Dicas de peritos para acelerar o tempo de implementação da sua ferramenta PPM

"Precisamos de uma ferramenta"! 

"Precisamos de um sistema que faça sentido para nós" 

"Precisamos de ajuda para descobrir isto" 

"Como seguimos isto?" 

O Grupo Kolme tem algumas dicas e perguntas de peritos para a sua consideração, a fim de se preparar para a implementação do seu PPM. Respondemos à pergunta "como se preparar" para que possa preparar a sua organização para a implementação da ferramenta de gestão de projectos.

Esboce os seus principais objectivos para a implementação

• Que lacunas ou pontos de dor tem agora que gostaria de resolver?
• Decidir sobre os resultados esperados. O que pretende de uma ferramenta PPM? Ainda mais importante, de que precisa de uma ferramenta? 
• Como será uma implementação bem sucedida? Defina estes objectivos e consulte-os para garantir que se mantém no bom caminho e alinhado com a visão original. 

Criar uma Lista de Critérios a Considerar & Priorizar para a sua Implementação

• Esta lista prioritária do Must Haves e Nice to Have ajudará a impulsionar as fases de implementação. 
• A iniciação & priorização/selecção de projectos fará parte da implementação? Como será determinada a prioridade? Como serão avaliados o orçamento, o âmbito e a utilização da capacidade/recursos? Que métricas são necessárias para orientar essas decisões? Há etapas de aprovação e permissões a considerar? Quais são os KPIs a serem seguidos? A maioria dos sistemas de PPM inclui capacidades de relatório, pelo que é importante assegurar que os pontos de dados correctos fazem parte das entradas para que possam ser medidos e reportados. 
• Quero que o meu software PPM seja baseado em nuvens ou hospedado localmente? Há considerações de gestão a fazer aqui. 
• Quantos utilizadores irão utilizar a plataforma? Serão apenas empregados internos ou clientes externos ou ambos? 
• Preocupo-me com o aspecto da interface do utilizador?   
• Custo da ferramenta PPM assim como qualquer custo de licenciamento, personalização ou integração 
• Considerar a gestão em curso, actualizações e alterações à plataforma pós-implementação. Será que isto requer horas de serviço profissional ou pode ser gerido internamente? 
• Envolver as necessidades de formação das suas equipas. Factorizar isto nas fases.
• Comece pequeno e trabalhe em fases. Uma abordagem Big Bang é raramente sugerida e demorará muito mais tempo a ser implementada. O impacto da mudança na organização será maior, bem como o esforço de formação e a curva de adopção. A implementação e libertação de partes mais pequenas da solução global como parte de uma abordagem faseada é normalmente mais eficaz e recebida de forma mais positiva. Esta abordagem também permitirá à equipa de implementação recolher feedback e aprendizagens e aplicá-las em fases futuras à medida que avançamos, bem como fazer ajustamentos aos critérios ou prioridades, se necessário. 

Processos de Recolha

• Conheça os seus processos actuais. Os processos estão documentados ou formalizados?   
• Juntar os processos actuais, compreendendo quem os utiliza, bem como as entradas e saídas de cada um deles.   
• Estão a ser seguidos hoje? A compreensão dos processos existentes ou o estabelecimento de novos processos ajudará a orientar a implementação. Os actuais processos lean são um contributo importante para um fluxo de trabalho bem sucedido dentro do PPM. É uma boa utilização do tempo para ver se são tão eficientes quanto possível. 

Reunir a entrada e o feedback do utilizador

• A participação de campeões de utilizadores deve ser aproveitada para representar osir voz ao implementar um PPM. Simples, passos simples, vistas, e mesmo etiquetas fazer uma grande diferença para o utilizador final e a adopção de um novo sistema.

Crie uma lista das suas necessidades de integração

• Existe informação noutros sistemas que gostaria de incluir? A nova plataforma está a substituir as ferramentas herdadas? Em caso afirmativo, reveja e decida quais os dados, se os houver, que serão migrados. É importante garantir que quaisquer dados que serão migrados são precisos e robustos - já ouviu o termo "lixo que entra, lixo que sai" - ou leva o seu tempo a limpar os dados antigos ou deixa-os completamente de fora. A integração de dados também ajudará a minimizar a necessidade de os utilizadores consultarem múltiplos sistemas para completar etapas de um processo.   
• Uma única fonte de verdade. Muitas organizações têm versões diferentes da mesma informação em vários locais, o que leva a duplicação de esforços e confusão. A integração destes dados ajudará a alavancar a informação necessária, mantendo ao mesmo tempo uma única fonte de verdade. 

Crie o seu Plano de Gestão da Mudança

• Isto também é referido como o lado popular da mudança. A importância da gestão e planeamento da mudança no seu plano de implementação não pode ser subestimada.   
• Reúna uma equipa de campeões de utilizadores para fornecer contributos e feedback. Os campeões do projecto facilitarão as opiniões, necessidades, e feedback dos utilizadores ao longo da implementação.    
• Estes campeões farão parte dos planos de comunicação, campanha de marketing interno, e até mesmo formação de novos sistemas. Isto irá afectar positivamente a adopção e apoio dos utilizadores da plataforma 
• Saiba mais sobre Gestão da Mudança na Prosci
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