Resumen ejecutivo
Las empresas de gestión de la construcción se enfrentan a muchos retos: gestión de recursos, adquisiciones, pagos, herramientas digitales anticuadas o inexistentes, etc. Para resistir el riesgo, las empresas de construcción deben encontrar formas de ganar eficiencia y maximizar sus recursos. Hablamos de cómo la automatización de los procesos empresariales aumentará la eficiencia y ayudará en la colaboración interfuncional y en la forma de comunicarse de sus empleados, contratistas y subcontratistas.
- Retos de la gestión de la construcción para 2023
- Las 10 ineficiencias más comunes en los proyectos de construcción
- ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo y por qué se utiliza?
- ¿Cómo reducir la ineficacia en la construcción con un software de gestión de proyectos?
- Mejore los resultados de su empresa y obtenga un ROI positivo
Retos de la gestión de la construcción para 2023
En 2023, las empresas de gestión de la construcción se enfrentan a numerosos retos: gestión de recursos, adquisiciones, pagos, herramientas digitales anticuadas o inexistentes, etc. Para resistir el riesgo, las empresas de construcción deben encontrar formas de ganar eficiencia y maximizar sus recursos porque, a pesar de los retos, el sector de la construcción es uno de los que más contribuyen al PIB mundial, con una aportación global del 0,73%.
Retos de los proyectos de construcción
Otro factor señalado por Dr. Algan Tezelprofesor de Gestión de la Construcción, Ingeniería Civil y Lean Construction, es que el 80% del sector de la construcción está formado por pequeñas y medianas empresas o negocios (PYME), que a menudo trabajan como subcontratistas para empresas más grandes.
A estudio de McKinsey muestra que el 98% de los proyectos de construcción superan el presupuesto, el 77% sufren retrasos y los índices de eficiencia rondan sistemáticamente el 30%. La enorme cantidad de tiempo, dinero y mano de obra desperdiciados repercute negativamente en el sector de la construcción.
Cuando se trabaja en proyectos de construcción, es esencial gestionar con eficacia. Sin embargo, hay varias ineficiencias y retos con los que todo gestor de proyectos se encuentra a menudo.
Las 10 ineficiencias más comunes en los proyectos de construcción
1. Limitaciones presupuestarias
El presupuesto se estima en función de las expectativas de las partes interesadas. Los directores de proyecto son responsables de fijar unas expectativas razonables de sobrecostes y de hacer las conciliaciones necesarias para paliarlos. Un cálculo erróneo o una supervisión inadecuada pueden llevar al proyecto a la ruina. Hay factores presupuestarios que el director de proyecto no puede controlar, como las condiciones ambientales, la escasez de recursos y mano de obra, etc. Por lo tanto, el presupuesto debe supervisarse constantemente.
2. Gestión del tiempo
Las limitaciones de tiempo son el problema más importante, que se traduce en diseños defectuosos, menos ingresos y altos índices de siniestralidad. Los jefes de proyecto deben identificar las variables que provocan retrasos y diseñar flujos de trabajo para cumplir los plazos.
3. 3. Cuestiones de seguridad
Es necesario formar a los trabajadores en materia de seguridad, ya que los accidentes pueden evitarse aplicando estrictamente prácticas de trabajo seguras.
4. Falta de objetivos bien definidos
Cuando los objetivos no están claramente definidos, se malgastan recursos, tiempo y dinero. Los directores de proyecto deben mantener una buena comunicación con el cliente para evitar retrasos innecesarios y ayudarle a desarrollar y acordar esos objetivos. A veces, las partes interesadas necesitan una idea clara de lo que no están de acuerdo o quieren.
5. Gestión inadecuada del riesgo
Los jefes de proyecto deben tener las aptitudes adecuadas para identificar posibles problemas y saber cómo resolverlos o eliminarlos. El proyecto necesita una gestión de riesgos adecuada para evitar retrasos o salirse del presupuesto.
6. Comunicación ineficaz
La falta de comunicación hace que se pierda trabajo esencial y que el equipo no sea consciente de los problemas hasta que es demasiado tarde para rectificarlos. Los jefes de proyecto deben dar directrices claras y establecer un baremo que informe al equipo de los avances y obstáculos al final de cada jornada. Estas directrices directas permitirán detectar pronto los problemas y rectificarlos a tiempo.
7. Expectativas poco realistas
A veces las partes interesadas hacen peticiones poco razonables, como acelerar los proyectos o limitar el presupuesto. Estas peticiones influyen muy negativamente en la productividad. Por eso, los jefes de proyecto deben responder a ellas después de recabar la opinión de su equipo.
8. Competencias limitadas del personal
Según el informe del Home Builders Instituteun total de 2,2 millones de nuevas contrataciones en la construcción para satisfacer la demanda hasta 2024. El sector se enfrenta a dos importantes carencias de personal cualificado: el envejecimiento de la mano de obra y la falta de trabajadores cualificados.La falta de cualificación en los equipos de construcción puede provocar retrasos. El gestor de proyectos debe ser consciente de estas carencias antes de que afecten al proyecto e intentar remediarlas lo antes posible.
9. Falta de estructura
La gestión del rendimiento es una cuestión crucial. Debe haber objetivos y responsabilidades laborales claros. Por lo tanto, todo el mundo debe tener tareas bien definidas para mantenerse centrado, y si se dividen los objetivos importantes en metas diarias más pequeñas para cada persona, todo puede mantenerse encauzado.
10. Atascos de tesorería
Informe nacional sobre el mercado de subcontratistas destaca que la lentitud en los pagos contribuye en un 45% al despilfarro de recursos, en un 41% a la reducción de beneficios y en un 18% al impago de nóminas. La morosidad perjudica a la tesorería de la empresa y provoca retrasos. El 52% de los subcontratistas y el 40% de los proveedores de materiales citan la mala gestión del contratista general como origen de los problemas de pago.
Para superar estas ineficiencias y dar cabida al crecimiento previsto en el sector de la construcción hasta 2024, Deloitte señala en su informe "El futuro de la construcción" que el sector probablemente integrará más tecnologías digitales en los flujos de trabajo para impulsar la producción y la eficiencia.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo y por qué se utiliza?
La automatización de flujos de trabajo se refiere al diseño, ejecución y automatización de procesos basados en reglas de flujo de trabajo en los que tareas humanas, datos o archivos se enrutan entre personas o sistemas en la fusión de reglas empresariales predefinidas.
Automatización de procesos de trabajo
Las ineficiencias típicas de los proyectos experimentarán mejoras significativas gracias a la automatización de los flujos de trabajo en estas áreas críticas:
- Productividad
- Precisión
- Eficacia
- Audibilidad
- Satisfacción laboral
- Rendición de cuentas
Una herramienta de software de gestión de proyectos es la solución a la automatización del flujo de trabajo y ayudará a mantener los proyectos organizados, agilizar los procesos de construcción y eliminar las ineficiencias comentadas anteriormente.
La automatización del flujo de trabajo permitirá a los trabajadores centrarse en la gestión de sus proyectos de construcción. El software se encarga de muchas tareas que consumen mucho tiempo, como la facturación, la gestión de documentación, los informes de incidencias, las hojas de cálculo, la comunicación entre los miembros del equipo, etc.
¿Cómo reducir la ineficacia en la construcción con un software de gestión de proyectos?
¿Cómo ayudará una solución de software a la cuenta de resultados de su organización y a eliminar despilfarros e ineficiencias?
¿Cuáles son las ventajas de utilizar soluciones de automatización para gestionar los flujos de trabajo?
Configurar e implantar una solución de flujo de trabajo lleva tiempo, esfuerzo y dinero. Por ello, es esencial saber qué despilfarros e ineficiencias se están mejorando. Algunas de las principales ventajas son las siguientes:
Mejorar la comunicación interna
Es esencial mantener una comunicación eficaz entre los trabajadores para mantener la eficiencia operativa. Una buena comunicación minimiza los posibles retrasos y pérdidas. Con el software de gestión de proyectos, el director del proyecto puede comunicar información importante a los trabajadores, como las horas de inicio de las tareas, los flujos de tareas o los cambios que deban realizarse al instante in situ.
Utilizar el modelado de información de edificios (BIM)
El BIM es una tendencia creciente en el sector de la construcción. Gracias a la tecnología BIM, los jefes de proyecto pueden crear representaciones digitales de los edificios antes de que empiece el trabajo físico.
Estas representaciones digitales ayudan a contratistas y subcontratistas a visualizar la estructura y sus partes más esenciales antes de construirla, lo que permite incluir los flujos de trabajo necesarios para la construcción.
Asimismo, se pueden visualizar los conflictos entre las distintas partes implicadas en el proyecto (arquitectos, ingenieros de estructuras, ingenieros de instalaciones eléctricas y de fontanería, etc.), lo que permite una comunicación continua entre ellos y una modificación constante para que el modelo final se ajuste lo más posible a la realidad.
Registro y seguimiento de la productividad
El software de gestión de proyectos puede ayudar al gestor de proyectos a desglosar el proyecto global en fases más pequeñas y manejables para identificar áreas de mejora y supervisar la productividad de los trabajadores.
Además, el seguimiento permite ver un desglose de cómo gestiona su tiempo cada trabajador, para saber cómo mejorar su productividad. Con esta información, se pueden hacer cambios en el proyecto de forma más eficiente, aumentando así la productividad y la eficacia.
Herramientas de gestión de datos
La gestión de datos es esencial para aumentar la eficacia de los proyectos de construcción. El uso de un software de gestión de proyectos con una base de datos central para recopilar datos de la obra ayuda a los gestores de proyectos a tener una visión de 360 grados de lo que ocurre en cada fase del ciclo de vida del proyecto y minimiza la probabilidad de errores y retrasos.
Mejorar el proceso de planificación
Con demasiada frecuencia se pasa por alto la fase de planificación de un proyecto de construcción. Sin embargo, es uno de los factores críticos para el éxito de los proyectos de construcción. Si se hace con precisión y cuidado, la planificación del proyecto ayudará a sortear retrasos imprevistos. La planificación también puede contribuir a evitar costes adicionales por el camino.
El uso de programas informáticos de construcción en el proceso de planificación permite acceder de forma centralizada a toda la información necesaria y mantener informados a los participantes en el proyecto de cualquier cambio.
Adoptar la tecnología móvil in situ
En los últimos años, la tecnología móvil in situ ha sido una tendencia creciente en el sector de la construcción. Gracias a la tecnología móvil, los trabajadores y los jefes de proyecto pueden comunicarse y compartir actualizaciones en tiempo real sobre lo que ocurre en la obra. También reduce el contacto cara a cara, da a los trabajadores más tiempo para completar sus tareas y aumenta la eficiencia de los procesos de construcción.
Mejore los resultados de su empresa y obtenga un ROI positivo
El resultado final es la razón por la que se toma cualquier decisión empresarial estratégica. Las actividades de mejora de una empresa siempre tienen que estar justificadas, y los ejecutivos siempre quieren ver un ROI (Retorno de la Inversión) positivo.
Dado que el rendimiento de la aplicación de las distintas actividades de planificación puede afectar negativamente a su cuenta de resultados, siempre surgen algunas preguntas difíciles que se plantea el poder ejecutivo de una organización.
Muchas empresas de gestión de la construcción han tardado en adoptar la automatización de los procesos empresariales porque adoptar una nueva forma de hacer las cosas requiere planificación, trabajo y formación, lo que se traduce en una pérdida de horas facturables y un temor real a realizar una inversión negativa para la empresa.
Sin embargo, puede haber llegado el momento de que la dirección considere estas inversiones en soluciones digitales para compensar el aumento de los costes y eliminar el despilfarro y las ineficiencias dentro de la cadena de suministro, la gestión de recursos, los pagos y las adquisiciones para mejorar los resultados de una empresa.
Con las nuevas soluciones tecnológicas móviles y centradas en la nube, los gestores de proyectos pueden acceder a un sistema totalmente integrado en todas las plataformas para disponer de una solución integral de gestión de proyectos.
Invertir en automatización de procesos empresariales
Estos sistemas de software ayudan a eliminar tareas que consumen mucho tiempo, como la facturación, el papeleo, la gestión de ofertas y las hojas de horas. El software de gestión de proyectos ayuda al gestor de proyectos a mejorar la eficiencia y la productividad permitiendo a los contratistas autocompletar esas tediosas tareas.
La automatización de los procesos empresariales aumentará positivamente la eficiencia y contribuirá a la colaboración interfuncional y a la comunicación entre empleados, contratistas y subcontratistas. Proporcionar un lugar central también para encontrar la documentación asociada con la fase correcta del proyecto y otra información vital para comprobar la finalización de la fase del proyecto o cuánto queda por completar.
Eliminar estos factores de riesgo comunes que causan despilfarro e ineficacia y que repercuten negativamente en los resultados de una empresa es la inversión más inteligente que su empresa de gestión de la construcción puede hacer ahora. Replantearse la forma de hacer negocios y automatizar los procesos empresariales es desarrollar una nueva mentalidad organizativa en la reducción de costes que, a su vez, hará que su empresa sea "a prueba de recesiones".
¿Preparado para cambiar su forma de hacer negocios?
Una solución de automatización de flujos de trabajo fácil y sencilla para un entorno ágil es ClickUp, razón por la que elegimos a este socio de herramientas PPM. El sistema está diseñado para reemplazar y reducir la necesidad de múltiples aplicaciones de productividad que se pueden utilizar actualmente para ejecutar su negocio. La idea es tener un único lugar para todo su trabajo y reunir a su equipo al instante.
ClickUp ha entrevistado a varios de sus clientes para averiguar cómo utilizan ClickUp para automatizar sus procesos empresariales y mejorar así su productividad y rentabilidad. Estas historias de casos prácticos destacan cómo la adopción de la automatización de flujos de trabajo ayudó a estas empresas a adoptar una mentalidad de reducción de costes y eliminar los elevados gastos generales y mejorar la productividad al encontrar la ineficiencia en el proceso que podría automatizarse y ahorrar a su empresa horas de trabajo desperdiciadas.
Póngase en contacto con Kolme Group hoy mismo para hablar de cómo podemos ayudarle a replantearse su forma de hacer negocios con una solución de automatización de procesos empresariales que pueda satisfacer sus ágiles necesidades empresariales de gestión de la construcción.
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