Esta é parte de uma das nossas séries sobre competências de Gestão de Recursos.
O que é a gestão de recursos, e como desenvolvemos as melhores práticas de gestão de recursos nas nossas empresas?
A viagem para a gestão de recursos começa frequentemente com uma, ou várias, das seguintes declarações a serem transmitidas longas e barulhentas à volta de uma mesa de conferência.
"Precisamos de gestão de recursos!! Vamos comprar (XYZ) uma ferramenta que a forneça".
"O nosso problema é que não temos gente suficiente! Precisamos de gestão de recursos".
"Preciso de dar prioridade ao trabalho da minha equipa. Preciso de alguma gestão de recursos"!
E com essas palavras mágicas é tomada a decisão de mergulhar de cabeça no mundo da gestão de recursos, muitas vezes sem ter a mínima ideia de onde começar ou mesmo o que a prática de gestão de recursos engloba. As ferramentas são adquiridas e alguma alma desafortunada é encarregada de implementar a "gestão de recursos".
Whoa!!!! Abranda aí... Demora algum tempo a aprender a rastejar e a andar antes de correres a toda a velocidade para o mundo da gestão de recursos.
O que é a Gestão de Recursos?
Ao longo da minha carreira ouvi a afirmação "precisamos de gestão de recursos" mais vezes do que posso contar. A minha pergunta de resposta é sempre: "O que significa para si gestão de recursos"? Embora a solução de gestão de recursos possa significar coisas diferentes para equipas diferentes, o conceito de gestão de recursos é bastante definido no seio da indústria de gestão de recursos:
A gestão de recursos é a prática que utiliza informações e processos para alinhar os membros qualificados da equipa com os requisitos e expectativas dos projectos actuais e futuros.
Pare! Volte atrás. Leia novamente essa declaração.
A gestão de recursos é um prática. É algo que deve crescer e desenvolver, nutrir e expandir, e monitorizar constantemente. É preciso tempo, conhecimento e habilidade para implementar e manter com sucesso. Eu comparo a gestão de recursos a jogar xadrez. Deve ser capaz de identificar quando mover as pessoas certas, com as competências certas, para o local certo para obter a máxima vantagem ou ROI na sua força de trabalho.
O que não é Gestão de Recursos
Tal como deve compreender o que é a gestão de recursos, também precisa de compreender o que não é a gestão de recursos.
- A Gestão de Recursos não é uma ferramenta - Uma ferramenta (ou vulgarmente conhecida como uma aplicação), não lhe proporcionará a gestão de recursos. Irá fornecer-lhe um local para recolher e analisar os dados baseados em factos de que necessita para o processo iterativo de gestão de recursos.
- Gestão de recursos não é gestão de pessoas - Se tiver falta de pessoal para o número de projectos que a sua equipa tem em carteira, nenhuma quantidade de gestão de recursos irá resolver isto. Contudo, pode ser utilizada para identificar que tem falta de pessoal e fornecer os dados para apoiar essa conclusão. Após essa identificação, cabe à Liderança e aos Recursos Humanos ajudar a resolver essas questões.
- A Gestão de Recursos não é gestão de tarefas - Quando os membros da equipa estão sobrecarregados ou saltam de uma tarefa para a próxima extinção de incêndios, os gestores assumem frequentemente que precisam de gestão de recursos. Lembre-se, a gestão de recursos consiste em alinhar o membro de equipa qualificado apropriado com o projecto apropriado no momento certo. Não aliviará a expectativa de que se deixe cair tudo o que se está a fazer para colocar o chapéu de combate a incêndios. Só o processo de controlo do projecto e a mudança das expectativas podem ajudá-lo com isto.
Estabelecer a sua prática
Agora que tem uma melhor compreensão do que a Gestão de Recursos é e não é, terá de compreender como começar. A primeira coisa que precisa de saber é que há muito trabalho que precisa de acontecer antes de poder começar a construir a sua prática de gestão de recursos. Esta é a sua fase de "rastejamento".
Vou em frente e declaro - esta etapa pode ser muito frustrante! Com toda a gente a gritar que precisa de ajuda imediata, pode sentir-se tentado a saltar completamente esta etapa. Exorto-o vivamente a não o fazer. Isto é quando reunirem a vossa base, os vossos blocos de construção. Se dedicar tempo a percorrer cada etapa do processo, terá uma boa base para construir a sua prática de gestão de recursos.
- Analisar se a gestão de recursos é o que precisa para resolver o seu ponto de dor actual. Analisar o que não está a funcionar actualmente. Escreva onde a sua equipa está a lutar e seja específico! Recursos sobrecarregados são absolutamente um ponto de dor, mas como é que estão sobrecarregados? Tem um ou dois membros da equipa que mal conseguem respirar porque mais ninguém tem as competências necessárias para ajudar com a carga de trabalho? Os seus projectos estão atrasados porque frequentemente tem de parar o que está a fazer para saltar para outra coisa? A sua equipa inteira está a afogar-se porque, mesmo com trabalho concentrado, a procura é simplesmente demasiado para a capacidade disponível? Ponha aqui o seu verdadeiro googles, gestores - Um bom gestor será capaz de identificar onde estão as questões. Em última análise, será que a gestão de recursos irá realmente resolver os seus problemas?
- Identificar um único local para alojar os dados que precisa de reunir para a análise da gestão de recursos. Esta pode ser a ferramenta que a sua empresa tem estado ansiosa por comprar desde o início! Recomendo a utilização de uma aplicação concebida para fornecer tanto actividades de projecto como de gestão de recursos. A prática da gestão de recursos é muito mais fácil quando se dispõe de uma única fonte de informação a partir da qual se pode obter informação.
- Compilar os seus dados fundacionais. Isto significa frequentemente que tem meses de recolha de informação para completar, mas este é um passo crítico no processo de desenvolvimento. À medida que recolhe a informação necessária, vai querer assegurar-se de que a capta de uma forma que possa ser monitorizada e gerida de forma consistente. Terá de considerar os seguintes pontos de dados:
- Conheça a sua equipa - reconheça as competências transversais e a forma como os membros da sua equipa trabalham melhor
- Capte a procura actual dos seus recursos
- Identificar o gasoduto e os esforços previstos
- Aprenda o fluxo natural dos seus projectos e como este tem impacto nos recursos
- Estimativa exacta do esforço de recursos para cada pedido
- Identificar as funções do projecto
- Identificar as competências dos recursos
- Identificar os níveis de competências
- Capturar factores de recursos adicionais que têm impacto nos projectos
Se determinar que a gestão de recursos é correcta para a sua equipa ou organização, compreenda que requer planeamento e execução cuidadosos para ser implementada com sucesso. A Gestão de Recursos só é eficaz quando há sinergia de múltiplas unidades, incluindo dados em tempo real que podem ser analisados, ferramentas que alojam os dados e ajudam na análise, gestores de recursos com conhecimentos que compreendem o que fazer com os dados, e o apoio da Leadership para agir sobre os resultados do processo de gestão de recursos. Comece a rastejar em direcção à sua própria solução de gestão de recursos, obtendo um controlo sobre os dados que irão apoiá-la.
Para mais informações sobre quais são exactamente os dados de que necessita, consulte o próximo artigo desta série, "Competências de Gestão de Recursos":Foraging and Gathering Data".
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