Voici la deuxième partie de notre série sur les compétences et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources.
Dans la première partie, "Apprendre à ramper", nous vous avons aidé à déterminer si la gestion des ressources est adaptée à votre équipe ou à votre organisation. Maintenant, pour commencer à construire, il est temps de rassembler les données appropriées sur lesquelles s'appuiera votre pratique de la gestion des ressources. Bien que ce processus puisse être fastidieux, il s'agit d'une étape cruciale pour s'assurer que vous disposez des éléments de base nécessaires à la mise en œuvre d'une solution de gestion des ressources réussie.
Vous trouverez ci-dessous neuf ensembles de données essentielles pour fournir des recommandations en matière de ressources et améliorer vos compétences en matière de gestion de projet. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un processus itératif, mais que la précision et l'exhaustivité sont essentielles. Plus les informations compilées sont précises et complètes, plus votre pratique de gestion des ressources sera efficace.
1. Apprenez à connaître votre équipe.
Cela peut sembler ridicule, mais vous devez vraiment prendre le temps de connaître votre équipe. Apprenez à connaître leurs forces et leurs faiblesses individuelles. Quelles sont les particularités de leur personnalité qui influencent leur façon de travailler ? Comment gèrent-ils le stress ? Savent-ils mener plusieurs tâches de front ou se laissent-ils submerger par un trop grand nombre de tâches ? Jouent-ils bien avec les autres ou travaillent-ils mieux seuls ? En posant ces questions, vous connaîtrez les compétences non techniques de vos ressources. Ces compétences sont tout aussi importantes que les compétences techniques pour aligner les ressources appropriées sur les projets. En fait, elles peuvent être le facteur déterminant de l'efficacité d'une équipe de projet. Investissez du temps dans la formation de votre équipe.
2. Saisir la demande actuelle.
L'objectif est ici de comprendre tout ce sur quoi votre équipe travaille actuellement et la durée restante de cet effort. L'identification au niveau de l'équipe ne fonctionne généralement pas, car chaque membre de l'équipe peut travailler sur différents aspects d'un même projet. Cet ensemble de données est une unité vivante, qui respire. Vous aurez besoin de mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires, en fonction de la rapidité avec laquelle votre environnement évolue, afin de vous assurer que tout est saisi avec précision. En fin de compte, si vous ne savez pas ce qui absorbe actuellement la capacité de votre équipe, comment connaître sa disponibilité ?
3. Identifier les efforts en cours et prévus.
Pour obtenir une vue d'ensemble, vous devrez identifier les projets qui sont actuellement dans le pipeline et qui attendent d'être lancés, ainsi que les projets qui sont en suspens dans les prévisions. En dressant cette liste, faites de votre mieux pour obtenir des informations précises sur la probabilité de réalisation, l'ampleur de l'effort et les exigences de haut niveau. Cet ensemble de données n'aura peut-être pas besoin d'être mis à jour aussi fréquemment que vos données sur la demande actuelle, mais ne le laissez pas inactif trop longtemps, car des projets peuvent être ajoutés ou retirés de la liste fréquemment.
4. Apprenez le déroulement de votre projet.
Bien que chaque projet soit différent, vous pouvez généralement commencer à voir le modèle de flux et de reflux du travail réel, ainsi que la durée de chaque période haute et basse. Prenez le temps d'étudier ce schéma et de connaître l'impact de chaque phase du projet sur vos ressources. La compréhension de ce schéma fluide vous permettra de déplacer stratégiquement les ressources d'un projet à l'autre, afin d'optimiser l'efficacité.
5. Recueillir les estimations des efforts à fournir pour l'attribution des projets.
Pour que le processus itératif de gestion des ressources fonctionne, vous devez être en mesure d'estimer le temps de travail engagé qui sera nécessaire pour une demande de projet. Sans savoir combien de temps une ressource sera consacrée à un projet, il est très difficile de fournir des recommandations en matière de ressources. L'étendue ou la granularité de la collecte des efforts dépend de vous et de la manière dont votre équipe fonctionne. Toutefois, je recommande généralement de se situer entre les deux. Je trouve qu'essayer d'estimer l'effort global pour un projet entier ne fonctionne jamais. Descendre au niveau des tâches est trop compliqué et devient rapidement écrasant. Il faut donc se situer entre les deux. Si vos projets se déroulent en plusieurs phases, quel est le niveau d'effort requis de la part d'une ressource pour chaque phase ? Si le travail ne se prête pas vraiment à des phases, où se situent les flux et reflux ? Quel que soit le niveau de détail que vous recueillez, faites de votre mieux pour que les estimations soient aussi précises que possible.
6. Identifier les rôles dans le projet.
Les rôles de projet sont généralement la première catégorie que vous filtrez lorsque vous cartographiez les affectations possibles de ressources de projet. Il doit s'agir de rôles génériques attribués à un projet individuel et non de titres de postes attribués à des ressources. Par exemple, votre projet peut avoir besoin d'un chef de projet, d'un développeur, d'un expert en la matière (SME) et d'un technicien en assurance qualité. Il s'agit de rôles temporaires qui peuvent être remplis par n'importe quelle ressource et qui prennent fin une fois le projet achevé.
7. Identifier les compétences des ressources.
Ne faites pas n'importe quoi ! Vous voulez aller aussi loin que possible tout en étant capable d'identifier une ressource appropriée pour un projet. Développeur serait une catégorie trop large et se réfère généralement à un rôle au sein d'un projet. Cependant, un développeur Java ou un développeur C++ suffit à classer les ressources qualifiées. Pour identifier le niveau d'expertise, envisagez d'utiliser un niveau de compétence.
8. Identifier les niveaux de compétence.
Le niveau de compétence est complètement différent de la compétence attribuée. Un niveau de compétence est un système de classement, au sein de la compétence attribuée, qui vous permet de différencier les débutants des experts. Votre compétence peut être Développeur Java et le classement (un attribut) pour cette compétence serait de 1 à 4, indiquant les niveaux débutant, intermédiaire, avancé et expert. L'administration est considérablement réduite si le niveau de compétence est considéré comme un attribut de la compétence principale plutôt que de ventiler chaque niveau comme une compétence individuelle attribuée à des ressources.
9. Recueillir les facteurs de ressources supplémentaires qui ont un impact sur les projets.
Votre ressource parle-t-elle couramment une langue étrangère ? Où se trouvent vos ressources ? Y a-t-il des congés payés ou des périodes de vacances que vous devez contourner ? Vos clients ont-ils des exigences réglementaires ou de sécurité à respecter ? Chacun de ces facteurs a une incidence sur l'affectation des projets. La collecte et la mise à jour de ces informations pour chaque ressource sont essentielles à la précision des affectations de projets.
Du temps bien employé
Il est vrai que la recherche et la collecte d'une telle quantité d'informations prennent du temps et sont parfois difficiles. Mais le jeu en vaut la chandelle. Si vous prenez le temps de rassembler des données précises de manière à pouvoir les contrôler et les gérer de manière cohérente, vous serez sur la bonne voie pour créer une base solide qui sera la pièce maîtresse de votre pratique de gestion des ressources.
Ne manquez pas notre article sur l'étape suivante du processus de gestion des ressources, Gestion des ressources : De la reptation à la marche. En attendant, consultez l'article du PMI sur la maîtrise de la gestion des ressources pour en savoir plus.
Prochaines étapes
Contact Groupe Kolme pour en savoir plus sur nos services de gestion de projetveuillez nous envoyer un nous envoyer un courriel à PPManswers@KolmeGroup.com.
Nous contacterBe ne manquez pas de nous suivre sur Twitter, LinkedIn et VousTube et utilisez #KolmeGroup sur vos posts partagés !