Es lunes por la mañana y estás a punto de enviar una actualización del estado de tu equipo de proyecto y tu patrocinador. Abres los recursos de seguimiento del proyecto y... nada. Ahora, pasarás las próximas horas enviando correos electrónicos, enviando mensajes de texto, haciendo ping o llamando a tu equipo de proyecto para que presenten sus hojas de tiempo y puedas enviar tu informe de estado.
Creo que, como gestores de proyectos, todos hemos cantado esta misma melodía. Admitámoslo: incluso con las mejores intenciones, probablemente hayamos olvidado nuestras propias hojas de tiempo alguna vez. Puede que la aplicación de seguimiento del tiempo aparezca en tu pantalla, pero unos cuantos correos electrónicos urgentes o llamadas de clientes más tarde, y la tarea se olvida.
En el mundo actual, inducido por la tecnología y la distracción, nuestra capacidad de atención se ve inundada por la sobrecarga de tareas. Una de las mejores prácticas para combatir esto, al tiempo que se impulsa el compromiso positivo de los empleados y el aumento de la productividad, es el uso de una técnica conocida como Gamificación.
En este blog repasaremos la Gamificación como mejor práctica de seguimiento del tiempo y los elementos que hay que incluir para obtener un éxito probado cuando se crea para su equipo.
¿Qué es la gamificación?
La gamificación no es simplemente hacer un juego de algo; es utilizar métodos específicamente diseñados -mecánicas de juego- para aprovechar el centro de recompensa de nuestro cerebro y proporcionar un refuerzo positivo (por medio de una estimulante liberación de dopamina)1 por completar una tarea. Permite alimentar los factores de motivación intrínseca y extrínseca en nuestro interior. Small Business Trends2 ofrece una excelente explicación de la gamificación: "Un proceso para integrar la mecánica del juego en algo que ya existe para motivar la participación, el compromiso y la lealtad. Esto puede ser casi cualquier cosa, desde su sitio web hasta la presencia en las redes sociales, las operaciones diarias, el compromiso de los clientes y mucho más."
La gamificación puede parecer una palabra de moda, especialmente cuando los conceptos hacen referencia a ejemplos digitales, pero sus beneficios existen desde hace varios cientos de años. La teoría fue introducida por primera vez por el científico ruso Dmitri Mendeleev en el sigloXIX3. Mendeléyev utilizó su interés por los naipes para entender y categorizar los elementos ordenando y enumerando la información de cada carta. Fue capaz de convertir una tarea mundana en algo que mantuvo su atención; esta investigación le ayudó a crear la primera publicación de la Tabla Periódica de los Elementos.
Desde los descubrimientos científicos hasta la actualización de una hoja de horas, la gamificación podría ser... espere... un cambio de juego.
Gamificación para el control del tiempo
Hay diez mecánicas de juego principales en la gamificación: Retroalimentación rápida, Transparencia, Metas, Insignias, Subida de nivel, Incorporación, Competición, Colaboración, Comunidad y Puntos4.
Cada uno tiene su lugar para ayudar a motivar a sus empleados con diferentes incentivos y objetivos de compromiso. Pueden utilizarse juntos o por separado. Las siete mecánicas de juego que se mencionan a continuación han sido seleccionadas específicamente para ayudar con la temida tristeza del reloj de tiempo: cómo aumentar el cumplimiento de las hojas de tiempo y conseguir que sus empleados estén motivados para presentar sus hojas de tiempo.
Comentarios rápidos
La primera práctica útil de seguimiento del tiempo que hay que recordar en la gamificación es proporcionar una retroalimentación rápida.
A todos nos gusta el estímulo, especialmente cuando va acompañado de una gratificación instantánea. El uso de notificaciones vinculadas a su aplicación de hoja de horas puede ayudar a su empleado o miembro del equipo del proyecto a sentir una sensación de logro y proporciona una rápida palmadita en la espalda para reforzar que están haciendo un buen trabajo.
- Muchas aplicaciones pueden configurarse para utilizar reglas de flujo de trabajo que integren aplicaciones de terceros, como Slack, o codificarse directamente en la propia herramienta. Cuando un empleado introduzca su tiempo para la semana, tendrá una nota instantánea diciendo que es una estrella del rock del control del tiempo.
Insignias y subida de nivel
La siguiente práctica útil de seguimiento del tiempo en la gamificación es la recompensa con insignias y subidas de nivel.
Las insignias son una prueba tangible de que alguien tiene un buen rendimiento. Junto con la subida de nivel, un gran aliado de las insignias, los empleados pueden mostrar con orgullo sus logros continuos y a largo plazo. Las insignias pueden concederse durante las reuniones de personal o ser compartidas individualmente por los miembros en un tablón de mensajes del departamento o en un puesto de discusión del equipo. Pueden adaptarse a la cultura de su empresa y ofrecen la oportunidad de ser realmente creativos.
Fitbit ha hecho un gran trabajo utilizando insignias de una manera única para ayudar a motivar el número de pasos que una persona debe dar cada día (¿ya has ganado tu insignia de la Gran Muralla China?) Se pueden crear insignias similares con el tema del registro del tiempo:
Has registrado suficiente tiempo para haber visto todos los episodios de Juego de Tronos
Has registrado suficiente tiempo para haber leído la Enciclopedia Británica
Ha registrado suficiente tiempo para haber viajado a Marte en 1965 a través del Mariner 4
Cree varios niveles de insignias para que los empleados muestren con orgullo que están alcanzando sus objetivos y algo más, lo que le ayudará a acumular más puntos iguales con este incentivo:
¡Felicidades! Has subido de nivel a Guerrero del Trimestre. Gracias por presentar cada hoja de horas del trimestre antes del viernes por la tarde.
¡Whoa! ¡Cuidado! Eres un asesino de seis meses. Gracias por presentar cada hoja de horas de la primera mitad del año a tiempo.
Objetivos
Otra práctica útil de seguimiento del tiempo que hay que recordar en la gamificación es la creación de objetivos.
Los objetivos nos ayudan a saber qué se espera de nosotros y cómo se nos mide. Esta mecánica de juego puede utilizarse de varias maneras para motivar tanto a los individuos como a los directores de equipos. El primer paso consiste en determinar los indicadores clave de rendimiento por los que debe esforzarse el equipo. A continuación, introduzca estos datos en su herramienta de gestión de la cartera de proyectos (PPM) para que los empleados y sus líderes puedan supervisar su progreso en la consecución de sus objetivos.
- A continuación se muestra un ejemplo de Clarizen, una herramienta de PPM basada en SaaS, que muestra cómo se puede informar fácilmente de los KPI y los objetivos:
Competencia y transparencia
A continuación, una práctica útil de seguimiento del tiempo que hay que recordar en la gamificación es crear mucha competencia y transparencia.
La competencia puede ser una gran mecánica de juego para impulsar la participación y el compromiso de las hojas de tiempo, especialmente cuando se combina con otra mecánica de juego, la transparencia. Al mostrar a los demás su rendimiento en comparación con el de sus compañeros, se verán motivados a competir amistosamente para mejorar su posición. Esto puede ser a nivel individual, así como entre gerentes de diferentes grupos dentro de una organización más grande.
- La imagen siguiente muestra un ejemplo de tablero de control que podría construir dentro de su PPM o módulo de informes de la herramienta de seguimiento del tiempo para ser compartido con varios grupos de usuarios. Esto muestra el lugar que ocupa el usuario en el cumplimiento de su hoja de tiempo individual, el cumplimiento de la hoja de tiempo del departamento, y luego una tabla de clasificación general.
Comunidad
Otra práctica útil de Time Tracking en la gamificación es la creación de una comunidad.
La comunidad responde a nuestro sentimiento innato de pertenencia. Es la razón por la que sentimos curiosidad por lo que ocurre con nuestras celebridades favoritas, por la que de vez en cuando nos fijamos en nuestros conocidos a través de las redes sociales y por la que las invitaciones a la hora feliz son bien recibidas. Esta mecánica de juego puede aplicarse para ayudar a la participación en la hoja de horas aumentando la mecánica de juego mencionada anteriormente de la transparencia, las insignias y los objetivos. Al ver el progreso de los compañeros, los empleados pueden fijarse en su próxima insignia para conquistar o animar a otros para ayudar a alcanzar los objetivos individuales y del departamento.
Utiliza las funciones de colaboración de tus herramientas de PPM para que los miembros del equipo puedan compartir sus logros. Si tus herramientas actuales de PPM no ofrecen un feed de publicaciones sociales, hay otras aplicaciones populares de mensajería instantánea como Teams o Slack que pueden utilizarse para compartir y permitir que otros se unan a las felicitaciones.
Las mismas herramientas de colaboración pueden utilizarse para ayudar a proporcionar una plataforma para que la comunidad se una y comparta la situación del equipo en cuanto al progreso de la presentación de las hojas de horas, promoviendo un enfoque de equipo para lograr el objetivo general de cumplimiento.
Conclusión
La gamificación no es un término nuevo, pero sus beneficios pueden aprovecharse más fácilmente que nunca gracias a la tecnología actual. Puede ser un gran recurso para ayudarle a conquistar las tareas mundanas o que se olvidan fácilmente, como las malogradas entradas en la hoja de horas. Al aplicar la gamificación y la mecánica de los juegos, también puede proporcionar una oportunidad para fomentar un mayor sentido de comunidad y cultura de empresa, más transparencia en los objetivos de todo el departamento y un mayor compromiso con su equipo. ¡A jugar!
Próximos pasos
Contact Us to learn more about our Project and Change Management Services and what tools will help you achieve your time-tracking goals.
No deje de seguirnos en Twitter, LinkedIn y YouTube, y utilice #KolmeGroup en las publicaciones compartidas.
Cited Sources:
- La ciencia detrás de la gamificación: Por qué funciona
- What is Gamification, and How Can it Help My Business?
- 5 beneficios de la gamificación
- Qué son las mecánicas de juego
- Guía definitiva de las insignias de Fitbit: Todo lo que necesitas saber sobre estas insignias de motivación
- Evitar la infradeclaración de las hojas de trabajo