Sumário Executivo
O projecto Microsoft é o melhor software de gestão de projectos? O seu gabinete de gestão de projectos pode estar à procura de adaptar o Microsoft Project às necessidades da organização para trazer mais visibilidade aos projectos da empresa que requerem mais visibilidade. Contudo, será o projecto MS a escolha certa para o software ppm empresarial da sua empresa em crescimento? Talvez seja tempo de explorar alternativas de ferramentas ppm do Microsoft Project e o vasto mundo das plataformas PPM baseadas na nuvem.
- O Projecto Microsoft está desactualizado
- Início do Sistema de Gestão de Projectos
- Evolução das Características e Ferramentas de Gestão de Projectos
- Vale a pena o projecto MS
- As 10 principais razões para as ferramentas PPM baseadas em nuvens são melhores do que o Microsoft Project
- Complexidade desnecessária a processar
- Software PPM que funciona para a sua organização em crescimento
O Projecto Microsoft está desactualizado
Um Gestor de Projecto bate com as mãos contra a secretária em frustração "O Projecto Microsoft é uma grande dor! A nossa equipa precisa de uma forma de colaborar e fornecer actualizações de projectos em tempo real. Quando todas as actualizações estiverem completas, os nossos dados já estão desactualizados. Tem de haver uma solução melhor"!
O Microsoft Project é a Melhor Escolha de Software de Gestão de Projectos?
O cenário acima está a tornar-se uma troca típica com a mesma pergunta comum feita às equipas de gestão de projectos. Mais para os gestores de projecto, uma vez que sonham com uma ferramenta melhor. Felizmente, a necessidade de velocidade ou de pura preguiça gera ingenuidade - e as ferramentas PPM nasceram.
Quais são os humildes começos do Sistema de Gestão de Projectos?
Era uma vez, já em 1984, quando a Microsoft lançou pela primeira vez o software (ou mesmo 1990 com a Versão 1 para Windows), nasceu o MS Project, e foi "A Grande Solução" para gestores de projectos em todo o mundo.
O MS Project teve uma boa vida longa, servindo o seu objectivo e ajudando os Gestores de Projecto a planear e programar os seus projectos durante aqueles irritantes anos de pré-conectividade da era digital.
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A Grande Evolução das Características e Ferramentas de Gestão de Projectos; Realmente?!?!
Sejamos realistas, mesmo que o software tenha continuado a evoluir com a tecnologia, o Microsoft Project nunca saltou para o século XXI como muitas outras plataformas o fizeram.
Na era da nuvem, o MS Project ainda é uma aplicação baseada no cliente (que é o século passado!).
Embora as modernas ferramentas de gestão de projectos e carteiras variem em termos de sofisticação e complexidade, só existem porque os intervenientes nos projectos precisam de algo mais.
Na era digital contemporânea, a colaboração em tempo real e as actualizações instantâneas de projectos são a capacidade de fazer actualizações rápidas de projectos são funções imperativas que os Gestores de Projectos devem ter no seu cinto de ferramentas de software.
Os clientes dizem tanto tempo às aplicações baseadas no cliente e olá às plataformas baseadas na nuvem com funcionalidades melhoradas que fornecem uma maior visibilidade aos projectos, programas e portfólios.
Então, o Projecto MS Vale a pena?
A ferramenta Microsoft ppm oferece cinco edições: Project for the Web, Project Online, Project Online Desktop Client, Project Professional, e Project Standard.
O Projecto para a Web é como o Projecto Lite. O software existe, está disponível através da Web, e funciona com o software Microsoft Office 365 (por uma taxa adicional, claro), e requer recursos mínimos do sistema, mas é só isso.
Para obter a funcionalidade pela qual o Microsoft Project é famoso, os clientes ainda precisam de comprar um cliente desktop para o planeamento e gestão de recursos, gestão da procura, e todas essas funções superiores.
Além disso, os métodos de funcionalidade de "colaboração e comunicação" abordados pelo sítio web da Microsoft são todos através de Equipas Microsoft. Isto significa que não existe uma verdadeira colaboração no contexto, e os utilizadores têm de pagar taxas de licenciamento adicionais para aceder a essa funcionalidade.
Assim, sabendo que (tecnicamente) a ferramenta PPM da Microsoft está apenas anos atrasada em tecnologia em vez de décadas, vou discutir as vantagens que as aplicações baseadas na nuvem têm em relação às aplicações baseadas no cliente.
As 10 principais razões para as ferramentas PPM baseadas em nuvens são melhores do que o Microsoft Project
1. O Microsoft Project é uma Aplicação Baseada no Cliente
A plena funcionalidade requer ainda que os utilizadores (gasp) instalem uma aplicação baseada no cliente. Lembra-se daqueles 42 disquetes necessários para instalar?
A execução do software requer pelo menos uma CPU de 2 núcleos de 1,6 GHz ou mais rápida e 4 GB de espaço no disco rígido e de RAM cada.
Assim, se os recursos do sistema forem suficientes, a instalação e execução do Microsoft Project resultará numa aplicação altamente reactiva. Até que o disco rígido falhe, e o poof vá para o ficheiro do projecto.
Uma vez que a maioria das ferramentas PPM são baseadas na nuvem, nem sempre serão tão reactivas, mas também não perderá todos os seus dados se um disco rígido falhar, e os computadores portáteis roubados também não resultam em perda de dados
2. Os benefícios de um Sistema Online em Planos são Acessível em Tempo Real.
O programador gasta mais de metade do seu tempo a actualizar o calendário do projecto com informações dos parceiros ou actualizações de recursos?
Será que as actualizações do calendário estão ultrapassadas antes mesmo de terem sido revistas no sistema?
Quando os seus recursos têm acesso ao plano do projecto, assim que cobram o seu tempo ou actualizam a percentagem completa de uma tarefa, essas actualizações estão vivas imediatamente. Não há razão para actualizar um programador, que actualiza então o plano do projecto, e também permite que os parceiros comerciais façam verdadeiras actualizações sem lhes dar acesso a informações proprietárias ou confidenciais.
3. Relatórios em tempo real
Informar sobre carteiras, programas, projectos e equipas para que os PMs e líderes PMO não tenham de responder a 100 e-mails de recursos, chefes, executivos, ou partes interessadas perguntando qual é a situação. Honestamente, esta é provavelmente a razão #1 pela qual os gestores de projecto e os executivos adoram ferramentas PPM baseadas na nuvem.
A elaboração de relatórios em tempo real é uma necessidade absoluta porque os relatórios em tempo real permitem aos líderes tomar decisões essenciais com dados actuais em vez de informação obsoleta e desactualizada.
Se a sua equipa ainda está a calcular a percentagem completa e o custo de uma data de dados completa, bem, certamente não está sozinho, mas porque não trabalhar com dados actuais?
medida que os recursos são actualizados no sistema, essas alterações reflectem-se em relatórios e painéis de controlo que podem ser adaptados a vários casos de utilização. As partes interessadas podem utilizar relatórios como ferramentas para assegurar que os recursos estão a efectuar actualizações de forma atempada. Os executivos estarão confiantes de que estão a tomar decisões com a informação mais precisa.
4. Se os Planos de Projecto estiverem fora de linha, impede a equipa de trabalhar em colaboração
Os recursos não só podem realizar actualizações, como também podem colaborar em tempo real utilizando postos de discussão no contexto. Os recursos e os colaboradores do projecto podem iniciar ou continuar as discussões, tudo dentro de um projecto individual.
Além disso, as ferramentas PPMs online apoiam agora a @tagging para assegurar que os membros apropriados da equipa estejam envolvidos na conversa. Discussões colaborativas no contexto mantêm o Gestor de Projecto e a Equipa envolvidos e no caminho certo.
5. Ferramentas PPM online oferecem verificações de dados contínuas, regras de validação em execução, & notificações de distribuição
Poder-se-ia dizer: "Ei, já falámos sobre a capacidade de resposta". Tem razão; nós falámos. Mas isso foi em relação à reactividade real do sistema (local vs. disponibilidade de recursos nebulosos). Agora, estamos a falar de capacidades melhoradas que as ferramentas PPM na nuvem oferecem que uma aplicação cliente como o Microsoft Project não oferece.
A transição de uma aplicação de programação baseada no cliente para uma ferramenta de PPM baseada na nuvem é uma progressão natural - como a transição de programação numa folha de cálculo para um software de programação em primeiro lugar.
O software PPM permite aos administradores escrever regras de validação e fluxos de trabalho e personalizar acções nos bastidores que melhoram e facilitam a experiência do utilizador. Pode reduzir o tempo de resposta, mas isso deve-se a todo o complexo processamento back-end, e os utilizadores nem sequer sabem que isso está a acontecer!
6. Não há necessidade de editar fora de linha quando não estou online
Normalmente todo o seu trabalho quotidiano é feito online, e a maioria das tarefas de projecto/necessidades de comunicação também o são. Claro, existem algumas excepções, mas honestamente, a conectividade à Internet está prontamente disponível e é fiável em quase qualquer lugar nos dias de hoje.
Comboios, aviões e automóveis, todos oferecem capacidades Wi-Fi. Algumas cidades oferecem mesmo conectividade Wi-Fi gratuita aos seus residentes. Se alguém tiver absolutamente de trabalhar offline, a maioria das ferramentas permite exportar para um formato de folha de cálculo que os utilizadores podem manipular via Microsoft Excel ou Google Sheets e reimportar.
É claro que este método tem riscos inerentes, uma vez que os recursos poderiam estar a actualizar o plano do projecto enquanto um utilizador trabalha fora de linha, e as mudanças poderiam entrar em conflito. A menos que a sua equipa passe parte do seu tempo numa jaula de faraday ou numa instalação segura onde não é permitido absolutamente nenhum acesso à rede externa, uma ferramenta PPM online continuará a ser a sua melhor aposta.
7. Agendar um recurso para uma tarefa Actualiza instantaneamente os orçamentos e a carga de trabalho
As ferramentas PPM online oferecem frequentemente uma gestão financeira e de recursos integrada dentro do sistema. Sinceramente, hoje em dia é praticamente um requisito.
Uma vez que os Gestores de Projectos precisam de uma única fonte de verdade quando se trata dos seus projectos, as ferramentas PPM oferecem um grau de gestão financeira nos seus sistemas. Nem todos os sistemas são criados de forma igual, pelo que é necessário decidir o que a sua organização precisa antes de fazer a transição para uma nova plataforma.
Algumas plataformas oferecem uma gestão financeira altamente sofisticada, enquanto que outras apenas fornecem finanças básicas como taxas e durações de utilização. Tipicamente, qualquer PPM principal terá módulos de gestão financeira e de recursos e fornecerá actualizações em tempo real de orçamentos e cargas de recursos.
A sua organização já tem sistemas e controlos financeiros em vigor? Bem, a boa notícia é: "há uma aplicação para isso"!
Sim, o MS Project oferece capacidades semelhantes, mas se essa informação existir apenas no sistema Microsoft do Project Manager e não for comunicada às partes interessadas ou executivos do projecto, não há muito valor com esta plataforma.
8. Integrações normalizadas e customizadas Assegurar a coerência dos dados entre sistemas
As integrações podem não ser inteiramente "aplicações", mas fornecem um meio de transmissão de dados importantes entre sistemas. A maioria das plataformas PPM empresariais em linha oferecem, no mínimo, integrações padrão com sistemas externos.
Ferramentas PPM Empresarial
Uma vez que a Organização de Gestão de Projectos é frequentemente uma divisão de uma organização, existem sistemas financeiros, de seguimento do tempo, lagos de dados e sistemas de gestão de recursos humanos/empresariais dentro das organizações.
Os criadores de ferramentas PPM empresariais em linha compreendem a necessidade de integridade dos dados e fornecem as ferramentas necessárias para assegurar a transmissão segura de dados entre estes sistemas.
Quando as integrações padrão podem não existir, no mínimo, a plataforma suportará tipicamente integrações através de Interfaces de Programação de Aplicações ou APIs. As integrações standard e personalizadas asseguram que os sistemas podem transmitir dados entre plataformas e manter a integridade dos dados simultaneamente.
9. Características de Colaboração em Tempo Real com Recursos Internos e Externos
As equipas virtuais são o novo normal - eu sei que também não queria lá ir, mas é um facto honesto. Como muitos descobriram dolorosamente em 2020, as equipas virtuais devem ser capazes de comunicar eficazmente, preservando ao mesmo tempo o registo do projecto.
As ferramentas PPM empresariais baseadas na nuvem oferecem métodos de comunicação simples mas em tempo real, mesmo quando os projectos envolvem recursos externos e partes interessadas. Algumas plataformas permitem aos utilizadores externos consumir dados, mas não contribuem sem uma licença.
Outros podem assinalar utilizadores externos e limitar os dados que têm acesso/visibilidade. Além disso, os widgets de publicação permitem o acesso explícito apenas à visualização de um subconjunto de dados do projecto, permitindo ao público específico o acesso a informações que de outra forma permaneceriam em silos.
10. Automação, Automação, Automação
Já abordámos este tema antes, mas na sociedade da gratificação instantânea de hoje, a automatização é onde ela está. O MS Project simplesmente não consegue competir com plataformas de software modernas baseadas na nuvem com capacidades de configuração excepcionais.
Entre integrações e configurações, fórmulas e regras de validação, as capacidades de automatização das modernas ferramentas PPM ultrapassam de longe quaisquer argumentos possíveis para manter os planos de projecto na ferramenta PPM da Microsoft. Oh, e honestamente, os seus Gestores de Projecto agradecer-lhe-ão quando não tiverem de iniciar sessão em cinco aplicações diferentes para produzir os seus relatórios de estado.
Vamos Falar About Unnecessary Complexidade a processar
Importar e Exportar para a ferramenta PPM não é eficiente nem eficaz. Então, porque é que está a considerar actualizar no Microsoft Project e depois importar essas alterações? Porque os Gestores de Projecto estão habituados a trabalhar no MS Project, e não querem fazer a mudança?
Esta não é uma razão válida para manter o status quo na gestão de projectos e carteiras e/ou projectos no MS Project (ou qualquer outra aplicação baseada no cliente para esse efeito).
Sim, pode actualizar o MS Project e depois importar essas alterações para uma plataforma PPM, mas na verdade, isso é o dobro do trabalho, e ninguém tem tempo para isso hoje em dia. A maioria das ferramentas PPM baseadas na nuvem fornecem significativamente mais funcionalidade quando se trabalha no ambiente nativo do que é permitido através de importações.
Se não tiver a certeza de como influenciar os seus Gestores de Projecto para fazer a troca. Contacte um Executivo de Contas que represente a plataforma PPM que está a considerar. A maioria das empresas de software PPM tem material de vendas ou blogs que detalham os benefícios para a sua indústria ou mercado em particular, o que o ajudará a fazer com que a sua equipa se justifique pela mudança de software necessária.
Software PPM que funciona para a sua organização em crescimento
Pode responder Sim ao seguinte:
- A sua organização ainda está a seguir projectos em folhas de cálculo e a considerar uma alternativa ao Microsoft Project?
- Está a utilizar o Projecto, e não se adequa às suas necessidades?
- Perdeu os seus ficheiros de projecto por causa de uma falha do sistema?
- Está cansado de importar e exportar dados obsoletos antes mesmo de os ter introduzido no sistema?
- Precisa de trabalhar e comunicar em tempo real com as partes interessadas internas e externas?
- Deseja solicitar que os recursos realizem actualizações em tempo real?
- Tem programas ou portfólios de projectos para gerir?
Em vez de estruturar o seu Gabinete de Gestão de Projectos para apoiar planos de projectos arcaicos em software que nunca satisfizeram as necessidades da sua organização, talvez seja altura de explorar alternativas ao Microsoft Project e ao vasto mundo das plataformas PPM baseadas na nuvem.
Na Kolme Group, podemos ajudar a sua organização a encontrar uma solução alternativa do Projecto Microsoft que apoie as necessidades crescentes da sua empresa - com mais de 20 anos de experiência prática global nos cinco continentes, apoiando uma vasta gama de organizações, desde empresas em fase de arranque em crescimento até às empresas da Fortune 10 e 100. Temos trabalhado arduamente para encontrar as melhores ferramentas PPM no mercado e podemos ajudá-lo a encontrar a melhor solução que apoia a sua organização.
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