Resumen ejecutivo
En nuestro reciente post, Justificar una inversión en PPM, hemos hecho un excelente repaso de los beneficios estratégicos y el ahorro de costes duros y blandos que debe tener en cuenta para su justificación y/o caso de negocio. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que está hablando de los beneficios adecuados a las partes interesadas adecuadas? Siga leyendo para saber cómo adaptar sus mensajes de justificación a las partes interesadas cuando invierta en un sistema de gestión de carteras de proyectos.
- Adaptar el mensaje de justificación a las partes interesadas
- Finanzas
- RRHH y gestión de recursos
- Ejecutivos Interesados
Cómo adaptar los mensajes de justificación de las partes interesadas al invertir en un sistema de gestión de la cartera de proyectos
Empecemos por definir a las partes interesadas: ¿quiénes son? Clasificaremos las partes interesadas conocidas en tres grupos: Finanzas, Gestión de Recursos Humanos y Directivos.
Nunca insistiremos lo suficiente en la importancia de adaptar el mensaje. Los mensajes que no resuenen con un determinado grupo de interesados serán "ruido" y podrían desenfocar el mensaje.
A esto lo llamamos la "madriguera de los detalles", y puede despistarle, sobre todo con ejecutivos muy ocupados que quizá necesiten estar al tanto del proceso. Los datos erróneos, cuestionables o excesivos distraen la atención de la conversación de alto nivel que se pretendía mantener. Así que empiece por lo general y luego vaya concretando. Y siempre recomendamos que guardes en el bolsillo unas cuantas diapositivas "por si acaso".
Finanzas
Una de nuestras conversaciones favoritas es hablar con el equipo de Finanzas. Si puedes aportar un beneficio directo al equipo financierosi puedes facilitarles la vida y ofrecerles datos financieros más precisos, o si puedes incluir sus datos financieros en tus proyectos de forma más precisa, rápida y con menos gastos administrativos, el equipo financiero tiene mucho que decir a la hora de financiar tus proyectos..
Puntos de interés para adaptar sus mensajes
MEJORA DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS PROYECTOS, ESPECIALMENTE PARA LAS PREVISIONES
Cualquier cosa en la que se pueda demostrar la capacidad de haber mejorado la gestión del presupuesto del proyecto. Especialmente para la previsión. Ahora, si estás en Servicios Profesionales, este es el número uno. Esto venderá su inversión en PPM si demuestra que sus previsiones serán más puntuales, receptivas y, lo que es más importante, más precisas.
EXACTITUD Y TRANSPARENCIA DE LOS DATOS
Por supuesto, la precisión y la transparencia de los datos son fundamentales. Proporcionar acceso directo y transparencia al PPM a sus jefes de proyecto les permitirá ver las previsiones y mantener a los jefes de proyecto informados en tiempo real. Y, por supuesto, es vital disponer de datos más precisos, lo que nos lleva de nuevo a...
AUTOMATIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN
Automatización y simplificación. Volviendo a los gestores de proyectos, pueden prever y gestionar mejor sus proyectos si tienen acceso directo a los datos financieros. Así que si podemos automatizar la introducción de datos financieros, los costes reales de los recursos, las facturas existentes para cada partida en la que se gasta dinero, incluso las hojas de horas o los gastos de viaje.
La introducción de estos datos en el PPM permite a los gestores de proyectos realizar previsiones precisas y les ayuda a evitar la extinción de incendios. Y esto nos lleva de nuevo a nuestra Fuente Única de la Verdad: cuanto más pueda automatizar, más trabajo podrá hacer en un único sistema, más precisos serán sus datos y más fácil será para todos. Éstas son las ventajas de una herramienta que ayudarán a venderla.
RRHH y gestión de recursos
Lo siguiente es adaptar el mensaje a las partes interesadas en la gestión de recursos humanos.
Desde la perspectiva de RRHH/RM, queremos pensar en la Alineación de Recursos. Es imprescindible saber en qué están trabajando tus recursos y qué están haciendo:
- ¿están trabajando en algo importante para su empresa, es decir, en sus iniciativas estratégicas?
- ¿mejoran la calidad o reducen los costes? Queremos que nuestros recursos trabajen en los proyectos que aporten el máximo valor a la empresa, tanto a corto como a largo plazo.
Tenemos que priorizar estos proyectos porque los recursos solo tienen un número limitado de horas. En nuestro whitepaper de 2018, vimos que los datos fiables y precisos de los proyectos se correlacionan con una mejora del 62% en la Utilización de Recursos y el éxito del proyecto.
- ¿Cuántas horas deben dedicarse los recursos al nuevo trabajo frente a la actividad habitual?
- ¿Qué porcentaje queremos que se destine a las distintas iniciativas?
Los gestores de recursos necesitan saber cuándo están sobreutilizados o infrautilizados, y necesitan saberlo antes de que llegue el momento de la crisis y antes de que se fijen las expectativas de la empresa o del cliente.
Por supuesto, cuando decimos "Recursos", queremos decir "Personas", y cuando se trabaja con personas, la satisfacción del equipo es clave.
Es alucinante utilizar varias herramientas, duplicar o incluso triplicar los datos y pasar horas creando manualmente informes de diapositivas cada semana. No es divertido hacerlo un viernes por la noche antes de poder irse a casa. Tener todos los datos en una única fuente facilita el trabajo de todos.
AdaptiveWork, por ejemplo, cuenta con Slide Publisher y Document Publisher, que te permiten crear informes de estado con sólo pulsar un botón. Eso te deja más tiempo para hacer Trabajo y desarrollo profesional más valiosos y te permite fichar a tiempo los viernes.
Esto nos lleva, de nuevo, a la automatización y la simplificación. Una buena herramienta PPM tendrá flujos de trabajo y flujos de trabajo programados. El sistema puede enviar automáticamente mi informe de estado cada semana. Podría conectarme y ver de un vistazo cuáles de mis subordinados directos no han hecho sus partes de horas esta semana y, con sólo pulsar un botón, enviarles un correo electrónico para que puedan actualizar su tiempo directamente desde su bandeja de entrada.
Este punto está relacionado con la satisfacción del equipo, la exactitud de los datos, la transparencia, etc.
Conclusión: El objetivo de Recursos Humanos y Gestión de Recursos es saber en qué está trabajando la gente y que tengan el equilibrio adecuado de capacidad para apoyar las iniciativas que son importantes para la empresa.
¿Y la justificación de los efectivos?
Si estás analizando tu cartera y tienes iniciativas estratégicas en ciernes, y estás al límite de tu capacidad, estas cosas son significativas.
¿Eso justifica que añada personal? ¿O debería reasignar personal del trabajo habitual a proyectos más innovadores? Su PPM le ayudará a recopilar y evaluar esos datos y a utilizarlos para justificar ese tipo de cambios.
Hemos visto que se utiliza como una poderosa herramienta para ayudar a crear una coalición con otros directivos. Si consigues que se encienda la luz de que "esta es una herramienta que puede ayudarte a justificar los efectivos", en lugar de decir: "Estamos desbordados, necesitamos más gente", puedes decir: "Para las nuevas iniciativas que pides, necesitaré un aumento de plantilla del 10% para cumplir esos requisitos"".
La justificación es fácil de ver en gráficos atractivos en una pantalla de planificación de carteras con datos concretos que los respalden, en lugar de limitarse a decir: "Créanme".
Ejecutivos Interesados
Sus interlocutores ejecutivos son un grupo que necesita un argumento comercial específico y adaptado. Ya hemos hablado de muchas de las ventajas al principio del artículo, explicando cómo hablar con precisión con la alta dirección, porque todo lo que hemos mencionado como ventajas para los empleados también afecta a la alta dirección de alguna manera. Y eso es mucha información para gente muy ocupada.
Mantenga esa conversación. Cuando hables con ellos, puedes asegurarles que tus acciones se alinean con su estrategia ejecutiva. ¿Cómo miden esa alineación y cómo podemos asegurarnos de que la cumplimos como departamento y como empresa?
Y esto es lo que puedes señalar, lo que esta herramienta puede hacer, y esa será la historia que podrás enseñarles. Ayúdales a entender que tenéis un objetivo común. Y esa es la otra cosa. Tu organización será diferente dentro de un mes, de un trimestre o de un año. Siempre va a cambiar. No hay más que ver lo que ha pasado este año; no se puede prever.
Y vemos mucho este escenario. Las empresas entran en pánico y reaccionan porque, como dicen, " tenemos que hacer algo".
Hay que hacer algo, pero también hay que ser capaz de cambiar y cambiar con inteligencia. Es posible que su herramienta tenga que cambiar para incorporar nuevos datos o procesos empresariales.
Justifique que su herramienta le proporciona los datos que necesita para justificar una decisión empresarial acertada muy rápidamente y sobre la marcha.
- Alineación del proyecto con la estrategia
- Agilidad organizativa
- Automatización y simplificación:
- Eliminación de otros sistemas ($$$$'s)
- Tiempo de comercialización
- Calidad de la entrega / Éxito del proyecto
- Lecciones aprendidas
- Satisfacción del equipo / clientes / partes interesadas
- Calidad y puntualidad de los datos