É segunda-feira de manhã, e está prestes a enviar uma actualização de estado à sua equipa de projecto e patrocinador. Puxa os recursos de acompanhamento do seu projecto e...nada. Agora, passará as próximas horas a enviar por e-mail, SMS, ping, ou a telefonar à sua equipa de projecto para enviar as suas folhas de tempos para que possa enviar o seu relatório de estado.
Penso que como gestores de projecto todos nós cantamos esta mesma música. Sejamos realistas - mesmo com as melhores intenções, provavelmente esquecemo-nos das nossas próprias folhas de horas uma ou duas vezes. A aplicação de registo de tempo pode até estar no seu ecrã, mas alguns e-mails ou chamadas de clientes urgentes mais tarde, e a tarefa é esquecida.
No mundo actual, induzido pela tecnologia e que nos distrai, as nossas atenções estão inundadas de sobrecarga de tarefas. Uma das melhores práticas para combater esta situação, ao mesmo tempo que conduz a um envolvimento positivo dos funcionários e a um aumento da produtividade, é a utilização de uma técnica conhecida como Gamification.
Neste blog, iremos rever a Gamification como uma Melhor Prática de Seguimento do Tempo e quais os elementos a incluir para o sucesso comprovado na criação para a sua equipa.
O que é a Gamificação?
A gamificação não é simplesmente fazer um jogo a partir de algo; é utilizar métodos especificamente concebidos - mecânica do jogo - para explorar o centro de recompensa do nosso cérebro e fornecer um reforço positivo (através de uma libertação de dopamina edificante)1 para completar uma tarefa. Permite oportunidades para alimentar tanto factores de motivação intrínsecos como extrínsecos dentro de nós. A Small Business Trends2 fornece uma grande explicação para a gamificação: "Um processo para integrar a mecânica do jogo em algo que já existe para motivar a participação, o envolvimento e a lealdade. Isto pode ser quase tudo, desde o seu website à presença nas redes sociais, operações quotidianas, envolvimento do cliente e muito mais".
A gamificação pode parecer uma palavra da moda, especialmente quando os conceitos fazem referência a exemplos digitais, mas os seus benefícios já existem há várias centenas de anos. A teoria foi introduzida pela primeira vez pelo cientista russo, Dmitri Mendeleev, durante o século XIX3. Mendeleev utilizou o seu interesse em jogar às cartas para o ajudar a compreender e categorizar elementos, organizando e listando a informação em cada carta. Foi capaz de transformar uma tarefa mundana em algo que prendeu a sua atenção; esta pesquisa ajudou-o a criar a primeira publicação da Tabela Periódica de Elementos.
Das descobertas científicas à actualização de uma folha de tempos, a gamificação poderia ser...esperar por ela...uma mudança de jogo.
Gamification for Time-Tracking
Existem dez mecanismos de jogo primários na gamificação: Feedback rápido, Transparência, Objectivos, Distintivos, Nivelamento, Onboarding, Competição, Colaboração, Comunidade e Pontos4.
Cada um tem o seu lugar para ajudar a motivar os seus empregados com diferentes incentivos e objectivos de envolvimento. Podem ser utilizados em conjunto ou separadamente. Os sete mecanismos de jogo mencionados abaixo foram especificamente curados para ajudar com o temido "timeclock blues" - como aumentar o cumprimento da folha de tempos e motivar os seus empregados a submeterem as suas folhas de tempos.
Retorno rápido
A primeira melhor prática útil a lembrar no acompanhamento da jogabilidade é fornecer um feedback rápido.
Todos nós adoramos o encorajamento, especialmente quando este é associado a gratificação instantânea. O uso de notificações ligadas à sua aplicação da folha de tempos pode ajudar o seu empregado ou membro da equipa do projecto a sentir-se realizado e proporciona um rápido "pat-on-the-back" para reforçar que estão a fazer um bom trabalho.
- Muitas aplicações podem ser configuradas para utilizar regras de fluxo de trabalho que integrem aplicações de terceiros, tais como Slack ou codificadas directamente na própria ferramenta. Quando um funcionário entra no seu horário durante a semana, terá uma nota instantânea a dizer que é uma estrela de rock que mantém o tempo.
Distintivos e nivelamento
A próxima vez que se seguiram as melhores práticas de gamificação é recompensar com crachás e nivelamentos.
Os crachás são provas tangíveis de que alguém está a ter um bom desempenho. Juntamente com o nivelamento, um grande parceiro para os crachás, os empregados podem exibir orgulhosamente os seus feitos contínuos e a longo prazo. Os crachás podem ser atribuídos durante reuniões de pessoal ou partilhados individualmente por membros num quadro de mensagens de departamento ou num posto de discussão de equipa. Podem ser adaptados à cultura da sua empresa e proporcionar uma oportunidade de se tornarem realmente criativos.
A Fitbit fez um excelente trabalho utilizando crachás de uma forma única para ajudar a motivar o número de passos que uma pessoa deve dar em cada dia (já ganhou o seu crachá da Grande Muralha da China?) Crachás semelhantes podem ser criados com o tema do registo do tempo:
Tem tempo suficiente para ter assistido a cada episódio do Jogo de Tronos
Tem tempo suficiente para ter lido a Enciclopédia Britannica
Já tem tempo suficiente para ter viajado para Marte em 1965 através do Mariner 4
Criar vários níveis de crachás para os funcionários mostrarem com orgulho que estão a atingir os seus objectivos e depois alguns - ajudando-o a acumular mais pontos com este incentivo:
Parabéns! Têm nivelado até um Quarter-Time Warrior. Obrigado por enviar cada folha de tempos para o trimestre até sexta-feira à tarde.
Whoa! Cuidado! Você é um Caçador de Seis Meses. Obrigado por submeter cada folha de tempos para a primeira metade do ano a tempo.
Objectivos
Outra boa prática útil a lembrar no acompanhamento do tempo na gamificação é a criação de objectivos.
Os objectivos ajudam-nos a saber o que se espera de nós e como estamos a ser medidos. Este mecanismo de jogo pode ser utilizado de várias formas diferentes para motivar tanto indivíduos como gestores de equipas. Determinar os indicadores-chave de desempenho pelos quais a equipa se deve esforçar é o primeiro passo. Depois, introduza estes dados na sua ferramenta de Gestão de Portfólio de Projectos (PPM) para que os funcionários e os seus líderes possam monitorizar o seu progresso na consecução dos seus objectivos.
- Abaixo está um exemplo do Clarizen, uma ferramenta PPM baseada em SaaS, que mostra como os KPIs e objectivos podem ser facilmente comunicados:
Concorrência e Transparência
Continuando, um tempo útil a seguir as melhores práticas a recordar na gamificação está a criar muita competição e transparência.
A competição pode ser um grande mecanismo de jogo para conduzir a participação e o envolvimento em timesheets, especialmente quando emparelhado com outro mecanismo de jogo, Transparência. Ao mostrar aos outros o seu bom desempenho em comparação com os seus pares, estarão motivados a ter uma competição amigável para melhorar a sua classificação. Esta pode ser a nível individual, bem como entre gestores de diferentes grupos dentro de uma organização maior.
- A imagem abaixo mostra um painel de exemplo que poderá construir dentro do seu PPM ou do módulo de relatórios da ferramenta de controlo do tempo para ser partilhado com vários grupos de utilizadores. Isto mostra onde o utilizador se classifica pela sua conformidade individual com a folha de tempos, conformidade com a folha de tempos do departamento, e depois um quadro geral de líderes.
Comunidade
Outra melhor prática útil de Rastreio do Tempo na construção de uma comunidade de jogos.
A comunidade responde ao nosso sentimento inato de pertença. É por isso que estamos curiosos sobre o que está a acontecer com as nossas celebridades favoritas, o check-in ocasional de conhecidos através dos meios de comunicação social, e a razão dos convites para o happy hour são bem recebidos. Esta mecânica de jogo pode ser aplicada para ajudar no compromisso da folha de tempos, aumentando a mecânica de jogo anteriormente mencionada de Transparência, Distintivos, e Objectivos. Ao ver o progresso dos pares, os empregados podem colocar o seu próximo crachá para conquistar ou torcer por outros para ajudar a alcançar objectivos individuais e de departamento.
Utilize as suas ferramentas PPM de colaboração para permitir que os membros da equipa partilhem as suas realizações. Se as suas ferramentas de PPM actuais não oferecem um feed social post, existem outras aplicações populares de mensagens instantâneas tais como Equipas ou Slack que podem ser utilizadas para partilhar e permitir que outros se juntem às felicitações.
As mesmas ferramentas de colaboração podem ser utilizadas para ajudar a fornecer uma plataforma para a comunidade se juntar e partilhar onde a equipa se encontra na folha de tempos para apresentar progressos, promovendo uma abordagem de equipa para alcançar o objectivo global de conformidade.
Conclusão
A gamificação não é um termo novo, mas os seus benefícios podem ser realizados mais facilmente do que nunca utilizando a tecnologia de hoje. Pode ser um grande recurso para o ajudar a conquistar as tarefas mundanas ou facilmente esquecidas - como as entradas da folha de tempos mal-afamadas. Ao aplicar a gamificação e a mecânica do jogo, pode também proporcionar uma oportunidade de fomentar um maior sentido de cultura comunitária e empresarial, mais transparência nos objectivos de todo o departamento, e um maior envolvimento com a sua equipa. O jogo continua!
Próximos Passos
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Fontes citadas:
- A Ciência por detrás da Gamificação: Porque Funciona
- O que é a Gamificação, e como pode ajudar o meu negócio?
- 5 Vantagens da Gamificação
- O que é a Mecânica dos Jogos
- Guia de Crachás de Ultimate Fitbit: Tudo o que precisa de saber sobre estes crachás motivacionais
- Prevenir o sub-registro da folha de tempos