Justificar um Investimento PPM e gerir uma organização de entrega de projectos é difícil - e a sua organização está a tornar este trabalho ainda mais difícil se não tiver um conjunto de ferramentas. É difícil manter-se no topo da carteira quando os seus dados estão espalhados por dezenas (ou centenas) de folhas de cálculo diferentes, relatórios de estado, sites de sharepoint e e-mails.
Felizmente, o actual ecossistema de ferramentas de Gestão de Projectos e Portfólio é rico - com mais de uma centena de grandes ferramentas disponíveis, cada organização pode encontrar uma que satisfaça as suas necessidades.
Mas como acontece com qualquer grande ferramenta de habilitação, uma boa solução de PPM requer investimento. Como abordamos no nosso artigo "Quanto custa uma ferramenta PPM," o investimento pode ser substancial. Mas "quanto custa" é apenas a primeira pergunta - Quanto é que me vai poupar? Como é que isto vai fazer com que a minha organização produza melhores resultados? Como irá permitir uma melhor tomada de decisões? E como conseguirei que a minha organização invista nisto?
Como se obtém investimento?
Assumindo que já está empenhado em obter um PPM, o primeiro passo para descobrir como justificar é compreender como a sua organização investe em novas tecnologias:
- Quem aprova o investimento? É uma comissão? Em caso afirmativo, quem está nele?
- O que é o processo? Existe um processo de submissão formal? Ou é mais ad-hoc? Alguns
- as organizações estão a passar de um ciclo de financiamento anual para um ciclo trimestral para apoiar a agilidade
- Como é que decidem em que investir? Quais os critérios que utilizam para seleccionar o investimento? Estratégico
- alinhamento; Tempo para o mercado; Lucro vs receita; Custo, ROI, Benefícios, Risco, Cumprimento, Recurso
- Gestão da capacidade, Satisfação do cliente, Satisfação dos empregados?
- Quais são as coisas em que NÃO investem deliberadamente?
Dica profissional
Fale com os interessados no processo de investimento 1:1, leve-os ao café - o que é que eles procuram? Além disso, pode lançar a sua própria campanha de marketing "de base" - visar pessoas ou grupos influentes na sua organização. Obtenha rapidamente a sua adesão e conte com eles para usar a sua influência para divulgar (evangelizar) a solução PPM e os benefícios para a sua organização.
Aprender com o passado
Se tiver tido uma implementação PPM (ou sistemas SaaS semelhantes como o time entry) que foi bem sucedida ou falhou, faça alguma pesquisa e identifique todas as lições que pode aprender.
A KOLME RECOMENDA QUE SE ATENTE ESPECIALMENTE NOS PROCESSOS DE GESTÃO DE MUDANÇAS UTILIZADOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO ANTERIOR. O QUE FUNCIONOU E O QUE NÃO FUNCIONOU.
Ao passar pelo processo de análise de uma ferramenta PPM, terá de explicar porque é que a sua implementação será bem sucedida.
- Rever casos de sucesso de negócios passados
- Notar como defendem os seus interesses, como justificam o investimento, como descrevem os benefícios e retornos
- Fale com pessoas envolvidas em investimentos passados - obtenha o seu conselho
- Pergunte ao vendedor
- Peça-lhes que forneçam estudos de caso
- Pedir referências de clientes a outros clientes com um caso de uso semelhante ou indústria ou tamanho semelhante
Benefícios estratégicos
Ao começar a investigar como um PPM pode beneficiar a sua organização, o melhor lugar para começar é o topo, olhando para os benefícios estratégicos que um PPM pode proporcionar
Alinhamento do Projecto com a Estratégia
Os projectos não alinhados com as prioridades estratégicas desperdiçam recursos
PPM pode:
- Controlar a entrada do projecto para garantir que só trabalhe no trabalho mais importante.
- Forçar a avaliação deliberada do investimento de capital e recursos vezes sem conta (trimestralmente) para assegurar que os recursos são gastos no trabalho mais valioso
Para um envolvimento recente, assistimos um cliente numa análise e abordagem de implementação de uma ferramenta PPM. Na nossa análise, descobrimos que o cliente tinha quase uma iniciativa em curso ou planeada para cada dois empregados, 75% dos quais nem sequer estavam alinhados com as prioridades estratégicas. Através deste compromisso, nós dois focalizamo-nos na sua implementação de PPM:
Ajudar a priorizar o trabalho para impulsionar as prioridades estratégicas
Assegurar que as iniciativas seleccionadas são implementadas com sucesso
ISTO É PARA A SUA ORGANIZAÇÃO SE
Está (ou não sabe se está) a fazer muito trabalho que não se alinha com iniciativas estratégicas, ou se as iniciativas estratégicas não parecem ser cumpridas
AS FRASES-CHAVE DE 'VENDA' INCLUEM:
Podemos assegurar que os nossos projectos estão todos alinhados com iniciativas estratégicas
Agilidade Organizacional
- Capacidade de redefinir as prioridades e mudar o foco à medida que as prioridades organizacionais mudam
- Capaz de manter os recursos concentrados nas prioridades actuais
- Compreender os impactos na carteira ao alterar as prioridades
-
- "Se o fizermos, como é que isso afecta as nossas outras prioridades"?
ISTO É PARA A SUA ORGANIZAÇÃO SE
Encontra-se sempre a jogar um 'jogo de concha' com recursos, movendo-os de um projecto para outro. Ou se continuar a ter sempre novos projectos que têm de ser feitos 'agora' e não sabe como isso afecta o resto da carteira
AS FRASES-CHAVE DE 'VENDA' INCLUEM:
Compreenderemos os impactos do novo trabalho à medida que este for surgindo, antes de decidirmos como o priorizar
- Pouparemos dinheiro ao sermos capazes de identificar projectos que não vão conseguir o retorno / apresentar demasiados riscos e matá-los cedo
Alinhamento de Recursos
- Os recursos internos são finitos - a procura de trabalho é infinita - por isso alinhe-os
- Identificar lacunas de competências e gerir níveis de recursos
- Assegurar que a equipa é dimensionada e qualificada para satisfazer as necessidades da organização
ISTO É PARA A SUA ORGANIZAÇÃO SE
continua a atingir 'pontos de estrangulamento' onde algumas competências ou recursos chave são sempre atribuídos em excesso e isso impede-o de conseguir realizar projectos. Também se sentir que "o meu povo está sempre ocupado, mas eu não sei o que eles estão a fazer / não pode justificar mais contagem de cabeças".
AS FRASES-CHAVE DE 'VENDA' INCLUEM:
Teremos uma visão sobre o que os nossos recursos estão a trabalhar e qual a capacidade que temos de assumir em novos projectos.
Automatização e Simplificação
- Simplificação global de sistemas complexos através da consolidação num PPM centralizado
- A maioria das organizações utiliza muitas ferramentas, folhas de cálculo, processos manuais para entregar - a consolidação proporciona benefícios óbvios - mas pode ser difícil de quantificar
- Assegurar que a equipa é dimensionada e qualificada para satisfazer as necessidades da organização
ISTO É PARA A SUA ORGANIZAÇÃO SE
se houver algum relatório de projecto na sua organização que demore mais de 1 minuto a gerar. Está a desperdiçar tempo de recursos - por vezes, na ordem das centenas ou milhares de horas por ano.
AS FRASES-CHAVE DE 'VENDA' INCLUEM:
Processos complexos, descentralizados e/ou manuais aumentam a probabilidade de erros, reduzindo o valor dos dados
KOLME RECOMENDA A UTILIZAÇÃO DE UM DIAGRAMA DE SPAGHETTI-BOWL SE A AUTOMATIZAÇÃO E SIMPLIFICAÇÃO FOREM FUNDAMENTAIS PARA O SEU CASO COMERCIAL. CRIE UM MAPA VISUAL DAS INTERACÇÕES DE FERRAMENTAS ACTUAIS VS FUTURAS
Diagrama da Tigela do Espaguete: Antes e Depois
Resumo dos benefícios estratégicos
Poupança de Custos Difíceis
As economias de custos difíceis são as mais valiosas e demonstráveis, se as conseguirmos identificar. São poupanças de custos quantificáveis que pode utilizar directamente para compensar o custo do seu investimento em PPM. Muitas vezes estas são difíceis de obter - muitos benefícios são estratégicos ou suaves. Além disso, alguns dos custos difíceis exigem algumas suposições e cálculos que DEVE certificar-se de que se alinhou com a sua equipa de investimento.
Eliminação de outros sistemas
- Reduzir os custos eliminando outras ferramentas - custos de licenciamento e apoio
- Gestão de projectos ou financeira, entrada de tempo, relatórios, integração/medialware, hardware
- Esteja ciente das cláusulas de rescisão de contrato - alguns terão prazos que podem ou não coincidir bem com o seu ciclo anual de investimento. Poderá haver taxas de rescisão. Poderá haver custos para a obtenção dos seus dados
Gestão orçamental de projectos melhorada
- Justificar as poupanças através de uma melhor gestão dos custos dos projectos
- Se conseguirmos poupar X% do orçamento de capital, quanto vale isso?
- Se puder, cite os desvios actuais do orçamento
- Se puder importar dados de custos reais do projecto de fontes externas, isto proporcionará o melhor rastreio e precisão de dados
- TÊM de se alinhar com a equipa de investimento sobre que poupanças considerariam credíveis
Melhor utilização dos recursos
- Redução do trabalho administrativo, mais trabalho real a ser feito
- Se cobrar pelo tempo de recursos nos projectos, um PPM pode ajudá-lo a melhorar a utilização facturável
- +X% utilization = $$ revenue
- Be conservative – as the team learns the tool, utilization may dip at first, but should improve over time<
Uma análise para um cliente que constrói um caso para uma ferramenta PPM mostrou que os seus Gestores de Projecto passaram mais de 20% do seu tempo a actualizar folhas de cálculo, a criar apresentações em PowerPoint, e a actualizar a mesma informação em ferramentas díspares.
Tempo de comercialização
- Especialmente para I&D / Desenvolvimento de Produtos, o PPM pode demonstrar um tempo de comercialização mais rápido
- Funciona se conseguir quantificar o valor para acelerar o tempo de colocação no mercado. E.G., todos os meses que atrasamos, perdemos x% de quota de mercado / perdemos $X de receita
Qualidade de entrega
- Algumas organizações podem quantificar os impactos financeiros da má qualidade
Resumo dos benefícios dos custos duros
Poupanças de custos suaves
As poupanças suaves são muito difíceis de quantificar, mas podem proporcionar um benefício muito real para o investimento.
Economia de tempo através de eficiências
- Funciona se conseguir quantificar o valor para acelerar o tempo de colocação no mercado. E.G., todos os meses que atrasamos, perdemos x% de quota de mercado / perdemos $X de receita
- Alinhe-se com a sua equipa de investimento sobre como eles quantificam a poupança de mão-de-obra. Algumas orgs não reconhecerão poupanças de $$ para mão-de-obra, a menos que esteja a reduzir o número de efectivos
- Dizer que vai "poupar tempo" é óptimo, mas em alguma organização que não conta como poupança, a menos que vá poupar o suficiente para despedir alguém, ou demonstrar que vai ganhar dinheiro com o tempo extra que as pessoas poupam. Portanto, se vai tentar quantificar quaisquer benefícios, certifique-se de que as pessoas que julgam o seu caso concordam com os seus métodos de quantificação e com os números que está a obter
- Se puder importar dados de custos reais do projecto de fontes externas, isto proporcionará o melhor rastreio e precisão de dados
- TÊM de se alinhar com a equipa de investimento sobre que poupanças considerariam credíveis
Mudança de Contexto
- A utilização de múltiplas ferramentas e/ou processos introduz os impactos da Mudança de Contexto.
- A Mudança de Contexto é o impacto da perda de foco por multi-tarefas - fazer malabarismos com múltiplas aplicações, e-mails, conversas, etc., necessárias para realizar uma tarefa.
- Um estudo da Carnegie Mellon University encontrou a maioria das pessoas em média apenas 3 minutos numa determinada tarefa e apenas 2 minutos numa ferramenta digital antes de mudar (voluntária ou involuntariamente).
- O tempo necessário para a mudança de contexto requer uma sobrecarga operacional, de cerca de 20% e potencialmente superior, para que uma pessoa saiba onde parou e/ou o que precisa de ser feito a seguir.
- Os esforços perdidos na mudança de contexto não são apenas tempo, mas também qualidade.
Sucesso do projecto
- Pode ser fácil ou difícil de quantificar
- Cite o nosso estudo PPM que mostrou a correlação entre o acompanhamento financeiro e o sucesso do projecto
Precisão dos dados
- A automatização e governação fornece dados mais precisos sobre os projectos - datas de entrega, finanças, etc.
- Melhora a tomada de decisões e o planeamento financeiro
Transparência de dados
- Fornece acesso em tempo real aos dados do projecto aos decisores
- As soluções PPM podem proporcionar total transparência e responsabilidade
Lições aprendidas
- O PPM pode fornecer um método estruturado para captar as lições aprendidas e melhorar
- Nem todos os PPM estão configurados para o fazer - se usar esta justificação, certifique-se de que a avaliação das lições aprendidas faz parte do seu processo de selecção
Satisfação da equipa
- Melhor satisfação para recursos valiosos, ajuda na retenção
- Satisfação = adopção = melhores dados e conformidade do processo
Satisfação do cliente/interessado
- Acesso mais fácil à informação, melhor colaboração
- Preparação e entrega
- Socialize a sua apresentação primeiro a indivíduos
- Ter sempre as informações de segurança (diapositivos de segurança)
- Seja muito claro na sua pergunta
No nosso inquérito de consumo de dados PPM de 2018, lançado no Simpósio PMO de 2018, descobrimos que as organizações com altos níveis de conformidade de processos têm uma capacidade 4x melhor para encerrar com sucesso os projectos - resultando numa maior satisfação do cliente.
Resumo dos benefícios dos custos suaves
