Sumário Executivo
As empresas de gestão de construção enfrentam muitos desafios: gestão de recursos, aprovisionamento, pagamentos, desactualização ou falta de ferramentas digitais, etc. Para suportar o risco, as empresas de construção devem encontrar formas de ganhar eficiência e maximizar os seus recursos. Discutimos como a Automatização de Processos Empresariais aumentará a eficiência e ajudará na colaboração inter-funcional e como os seus empregados, empreiteiros e subempreiteiros comunicam.
- Desafios da gestão da construção para 2023
- 10 Ineficiências mais comuns em projectos de construção
- O que é a Automatização do Fluxo de Trabalho, e porque é utilizada?
- Como se pode reduzir a ineficiência na construção com software de gestão de projectos?
- Melhorar o resultado final da sua empresa e obter um ROI positivo
Desafios da gestão da construção para 2023
Em 2023, as empresas de gestão de construção enfrentam muitos desafios: gestão de recursos, aprovisionamento, pagamentos, desactualização ou falta de ferramentas digitais, etc. Para resistir ao risco, as empresas de construção têm de encontrar formas de ganhar eficiência e maximizar os seus recursos porque, apesar dos desafios, a indústria da construção é um dos contribuintes mais significativos para o PIB mundial, acrescentando um peso de 0,73 por cento a nível global.
Desafios do projecto de construção
Outro factor assinalado por Dr. Algan Tezel,um conferencista em Gestão da Construção, Engenharia Civil, e Construção Lean, é que 80% da indústria da construção compreende pequenas e médias empresas ou empresas (PMEs ou SMBs), trabalhando frequentemente como subempreiteiros para empresas maiores.
A Estudo McKinsey mostra que 98% dos projectos de construção estão acima do orçamento, 77% estão atrasados, e as taxas de eficiência pairam consistentemente à volta de 30%. A enorme quantidade de tempo, dinheiro e trabalho desperdiçado tem um impacto substancialmente negativo na indústria da construção.
Ao trabalhar em projectos de construção, é essencial gerir eficientemente. No entanto, há várias ineficiências e desafios que todos os gestores de projectos encontram frequentemente.
10 Ineficiências mais comuns em projectos de construção
1. Restrições orçamentais
O orçamento é estimado com base nas expectativas das partes interessadas. Os gestores de projecto são responsáveis por estabelecer expectativas razoáveis de ultrapassagens de custos e fazer reconciliações para as atenuar. Um erro de cálculo ou uma supervisão inadequada poderia levar à ruína do projecto. Existem factores orçamentais que o gestor de projecto não pode controlar, tais como condições ambientais, escassez de recursos e de mão-de-obra, etc. Por conseguinte, o orçamento deve ser constantemente controlado.
2. Gestão do tempo
As restrições de tempo são o problema mais significativo, resultando em desenhos defeituosos, menos receitas, e taxas de acidentes elevadas. Os gestores de projecto devem identificar as variáveis que causam atrasos e fluxos de trabalho de concepção para cumprir os prazos.
3. Questões de segurança
Os trabalhadores precisam de receber formação em segurança, uma vez que os acidentes podem ser evitados através da aplicação rigorosa de práticas de trabalho seguras.
4. Falta de Objectivos Bem Definidos
Quando os objectivos não estão claramente definidos, os recursos, o tempo e o dinheiro são desperdiçados. Os gestores de projecto devem manter uma boa comunicação com o cliente para evitar atrasos desnecessários e ajudá-los a desenvolver-se e a chegar a acordo sobre estes objectivos. Por vezes, os interessados precisam de uma ideia clara daquilo com que discordam ou querem.
5. Gestão inadequada do risco
Os gestores de projecto devem ter as competências adequadas para identificar potenciais problemas e saber como resolvê-los ou eliminá-los. O projecto necessita de uma gestão de risco adequada para evitar atrasos ou exceder o orçamento.
6. Comunicação ineficiente
A falta de comunicação significa que se perde trabalho essencial, e a equipa desconhece os problemas até ser demasiado tarde para os rectificar. Os gestores de projecto devem dar orientações claras e estabelecer uma escala que informe a equipa dos progressos e obstáculos no final de cada dia. Estas directrizes simples permitirão que os problemas sejam identificados precocemente e rectificados a tempo.
7. Expectativas irrealistas
Por vezes, os intervenientes fazem pedidos não razoáveis, tais como a aceleração de projectos ou a limitação do orçamento. Estes pedidos têm uma influência muito negativa na produtividade. Por conseguinte, os gestores de projecto devem responder-lhes após receberem feedback da sua equipa.
8. Habilidades limitadas no pessoal
De acordo com o Relatório do Home Builders Institute,um total de 2,2. milhões de novas contratações em construção são necessários para satisfazer a procura até 2024. A indústria enfrenta duas carências pessoais significativas no que diz respeito a trabalhadores qualificados, uma mão-de-obra envelhecida e uma falta de trabalhadores qualificados.A falta de competências nas equipas de construção pode causar atrasos. O gestor do projecto deve estar consciente destas deficiências antes que elas afectem o projecto e tentar remediá-las o mais rapidamente possível.
9. Falta de estrutura
A gestão do desempenho é uma questão crucial. Tem de haver objectivos claros e responsabilidades de trabalho. Por conseguinte, todos precisam de ter tarefas bem definidas para se manterem concentrados, e ao quebrar objectivos significativos em objectivos diários mais pequenos para cada pessoa, tudo pode ser mantido no bom caminho.
10. Estrangulamentos do fluxo de caixa
Relatório do Mercado Nacional de Subcontratados salienta que os pagamentos lentos contribuem para 45% dos seus recursos desperdiçados, 41% reduzem os lucros, e a sua incapacidade de cumprir a folha de pagamentos 18% do tempo. Os pagamentos tardios prejudicam o fluxo de caixa da empresa e causam atrasos. 52% dos subcontratantes e 40% dos fornecedores de materiais citam a má gestão de empreiteiros gerais como fonte de problemas de pagamento.
Para ultrapassar estas ineficiências e para acomodar o crescimento esperado no sector da construção até 2024, a Deloitte nota no seu "...O Futuro da Construção” relatam que a indústria irá provavelmente integrar mais tecnologias digitais nos fluxos de trabalho para aumentar a produção e a eficiência.
O que é a Automatização do Fluxo de Trabalho, e porque é utilizada?
A automatização do fluxo de trabalho refere-se à concepção, execução e automatização de processos baseados em regras de fluxo de trabalho em que tarefas humanas, dados ou ficheiros são encaminhados entre pessoas ou sistemas na fusão de regras empresariais pré-definidas.
Automatização de Processos de Negócios de Fluxo de Trabalho
As ineficiências típicas dos projectos verão melhorias significativas através da automatização dos fluxos de trabalho nestas áreas críticas:
- Produtividade
- Precisão
- Eficiência
- Audibilidade
- Satisfação no trabalho
- Prestação de contas
Uma ferramenta de software de gestão de projectos é a solução para a automatização do fluxo de trabalho e ajudará a manter os projectos organizados, racionalizar os processos de construção, e eliminar as ineficiências discutidas acima.
A automatização dos fluxos de trabalho permitirá aos trabalhadores concentrarem-se na gestão dos seus projectos de construção. O software trata de muitas tarefas demoradas, tais como facturação, gestão de documentação, relatórios de incidentes, folhas de cálculo, comunicação entre membros da equipa, etc.
Como se pode reduzir a ineficiência na construção com software de gestão de projectos?
Como é que uma solução de software ajudará o resultado final da sua organização e eliminará o desperdício e as ineficiências?
Quais são as vantagens de utilizar soluções de automatização para gerir os fluxos de trabalho?
A configuração e implementação de uma solução de fluxo de trabalho requer tempo, esforço e dinheiro. Por isso, saber que desperdício e ineficiências está a melhorar é essencial. Alguns dos principais benefícios incluem o seguinte:
Melhorar a comunicação interna
É essencial manter uma comunicação eficaz entre os trabalhadores para manter a eficiência operacional. Uma boa comunicação minimiza possíveis atrasos e perdas. Utilizando software de gestão de projectos, o gestor de projectos pode comunicar informações importantes aos trabalhadores, tais como horários de início de tarefas, fluxos de tarefas, ou alterações que precisam de ser feitas instantaneamente no local.
Utilizar Modelação de Informação Predial (BIM)
O BIM é uma tendência crescente na indústria da construção. Graças à tecnologia BIM, os gestores de projecto podem criar representações digitais de edifícios antes do início de qualquer trabalho físico real.
Estas representações digitais ajudam os empreiteiros e subcontratados a visualizar a estrutura e as suas partes mais essenciais antes da sua construção, tornando possível incluir os fluxos de trabalho necessários para a construção.
Da mesma forma, os conflitos entre as várias partes envolvidas no projecto (arquitectos, engenheiros estruturais, engenheiros de instalações eléctricas e de canalização, etc.) podem ser visualizados, permitindo uma comunicação contínua entre eles e uma modificação constante para que o modelo final corresponda o mais próximo possível da realidade.
Produtividade recorde e rastreio
O software de gestão de projectos pode ajudar o gestor de projectos a decompor o projecto global em fases mais pequenas e mais fáceis de gerir para identificar áreas de melhoria e monitorizar a produtividade dos trabalhadores.
Além disso, o rastreio permite-lhe ver uma repartição da forma como cada trabalhador gere o seu tempo, para que possa ver como melhorar a sua produtividade. Com esta informação, as alterações ao projecto podem ser feitas de forma mais eficiente, aumentando assim a produtividade e eficiência.
Ferramentas de Gestão de Dados
A gestão de dados é essencial para aumentar a eficiência nos projectos de construção. A utilização de software de gestão de projectos com uma base de dados central para recolher dados do local ajuda os gestores de projectos a obter uma visão de 360 graus do que está a acontecer em cada fase do ciclo de vida do projecto e minimiza a probabilidade de erros e atrasos.
Melhorar o Processo de Planeamento
Demasiadas vezes, a fase de planeamento de um projecto de construção é negligenciada. É, contudo, um dos factores críticos para o sucesso dos projectos de construção. Quando feito com precisão e cuidado, o planeamento do projecto ajudará a navegar por atrasos imprevistos. O planeamento também pode contribuir para evitar custos adicionais ao longo do caminho.
Ao utilizar software de construção no processo de planeamento, toda a informação necessária pode ser acedida centralmente e permitir que os participantes do projecto sejam mantidos actualizados sobre quaisquer alterações.
Adopção de Tecnologia Móvel On-Site
Nos últimos anos, a tecnologia móvel no local tem sido uma tendência crescente na indústria da construção. Utilizando a tecnologia móvel, trabalhadores e gestores de projecto podem comunicar e partilhar actualizações em tempo real sobre o que está a acontecer no local. Também reduz o contacto presencial, dá aos trabalhadores mais tempo para completar as suas tarefas, e aumenta a eficiência nos processos de construção.
Melhorar o resultado final da sua empresa e obter um ROI positivo
O resultado final é a razão pela qual se toma qualquer decisão estratégica de negócios. As actividades de melhoria de um negócio precisam sempre de ser justificadas, e os executivos querem sempre ver um ROI (Retorno do Investimento) positivo.
Porque o retorno da implementação de diferentes actividades de planeamento pode afectar negativamente os seus resultados, seguem sempre algumas perguntas difíceis e são feitas pelo ramo executivo dentro de uma organização.
Muitas empresas de gestão de construção têm sido lentas a adoptar a automatização dos processos empresariais porque a adopção de uma nova forma de fazer as coisas requer planeamento, trabalho e formação, o que se traduz numa perda em horas facturáveis e num medo real de fazer um investimento negativo para a empresa.
Contudo, pode ter chegado o momento da gestão considerar estes investimentos em soluções digitais para compensar os custos crescentes e eliminar desperdícios e ineficiências na cadeia de fornecimento, gestão de recursos, pagamentos e aquisições para melhorar os resultados de uma empresa.
Com novas soluções tecnológicas móveis e centradas na nuvem, os gestores de projecto podem aceder a um sistema totalmente integrado em todas as plataformas para uma solução abrangente de gestão de projectos.
Investir na automatização dos processos empresariais
Estes sistemas de software ajudam a eliminar tarefas morosas tais como facturação, papelada, gestão de ofertas, e folhas de horas. O software de gestão de projectos ajuda o gestor de projectos a melhorar a eficiência e a produtividade, permitindo aos empreiteiros a auto-completar essas tarefas enfadonhas.
A automatização dos processos empresariais aumentará positivamente a eficiência e ajudará na colaboração interfuncional e na forma como os seus empregados, empreiteiros e subempreiteiros comunicam. Fornecendo um lugar central também para encontrar documentação associada à fase correcta do projecto e outras informações vitais para verificar a conclusão da fase do projecto ou quanto resta para completar.
Eliminar estes factores de risco comuns que causam desperdício e ineficiência que afectam negativamente os resultados de uma empresa é o investimento mais sensato que a sua empresa de gestão de construção pode fazer agora. Repensar a forma como faz negócios e automatizar processos empresariais é desenvolver uma nova mentalidade organizacional na redução de custos que, por sua vez, tornará o seu negócio "à prova de recessão".
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ClickUp entrevistou vários dos seus clientes para descobrir como estão a utilizar o ClickUp para automatizar os seus processos de negócio para melhorar a sua produtividade e rentabilidade. Estas histórias de estudo de caso destacam como a adopção da automatização do fluxo de trabalho ajudou estas empresas a adoptar uma mentalidade de redução de custos e a eliminar os elevados custos gerais e a melhorar a produtividade, encontrando a ineficiência no processo que poderia ser automatizado e poupando à sua empresa horas de trabalho desperdiçadas.
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