Consejos de expertos para acelerar el tiempo de implantación de su herramienta PPM

"¡Necesitamos una herramienta!" 

"Necesitamos un sistema que dé sentido a todo esto por nosotros" 

"Necesitamos ayuda para resolver esto" 

"¿Cómo rastreamos esto?" 

Kolme Group tiene algunos consejos de expertos y preguntas para su consideración para preparar su implementación PPM. Respondemos a la pregunta "cómo prepararse" para que pueda preparar a su organización para la implantación de herramientas de gestión de proyectos.

Esboce sus principales objetivos de aplicación

• ¿Qué lagunas o puntos débiles tiene ahora que le gustaría resolver?
• Decida los resultados esperados. ¿Qué quiere de una herramienta PPM? Y lo que es más importante, ¿qué necesita de una herramienta? 
• ¿Cómo será una implantación con éxito? Establece estos objetivos y consúltalos para asegurarte de que te mantienes en el buen camino y alineado con la visión original. 

Elabore una lista de criterios a tener en cuenta y priorice su aplicación

• Esta lista priorizada de lo que hay que tener y lo que es bueno tener ayudará a impulsar las fases de implantación. 
• ¿Formarán parte de la aplicación el inicio y la priorización/selección de proyectos? ¿Cómo se determinará la prioridad? ¿Cómo se evaluarán el presupuesto, el alcance y la capacidad/utilización de recursos? ¿Qué parámetros son necesarios para orientar esas decisiones? ¿Hay pasos de aprobación y permisos que deba tener en cuenta? ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento? La mayoría de los sistemas PPM incluyen funciones de elaboración de informes, por lo que es importante asegurarse de que los puntos de datos correctos forman parte de las entradas para que puedan medirse y ser objeto de informes. 
• ¿Quiero que mi software PPM esté basado en la nube o alojado localmente? Aquí hay que tener en cuenta algunas consideraciones de gestión. 
• ¿Cuántos usuarios utilizarán la plataforma? ¿Serán sólo empleados internos, clientes externos o ambos? 
• ¿Me importa el aspecto de la interfaz de usuario?   
• Coste de la herramienta PPM, así como cualquier coste de licencia, personalización o integración. 
• Considere la gestión continua, las actualizaciones y los cambios en la plataforma tras la implantación. ¿Requerirá esto horas de servicio profesional o puede gestionarse internamente? 
• Prevea las necesidades de formación de sus equipos. Tenlo en cuenta en las fases.
• Empiece poco a poco y trabaje por fases. Rara vez se aconseja un enfoque "Big Bang", que tardará mucho más en implantarse. El impacto del cambio en la organización será mayor, al igual que el esfuerzo de formación y la curva de adopción. Implantar y lanzar partes más pequeñas de la solución global como parte de un enfoque por fases suele ser más eficaz y tener una acogida más positiva. Este enfoque también permitirá al equipo de implantación recopilar comentarios y enseñanzas y aplicarlos a las fases futuras a medida que avancemos, así como realizar ajustes en los criterios o la prioridad, si es necesario. 

Reunir procesos

• Conozca sus procesos actuales. ¿Están documentados o formalizados?   
• Reúna los procesos actuales, comprendiendo quién los utiliza, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.   
• ¿Se siguen en la actualidad? Comprender los procesos existentes o establecer otros nuevos ayudará a orientar la implantación. Los procesos Lean actuales son una aportación importante para el éxito del flujo de trabajo en el PPM. Es un buen uso del tiempo comprobar si son lo más eficientes posible. 

Recopilar opiniones y comentarios de los usuarios

• Debe aprovecharse la participación de los defensores de los usuarios para representar a lair voz a la hora de implantar un PGP. Simple, pasos sencillos, vistas e incluso etiquetas marcan una gran diferencia para el usuario final y la adopción de un nuevo sistema.

Elabore una lista de sus necesidades de integración

• ¿Hay información en otros sistemas que le gustaría incluir? ¿La nueva plataforma sustituye a las herramientas heredadas? Si es así, revise y decida qué datos, en su caso, se migrarán. Es importante asegurarse de que los datos que se vayan a migrar sean precisos y fiables (ya habrá oído el término "basura que entra, basura que sale"). Tómese su tiempo para limpiar los datos antiguos o elimínelos por completo. La integración de datos también ayudará a minimizar la necesidad de que los usuarios consulten varios sistemas para completar los pasos de un proceso.   
• Una única fuente de información. Muchas organizaciones tienen diferentes versiones de la misma información en varios lugares, lo que lleva a la duplicación de esfuerzos y a la confusión. La integración de estos datos ayudará a aprovechar la información necesaria al tiempo que se mantiene una única fuente de verdad. 

Cree su plan de gestión del cambio

• También se conoce como el lado humano del cambio. No hay que subestimar la importancia de la gestión del cambio y de su planificación en el plan de implantación.   
• Reúna a un equipo de defensores de los usuarios para que aporten sus opiniones y comentarios. Los campeones del proyecto facilitarán las opiniones, necesidades y comentarios de los usuarios a lo largo de la implantación.    
• Estos campeones formarán parte de los planes de comunicación, la campaña de marketing interno e incluso la formación sobre el nuevo sistema. Esto influirá positivamente en la adopción de la plataforma por parte de los usuarios y en su apoyo. 
• Más información sobre la gestión del cambio en Prosci
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En Kolme Group, nos preocupamos y queremos ayudarle a obtener lo mejor de su herramienta PPM. Póngase en contacto con nosotros para una consultoría gratuita de 30 minutos para discutir sus necesidades de implementación de la herramienta PPM y los mejores pasos a seguir.