Sumário Executivo
No nosso recente cargo, Justifying A PPM Investment, tivemos uma excelente revisão dos benefícios estratégicos e da poupança de custos, dura e suave, que precisa de considerar para a sua justificação e/ou caso de negócio. Mas como podemos garantir que está a falar sobre os benefícios certos para os interessados certos? Continue a ler para aprender como adaptar as suas mensagens de justificação das partes interessadas quando investir num sistema de gestão de carteiras de projectos.
- Personalizando a Mensagem de Justificação do seu Interessado
- Finanças
- RH & Gestão de Recursos
- Intervenientes Executivos
Personalizando as mensagens de justificação das partes interessadas ao investir num sistema de gestão de carteiras de projectos
Vamos começar por definir os nossos intervenientes - Quem são eles? Vamos categorizar os interessados familiares em três grupos: Finanças, RH & Gestão de Recursos, e Executivos.
Nunca é demais sublinhar como é importante para si adaptar a sua mensagem! As mensagens que não ressoam com um determinado grupo de interessados serão "barulhentas" e potencialmente desfocarão a mensagem.
Chamamos a isto o 'Rabbit Hole of Details', e pode desviar o seu caminho, especialmente com executivos ocupados que podem precisar de estar a par do processo. Errado, questionável, ou demasiados dados distrai da conversa de alto nível que planeou ter. Por isso começar em sentido lato, e depois zero em específico. E recomendamos sempre que mantenha alguns diapositivos "just in case" no seu bolso de trás.
Finanças
Uma das nossas conversas favoritas é a falar com a equipa financeira. Se puder proporcionar um benefício directo à equipa financeirase puder facilitar-lhes a vida e dar-lhes uma maior precisão financeira, ou se for capaz de colocar as suas finanças no seu projectos mais precisos, mais rápidos, e com menos despesas administrativas, a equipa financeira tem muito poder de influência no financiamento dos seus projectos.
Pontos de interesse para ajudar a adaptar as suas mensagens
MELHORIA DA GESTÃO ORÇAMENTAL DO PROJECTO, ESPECIALMENTE PARA A PREVISÃO
Qualquer coisa onde se possa demonstrar a capacidade de ter uma melhor gestão orçamental do projecto. Especialmente para a previsão. Agora, se estiver nos Serviços Profissionais, este é o número um. Isto venderá o seu investimento em PPM se demonstrar que a sua previsão será mais oportuna, mais reactiva e, o mais importante, mais precisa.
PRECISÃO E TRANSPARÊNCIA DOS DADOS
Evidentemente, a exactidão e a transparência dos dados são fundamentais. Fornecer acesso directo e transparência ao PPM aos seus Gestores de Projecto permitir-lhes-á ver as previsões e manter os PMs no circuito em tempo real. E, é claro, dados mais precisos são vitais, o que nos leva de volta a...
POSIÇÃO DE AUTOMATIZAÇÃO E SIMPLIFICAÇÃO
Posição de automatização e simplificação. Voltando aos gestores de projecto, eles podem prever e gerir melhor os seus projectos se conseguirem ter acesso directo às finanças. Assim, se conseguirmos automatizar a introdução de dados financeiros, os seus custos reais de recursos, as suas facturas existentes para cada item em que está a gastar dinheiro, mesmo folhas de horas ou despesas de viagem.
Introduzir estes no seu PPM dá aos seus gestores de projecto o poder de fazer previsões precisas e ajuda-o a evitar muito combate a incêndios. E isto leva-nos de volta à nossa Fonte Única de Verdade - quanto mais conseguir automatizar, mais trabalho poderá fazer num único sistema, mais exactos serão os seus dados, e mais fácil será para todos. Estes são os tipos de benefícios de uma ferramenta que o ajudará a vender!
RH & Gestão de Recursos
A seguir, é personalizar o seu envio de mensagens para os seus interessados em RH/Gestão de Recursos.
Numa perspectiva de RH/RM, queremos pensar no Alinhamento de Recursos. É imperativo saber em que é que os seus recursos estão a trabalhar e o que estão a fazer:
- estão a trabalhar em algo importante para o seu negócio, ou seja, as suas iniciativas estratégicas?
- estão a melhorar a qualidade ou a reduzir os custos? Queremos os nossos recursos a trabalhar nos projectos que proporcionarão o máximo valor à empresa, tanto a curto como a longo prazo.
Precisamos de dar prioridade a estes projectos porque os recursos dispõem apenas de tantas horas. No nosso whitepaper de 2018, vimos que dados fiáveis e precisos dos projectos se correlacionam com uma melhoria de 62% na Utilização de Recursos e no sucesso do projecto.
- Quantas horas devem ser gastas em novos trabalhos vs. negócios como de costume?
- Qual a percentagem que queremos que seja atribuída às várias iniciativas?
Os Gestores de Recursos precisam de saber quando são sobre ou subutilizados, e precisam de saber antes de atingir o modo de crise e antes que as expectativas da empresa ou dos clientes sejam estabelecidas.
Claro que, quando dizemos 'Recursos', queremos dizer 'Pessoas', e quando trabalhamos com pessoas, a Satisfação da Equipa é a Chave.
É uma tarefa de "mind-numbing" a utilização de múltiplas ferramentas, duplicação ou mesmo triplicação de dados, e passar horas a criar manualmente relatórios de slides todas as semanas. Não é divertido fazer numa sexta-feira à noite antes de poder ir para casa. Ter todos os seus dados numa única fonte torna o trabalho de todos mais fácil.
AdaptiveWork, por exemplo, tem Slide Publisher e Document Publisher, o que lhe permite criar relatórios de estado com o clique de um botão. Isso deixa mais tempo para fazer trabalhos mais valiosos e desenvolvimento profissional e permite-lhe marcar a hora às sextas-feiras.
Isso conduz, mais uma vez, à Automatização e Simplificação. Uma boa ferramenta de PPM terá fluxos de trabalho e fluxos de trabalho programados. O sistema pode enviar automaticamente o meu relatório de estado todas as semanas. Eu poderia entrar e ver num relance qual dos meus relatórios directos não fez as suas folhas de horas esta semana, e, com o clique de um botão, enviar-lhes um e-mail para que possam actualizar o seu tempo directamente da sua caixa de entrada.
Este ponto diz respeito à satisfação da equipa, exactidão dos dados, transparência, etc.
Resumindo: O foco da Gestão de Recursos Humanos e Recursos Humanos é saber em que é que as pessoas estão a trabalhar e que têm o equilíbrio adequado de capacidade para apoiar iniciativas que são importantes para o negócio.
E a justificação do Headcount?
Se estiver a olhar para a sua carteira e tiver iniciativas estratégicas em curso, e estiver na sua capacidade, estas coisas são significativas.
Isso justifica que eu acrescente o número de efectivos? Ou será que devo reafectar as pessoas do trabalho como de costume para projectos mais inovadores? O seu PPM irá ajudá-lo a recolher e avaliar esses dados e depois utilizá-los para justificar esse tipo de alterações.
Vimos isto ser utilizado como uma ferramenta poderosa para ajudar a construir uma coligação com outros gestores. Se conseguir que a luz se acenda, "Esta é uma ferramenta que o pode ajudar a justificar o número de efectivos", em vez de dizer, "Estamos inundados, precisamos de mais pessoas", pode dizer, "Para as novas iniciativas, está a pedir, vou precisar de um aumento de 10% no pessoal para satisfazer esses requisitos".
A justificação é fácil de ver em gráficos de bom aspecto num ecrã de planeamento de carteiras com dados duros contra apenas dizer: "Acredite em mim".
Intervenientes Executivos
Os seus intervenientes executivos são um grupo que necessita de um caso de negócios específico e adaptado. Discutimos muitos dos benefícios no início do artigo, delineando como falar com precisão com a sua C-Suite porque tudo o que discutimos como um benefício para os funcionários também toca de alguma forma a C-Suite. E isso é muita informação para pessoas muito ocupadas.
Tenha essa conversa. Quando falar com eles, pode assegurar-lhes que as suas acções se alinham com a sua estratégia executiva. Como é que eles medem esse alinhamento, e como podemos assegurar que nos estamos a encontrar como departamento e empresa?
E é isto que se pode apontar, o que esta ferramenta pode fazer, e será essa a história que lhes poderá ensinar. Ajude-os a compreender que você tem um objectivo comum. E isso é a outra coisa. A sua organização será diferente daqui a um mês, daqui a um trimestre, ou daqui a um ano. Vai sempre mudar. Basta olhar para o que aconteceu este ano; não se pode prever isso.
E vemos muito este cenário. Os negócios estão em pânico e a reagir porque, como se costuma dizer, "temos de fazer alguma coisa".
É preciso fazer algo, mas também é preciso ser capaz de mudar e mudar de forma inteligente. A sua ferramenta pode precisar de mudar para incorporar novos dados ou processos empresariais.
Justifique a sua ferramenta como dando-lhe os dados de que necessita para justificar uma boa decisão comercial muito rapidamente e na hora certa!
- Alinhamento do projecto com a Estratégia
- Agilidade Organizacional
- Automatização e Simplificação:
- Eliminação de outros sistemas ($$$$'s)
- Tempo de comercialização
- Qualidade de Entrega / Sucesso do Projecto
- Lições aprendidas
- Equipa / Cliente / Satisfação das Partes Interessadas
- Qualidade e actualidade dos dados