser. C'est à la fois inutile et malheureux, car les deux personnes veulent exceller dans leur travail et fournir les meilleurs résultats, mais elles ne peuvent le faire que d'une manière qui correspond fondamentalement à leur conception du travail.

Cette légère différence d'état d'esprit ne menace pas autant la réussite du projet que la rupture inconsciente de la confiance entre les deux collègues dès que les interprétations négatives commencent.

Bien qu'il ne s'agisse que d'un exemple hypothétique se rapportant à deux groupes démographiques[quelque peu] spécifiques, il existe de nombreuses autres nuances parmi une myriade de milieux culturels différents, une permutation infinie de circonstances et de perceptions ; il est impossible qu'une seule personne les connaisse toutes. Heureusement, personne n'a besoin de les connaître. Tant que l'hypothèse sous-jacente que nous faisons tous de nos collègues et des membres de notre équipe est qu'ils sont sincèrement intéressés à bien faire leur travail et qu'ils sont aussi dévoués que vous à la réussite du projet (et de l'équipe), il sera plus facile de percevoir un comportement différent sans porter de faux jugements qui entraînent la détérioration de la confiance.

"Les frontières fréquentées par le commerce ont rarement besoin de soldats." -Dr. William Schurz

Après des millénaires de pratique, l'économie mondiale d'aujourd'hui témoigne de ce que nous pouvons accomplir lorsque nous apprenons à sortir des sentiers battus et à opérer en dehors de nos zones de confort. Travailler avec des équipes multinationales et multiculturelles est aujourd'hui un élément incontournable de l'entreprise moderne ; nous y participons presque tous quotidiennement, quels que soient nos antécédents et notre niveau de QE global. Par conséquent, le fait d'opérer dans un domaine dans lequel nous n'avons généralement que très peu d'expérience entraîne souvent des difficultés de croissance.

Cela dit, avec un peu de pleine conscience, il est assez facile de surmonter bon nombre de ces obstacles. Les gens ont une tendance naturelle à se méfier de ce qu'ils ne comprennent pas. Si la connaissance approfondie d'autres lieux et d'autres cultures peut être une grande boîte noire pour la plupart des gens, l'élément clé de la gestion des parties prenantes reste de gagner la confiance. Par conséquent, alors que nous continuons à nous mondialiser et à interagir avec de nouvelles personnes, restons conscients des outils de base dont nous avons besoin pour cultiver les relations interpersonnelles saines avec nos coéquipiers mondiaux dont nous avons besoin pour atteindre nos objectifs communs.

N'oublions pas non plus de saisir ces occasions pour en apprendre davantage sur les autres. Il n'y a souvent pas d'expérience plus enrichissante, ni de meilleure éducation sur sa propre culture que d'apprendre et de voir celle-ci du point de vue d'un autre.

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1L'utilisation du mot "football" dans cet article fait référence au sport reconnu dans le monde entier sous le nom de "football". Il s'agit d'une désambiguïsation avec le football américain, qui n'est appelé "football" qu'aux États-Unis.

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