Resumen ejecutivo
¿Es Microsoft project el mejor software de gestión de proyectos? Es posible que su oficina de gestión de proyectos esté buscando adaptar Microsoft Project a las necesidades de la organización para aportar más visibilidad a los proyectos de la empresa que requieren más visibilidad. Sin embargo, ¿es MS project la elección adecuada para el software de ppm empresarial de su empresa en crecimiento? Puede que haya llegado el momento de explorar alternativas a la herramienta ppm Microsoft Project y el amplio mundo de las plataformas PPM basadas en la nube.
- ¿Está anticuado Microsoft Project?
- Inicios del sistema de gestión de proyectos
- Evolución de las funciones y herramientas de gestión de proyectos
- ¿Merece la pena MS Project?
- Las 10 razones principales por las que las herramientas PPM basadas en la nube son mejores que Microsoft Project
- Complejidad innecesaria del proceso
- Software PPM que funciona para su organización en crecimiento
¿Está anticuado Microsoft Project?
Un gestor de proyectos golpea el escritorio con las manos, frustrado: "¡Microsoft Project es un coñazo! Nuestro equipo necesita una forma de colaborar y suministrar actualizaciones del proyecto en tiempo real. Para cuando se completan todas las actualizaciones, nuestros datos ya están desfasados. Tiene que haber una solución mejor".
¿Es Microsoft Project el mejor software de gestión de proyectos?
El escenario anterior se está convirtiendo en un intercambio típico con la misma pregunta común formulada a los equipos de gestión de proyectos. Más para los gestores de proyectos mientras sueñan despiertos con una herramienta mejor. Por suerte, la necesidad de rapidez o la pura pereza engendran ingenio, y así nacieron las herramientas PPM.
¿Cuáles son los humildes comienzos del sistema de gestión de proyectos?
Érase una vez, allá por 1984, cuando Microsoft lanzó por primera vez el software (o incluso 1990 con la versión 1 para Windows), MS Project nació y fue "La Gran Solución" para los gestores de proyectos de todo el mundo.
MS Project ha tenido una larga vida, cumpliendo su propósito y ayudando a los gestores de proyectos a planificar y programar sus proyectos durante esos molestos años previos a la conectividad de la era digital.
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La gran evolución de las funciones y herramientas de gestión de proyectos; ¿¡¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿??????
Admitámoslo, aunque el software ha seguido evolucionando con la tecnología, Microsoft Project nunca ha llegado a entrar en el siglo XXI como muchas otras plataformas.
En la era de la nube, MS Project sigue siendo una aplicación basada en el cliente (¡eso es tan del siglo pasado!).
Aunque las herramientas modernas de gestión de proyectos y carteras varían en sofisticación y complejidad, sólo existen porque los interesados en los proyectos necesitan algo más.
En la era digital contemporánea, la colaboración en tiempo real y las actualizaciones instantáneas de los proyectos son funciones imprescindibles que los jefes de proyecto deben tener en su cinturón de herramientas de software.
Los clientes están diciendo adiós a las aplicaciones basadas en el cliente y hola a las plataformas basadas en la nube con funciones mejoradas que proporcionan una mayor visibilidad de los proyectos, programas y carteras.
¿Merece la pena MS Project?
La herramienta de Microsoft ppm ofrece cinco ediciones: Project for the Web, Project Online, Project Online Desktop Client, Project Professional y Project Standard.
Project for the Web es como Project Lite. El software existe, está disponible a través de la web y funciona con el software Microsoft Office 365 (por una tarifa adicional, claro), y requiere unos recursos mínimos del sistema, pero eso es todo.
Para obtener la funcionalidad por la que Microsoft Project es famoso, los clientes siguen necesitando comprar un cliente de escritorio para la planificación y gestión de recursos, la gestión de la demanda y todas esas funciones superiores.
Además, los métodos de funcionalidad de "colaboración y comunicación" promocionados por el sitio web de Microsoft son todos a través de Microsoft Teams. Eso significa que no existe una verdadera colaboración en contexto y que los usuarios deben pagar licencias adicionales para acceder a esa funcionalidad.
Así que, sabiendo que (técnicamente) la herramienta PPM de Microsoft sólo lleva años de retraso tecnológico en lugar de décadas, hablaré de las ventajas que tienen las aplicaciones basadas en la nube sobre las aplicaciones basadas en el cliente.
Las 10 razones principales por las que las herramientas PPM basadas en la nube son mejores que Microsoft Project
1. Microsoft Project es una aplicación basada en el cliente
La funcionalidad completa sigue requiriendo (gasp) que los usuarios instalen una aplicación basada en cliente. Recuerdas los 42 disquetes necesarios para la instalación?
Para ejecutar el software se necesita al menos una CPU de 2 núcleos a 1,6 GHz o superior y 4 GB de espacio en disco duro y RAM.
Por lo tanto, si los recursos del sistema son suficientes, la instalación y ejecución de Microsoft Project dará como resultado una aplicación de gran capacidad de respuesta. Hasta que se estropea el disco duro y desaparece el archivo de proyecto.
Dado que la mayoría de las herramientas PPM se basan en la nube, no siempre serán tan receptivas, pero tampoco perderá todos sus datos si se estropea un disco duro, y los portátiles robados tampoco dan lugar a la pérdida de datos.
2. La ventaja de un sistema en línea es que los planes son accesibles en tiempo real.
¿Pasa el programador más de la mitad de su tiempo actualizando el calendario del proyecto con información de los socios o actualizaciones de recursos?
¿Están caducadas las actualizaciones de los calendarios antes incluso de que se hayan revisado en el sistema?
Cuando sus recursos tienen acceso al plan del proyecto, tan pronto como cargan su tiempo o actualizan el porcentaje completado en una tarea, esas actualizaciones están vivas inmediatamente. No hay razón para actualizar a un programador, que luego actualiza el plan del proyecto, y además permite a los socios comerciales hacer actualizaciones reales sin darles acceso a información propietaria o confidencial.
3. Informes en tiempo real
Informes sobre carteras, programas, proyectos y equipos para que los PM y los líderes de PMO no tengan que responder a 100 correos electrónicos de recursos, jefes, ejecutivos o partes interesadas preguntando cuál es el estado. Sinceramente, esta es probablemente la razón número 1 por la que los gestores de proyectos y los ejecutivos adoran las herramientas PPM basadas en la nube.
Los informes en tiempo real son absolutamente imprescindibles porque permiten a los directivos tomar decisiones esenciales con datos actuales en lugar de con información obsoleta y anticuada.
Si su equipo sigue calculando el porcentaje de finalización y el coste de finalización a partir de una fecha de datos, seguro que no es el único, pero ¿por qué no trabajar con datos actuales?
A medida que los recursos se actualizan en el sistema, esos cambios se reflejan en informes y cuadros de mando que pueden adaptarse a diversos casos de uso. Las partes interesadas pueden utilizar los informes como herramientas para garantizar que los recursos realizan las actualizaciones a tiempo. Los ejecutivos tendrán la certeza de que están tomando decisiones con la información más precisa.
4. Si los planes del proyecto están desconectados, el equipo no puede trabajar en colaboración
Los recursos no sólo pueden realizar actualizaciones, sino que también pueden colaborar en tiempo real mediante mensajes de debate en contexto. Los recursos y colaboradores del proyecto pueden iniciar o continuar debates dentro de un proyecto individual.
Además, las herramientas de PPM en línea ahora admiten @etiquetado para garantizar que los miembros adecuados del equipo participen en la conversación. Los debates colaborativos en contexto mantienen al gestor de proyectos y al equipo comprometidos y en el buen camino.
5. Las herramientas PPM en línea ofrecen comprobaciones continuas de datos, ejecución de reglas de validación y distribución de notificaciones.
Puede que digas: "Oye, ya hemos hablado de la capacidad de respuesta". Tienes razón, ya lo hemos hecho. Pero eso era en relación con la capacidad de respuesta real del sistema (disponibilidad de recursos locales frente a disponibilidad de recursos en la nube). Ahora estamos hablando de las capacidades mejoradas que ofrecen las herramientas PPM en la nube y que no ofrece una aplicación cliente como Microsoft Project.
La transición de una aplicación de programación basada en el cliente a una herramienta PPM basada en la nube es una progresión natural, como la transición de la programación en una hoja de cálculo al software de programación en primer lugar.
El software PPM permite a los administradores escribir reglas de validación y flujos de trabajo y personalizar acciones entre bastidores que mejoran y facilitan la experiencia del usuario. Puede que reduzca el tiempo de respuesta, pero eso se debe a todo el complejo procesamiento de back-end, ¡y los usuarios ni siquiera saben que está ocurriendo!
6. No es necesario editar fuera de línea cuando no estoy conectado
Por lo general, todo el trabajo diario se hace en línea y la mayoría de las tareas y necesidades de comunicación de los proyectos también. Claro que hay algunas excepciones, pero hoy en día la conexión a Internet es fácil y fiable en casi cualquier lugar.
Trenes, aviones y automóviles disponen de conexión Wi-Fi. Algunas ciudades incluso ofrecen conexión Wi-Fi gratuita a sus residentes. Si es absolutamente necesario trabajar sin conexión, la mayoría de las herramientas permiten exportar a un formato de hoja de cálculo que los usuarios pueden manipular a través de Microsoft Excel o Google Sheets y volver a importar.
Por supuesto, este método tiene riesgos inherentes, ya que los recursos podrían estar actualizando el plan del proyecto mientras un usuario está trabajando sin conexión, y los cambios podrían entrar en conflicto. A menos que tu equipo pase parte de su tiempo en una jaula de faraday o en una instalación segura donde no se permita absolutamente ningún acceso externo a la red, una herramienta PPM en línea seguirá siendo tu mejor opción.
7. La programación de un recurso en una tarea actualiza instantáneamente los presupuestos y la carga de trabajo
Las herramientas PPM en línea suelen ofrecer una gestión financiera y de recursos integrada en el sistema. Sinceramente, hoy en día es casi un requisito.
Dado que los gestores de proyectos necesitan una única fuente de verdad cuando se trata de sus proyectos, las herramientas PPM ofrecen cierto grado de gestión financiera en sus sistemas. No todos los sistemas son iguales, por lo que debes decidir qué necesita tu organización antes de hacer la transición a una nueva plataforma.
Algunas plataformas ofrecen una gestión financiera muy sofisticada, mientras que otras sólo proporcionan datos financieros básicos como tarifas de usuario y duraciones. Normalmente, cualquier PPM convencional dispondrá de módulos de gestión financiera y de recursos y proporcionará actualizaciones en tiempo real de los presupuestos y las cargas de recursos.
¿Cuenta ya su organización con sistemas y controles financieros? Pues la buena noticia es que "¡hay una aplicación para eso!".
Sí, MS Project ofrece capacidades similares, pero si esa información sólo existe en el sistema Microsoft del gestor de proyectos y no se comunica a las partes interesadas o a los ejecutivos del proyecto, esta plataforma no tiene mucho valor.
8. Las integraciones estándar y personalizadas garantizan la coherencia de los datos entre sistemas
Puede que las integraciones no sean del todo "aplicaciones", pero proporcionan un medio para transmitir datos importantes entre sistemas. La mayoría de las plataformas PPM empresariales en línea ofrecen, como mínimo, integraciones estándar con sistemas externos.
Herramientas PPM para empresas
Dado que la Organización de Gestión de Proyectos suele ser una división de una organización, existen sistemas financieros, de seguimiento del tiempo, lagos de datos y de gestión de recursos humanos/empresariales dentro de las organizaciones.
Los desarrolladores de herramientas PPM empresariales en línea comprenden la necesidad de integridad de los datos y proporcionan las herramientas necesarias para garantizar la transmisión segura de datos entre estos sistemas.
Cuando no existan integraciones estándar, como mínimo, la plataforma admitirá normalmente integraciones a través de interfaces de programación de aplicaciones o API. Las integraciones estándar y personalizadas garantizan que los sistemas puedan transmitir datos entre plataformas y mantener la integridad de los datos simultáneamente.
9. Funciones de colaboración en tiempo real con recursos internos y externos
Los equipos virtuales son la nueva normalidad. Sé que yo tampoco quería ir por ahí, pero es un hecho honesto. Como muchos han descubierto dolorosamente en 2020, los equipos virtuales deben ser capaces de comunicarse eficazmente sin dejar de preservar el registro del proyecto.
Las herramientas PPM empresariales basadas en la nube ofrecen métodos de comunicación sencillos pero en tiempo real, incluso cuando en los proyectos participan recursos y partes interesadas externos. Algunas plataformas permiten a los usuarios externos consumir datos, pero no contribuir sin licencia.
Otros pueden marcar a usuarios externos y limitar los datos a los que tienen acceso/visibilidad. Además, los widgets de publicación permiten un acceso explícito de solo visualización a un subconjunto de datos del proyecto, lo que permite al público específico acceder a información que de otro modo permanecería en silos.
10. Automatización, automatización, automatización
Ya hemos tratado este tema en otras ocasiones, pero en la sociedad actual de gratificación instantánea, la automatización es lo que manda. MS Project simplemente no puede competir con las modernas plataformas de software basadas en la nube con capacidades de configuración excepcionales.
Entre integraciones y configuraciones, fórmulas y reglas de validación, las capacidades de automatización de las herramientas PPM modernas superan con creces cualquier posible argumento para mantener los planes de proyecto en la herramienta PPM de Microsoft. Ah, y sinceramente, sus gestores de proyectos se lo agradecerán cuando no tengan que iniciar sesión en cinco aplicaciones diferentes para elaborar sus informes de estado.
Hablemos de la complejidad innecesaria del proceso
Importar y exportar a la herramienta PPM no es eficiente ni eficaz. Entonces, ¿por qué se plantea actualizar en Microsoft Project y luego importar esos cambios? ¿Porque los jefes de proyecto están acostumbrados a trabajar en MS Project y no quieren hacer el cambio?
Esa no es una razón válida para mantener el statu quo a la hora de gestionar proyectos y carteras y/o proyectos en MS Project (o cualquier otra aplicación basada en el cliente, para el caso).
Sí, se puede actualizar MS Project y luego importar esos cambios en una plataforma PPM, pero realmente, eso es el doble de trabajo, y nadie tiene tiempo para eso en estos días. La mayoría de las herramientas PPM basadas en la nube ofrecen muchas más funcionalidades cuando se trabaja en el entorno nativo que las que permiten las importaciones.
Si no está seguro de cómo influir en sus jefes de proyecto para que hagan el cambio. Póngase en contacto con un ejecutivo de cuentas que represente a la plataforma PPM que está considerando. La mayoría de las empresas de software PPM tienen material de ventas o blogs en los que se detallan las ventajas para su sector o mercado en particular, que le ayudarán a defender ante su equipo el cambio de software necesario.
Software PPM que funciona para su organización en crecimiento
¿Puede responder afirmativamente a las siguientes preguntas?
- ¿Su organización sigue realizando el seguimiento de los proyectos en hojas de cálculo y está considerando una alternativa a Microsoft Project?
- ¿Utiliza Project y no se adapta a sus necesidades?
- ¿Has perdido los archivos de tu proyecto por un fallo del sistema?
- ¿Está cansado de importar y exportar datos obsoletos antes incluso de haberlos introducido en el sistema?
- ¿Necesita trabajar y comunicarse en tiempo real con interlocutores internos y externos?
- ¿Desea solicitar que los recursos realicen actualizaciones en tiempo real?
- ¿Tiene programas o carteras de proyectos que gestionar?
En lugar de estructurar su Oficina de Gestión de Proyectos para dar soporte a planes de proyecto arcaicos en un software que nunca llegó a satisfacer las necesidades de su organización, puede que haya llegado el momento de explorar alternativas a Microsoft Project y el amplio mundo de las plataformas PPM basadas en la nube.
En Kolme Group, podemos ayudar a su organización a encontrar una solución alternativa a Microsoft Project que satisfaga las crecientes necesidades de su empresa, con más de 20 años de experiencia práctica global en los cinco continentes, dando soporte a un amplio abanico de organizaciones, desde start-ups en crecimiento hasta empresas Fortune 10 y 100. Hemos trabajado duro para encontrar las mejores herramientas PPM del mercado y podemos ayudarle a encontrar la mejor solución que apoye a su organización.
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