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Competências de Gestão de Recursos: Procura e recolha de dados

Publicado em

02 de Agosto, 2019

Autor

Cortney Felix

Esta é a segunda parte da nossa série sobre competências de Gestão de Recursos e melhores práticas.

Na primeira parte, "Aprender a Rastejar", ajudámo-lo a determinar se a gestão de recursos é adequada à sua equipa ou organização. Agora para começar a construir - é altura de recolher os dados apropriados sobre os quais a sua prática de gestão de recursos se baseará. Embora este possa ser um processo fastidioso, é um passo crucial para garantir que tem os blocos de construção fundamentais necessários para implementar uma solução de gestão de recursos bem sucedida.

Seguem-se nove conjuntos de dados críticos para fornecer recomendações de recursos e melhorar as suas capacidades de gestão de projectos. Lembre-se, é um processo iterativo, mas a precisão e a exaustividade são aqui fundamentais. Quanto mais exacta e completa for a informação compilada, melhor será a sua prática de gestão de recursos.

1. Conheça a sua equipa.

Isto pode parecer ridículo, mas precisa realmente de ter tempo para conhecer a sua equipa. Aprender sobre os seus pontos fortes e fracos individuais? Quais são as idiossincrasias das suas personalidades que influenciam a sua forma de trabalhar? Como é que lidam com o stress? São bons em multi-tarefas ou ficam sobrecarregados com demasiadas tarefas? Brincam bem com os outros ou trabalham melhor por conta própria? Fazer estas perguntas proporcionar-lhe-á os seus recursos de competências transversais. As competências transversais são tão importantes no alinhamento de recursos apropriados a projectos como as competências mais difíceis e técnicas. Na verdade, pode ser o factor determinante do desempenho eficaz de uma equipa de projecto. Invista o tempo na aprendizagem da sua equipa.

2. Capturar a procura actual.

O objectivo aqui é compreender tudo aquilo em que a sua equipa está actualmente a trabalhar e a duração restante desse esforço. A identificação a nível de equipa normalmente não funciona, uma vez que cada membro da equipa pode estar a trabalhar em diferentes aspectos de um único projecto. Este conjunto de dados é uma unidade viva e respiratória. Necessitará de actualizações diárias ou semanais, dependendo das rápidas mudanças do seu ambiente, a fim de assegurar que tudo seja capturado com precisão. Em última análise, se não souber o que está actualmente a absorver a capacidade da sua equipa, como saberá a sua disponibilidade?

3. Identificar os gasodutos e os esforços previstos.

Para criar um quadro completo, será necessário identificar que projectos estão actualmente em preparação à espera de lançamento e que projectos estão pendurados na previsão. Ao reunir esta lista, faça o seu melhor para obter uma probabilidade precisa de fruição, escala de esforço e requisitos de alto nível. Este conjunto de dados pode não precisar de ser actualizado com tanta frequência como os seus dados de procura actuais, mas não o deixe ficar parado durante muito tempo, uma vez que os projectos podem ser acrescentados ou largados da lista com frequência.

4. Aprenda o fluxo do seu projecto.

Enquanto cada projecto é diferente, pode-se normalmente começar a ver o padrão de fluxo e refluxo do trabalho real, e quanto tempo dura cada período alto e baixo. Leve algum tempo para estudar este padrão e aprender o impacto de cada fase do projecto nos seus recursos. A compreensão deste padrão fluido permitir-lhe-á mover estrategicamente os recursos entre projectos, maximizando a eficiência.

5. Reunir os esforços estimados para as tarefas do projecto.

Para que o processo iterativo de gestão de recursos funcione, é preciso ser capaz de estimar quanto tempo de trabalho será necessário para um pedido de projecto. Sem saber quanto tempo um recurso será dedicado a um projecto, é muito difícil fornecer recomendações de recursos. O quão amplo ou granular é o seu desejo de continuar a reunir esforços depende de si e da forma como a sua equipa opera. No entanto, normalmente recomendo que vá a algum lugar no meio. Acho que tentar estimar o esforço global para um projecto inteiro nunca funciona. Descer ao nível da tarefa é demasiado complicado e rapidamente se torna avassalador. Portanto, vá para algum lugar no meio. Se os seus projectos se desenrolarem por fases, quanto esforço é necessário para um recurso para cada fase? Se o trabalho não se presta realmente a fases, onde está o fluxo e refluxo? Independentemente do nível de detalhe recolhido, faça o seu melhor para assegurar que as estimativas sejam o mais exactas possível.

6. Identificar as funções do projecto.

As funções do projecto tendem a ser a primeira categoria em que se filtram ao mapear possíveis atribuições de recursos do projecto. Estes devem ser papéis genéricos atribuídos a um projecto individual e não títulos de funções atribuídos a recursos. Como exemplo, o seu projecto pode precisar de um Gestor de Projecto, Desenvolvedor, Perito em Assuntos Temáticos (PME) e um Técnico de GQ. Estes são papéis temporários que podem ser preenchidos por quaisquer recursos e terminar uma vez que o projecto esteja concluído.

7. Identificar as competências dos recursos.

Por favor, não fique louco aqui! Pretende ir ao mais alto nível enquanto ainda é capaz de identificar um recurso apropriado para um projecto. O promotor seria demasiado amplo de uma categoria e geralmente refere-se a um papel dentro de um projecto. Contudo, um programador Java, ou um programador C++ é suficiente para classificar recursos qualificados. Para identificar o nível de perícia, considerar a utilização de um nível de perícia.

8. Identificar os níveis de competências.

O nível de perícia é completamente diferente de uma perícia atribuída. Um nível de habilidade é um sistema de classificação, dentro da habilidade atribuída, que lhe permite diferenciar os principiantes dos peritos. A sua habilidade pode ser Java Developer e a classificação (um atributo) para essa habilidade seria de 1-4 indicando níveis de principiante, intermédio, avançado e perito. A administração é grandemente reduzida ao manter o seu nível de habilidade como um atributo dentro da habilidade principal, em vez de quebrar cada nível como uma habilidade individual atribuída aos recursos.

9. Reunir factores de recursos adicionais que tenham impacto nos projectos.

O seu recurso é fluente numa língua estrangeira? Onde estão localizados os seus recursos? Há algum PTO ou período de férias programado que precise de trabalhar? Os seus clientes têm requisitos regulamentares ou de segurança que devem ser cumpridos? Cada um destes factores tem impacto nas tarefas do projecto. A recolha e manutenção desta informação para cada recurso será a chave para a precisão das tarefas do projecto.

Tempo bem passado

Sim, procurar e recolher esta quantidade de informação é demorado e ocasionalmente difícil. No entanto, vale bem a pena os seus esforços. Se dedicar agora tempo a recolher dados precisos de uma forma que possa ser monitorizada e gerida de forma consistente, estará no bom caminho para criar uma base sólida que seja a peça central da sua prática de gestão de recursos.

Fique atento ao nosso artigo sobre o próximo passo no processo de gestão de recursos, Gestão de Recursos: Do Rastejamento ao Andar a Pé. Entretanto, consulte o artigo do PMI sobre Mastering Resource Management para alguma aprendizagem adicional.