Habilidades de gestión de recursos: Aprender a gatear

Esta es la primera parte de nuestra serie sobre capacidades de gestión de recursos.

¿Qué es la gestión de recursos y cómo desarrollar las mejores prácticas de gestión de recursos en nuestras empresas?

El viaje hacia la gestión de recursos suele comenzar con una, o varias, de las siguientes afirmaciones emitidas largo y tendido alrededor de la mesa de una sala de conferencias.

"¡¡¡Necesitamos gestión de recursos!!! Compremos (XYZ) herramienta que nos lo proporcione".

"¡Nuestro problema es que no tenemos gente suficiente! Necesitamos gestión de recursos".

"Necesito priorizar el trabajo de mi equipo. Necesito gestionar los recursos".

Y con esas palabras mágicas se toma la decisión de lanzarse de cabeza al mundo de la gestión de recursos, a menudo sin tener la menor idea de por dónde empezar o incluso de lo que abarca la práctica de la gestión de recursos. Se compran herramientas y se encarga a algún desafortunado que ponga en práctica la "gestión de recursos".

¡¡¡¡Whoa!!!! Más despacio... Tómate un tiempo para aprender a gatear y a andar antes de adentrarte a toda velocidad en el mundo de la gestión de recursos.

¿Qué es la gestión de recursos?

A lo largo de mi carrera he oído la frase "necesitamos gestión de recursos" más veces de las que puedo contar. Mi pregunta de respuesta es siempre: "¿Qué significa para usted la gestión de recursos?". Aunque la solución de la gestión de recursos puede significar cosas diferentes para equipos diferentes, el concepto de gestión de recursos está bastante definido dentro del sector de la gestión de recursos:

La gestión de recursos es la práctica que utiliza información y procesos para alinear a los miembros cualificados del equipo con los requisitos y expectativas de los proyectos actuales y futuros.

¡Alto! Vuelve atrás. Vuelve a leer esa declaración.

La gestión de recursos es una práctica. Es algo que hay que cultivar y desarrollar, cuidar y ampliar, y supervisar constantemente. Lleva tiempo, conocimiento y habilidad aplicarla y mantenerla con éxito. Yo comparo la gestión de recursos con jugar al ajedrez. Hay que ser capaz de identificar cuándo trasladar a las personas adecuadas, con las aptitudes adecuadas, al lugar adecuado para obtener la máxima ventaja o rendimiento de la inversión de la mano de obra.

Qué no es la gestión de recursos

Del mismo modo que hay que entender qué es la gestión de recursos, también hay que entender qué no es la gestión de recursos.

• La gestión de recursos no es una herramienta - Una herramienta (o comúnmente conocida como aplicación), no le proporcionará la gestión de recursos. Le proporcionará un lugar donde reunir y analizar los datos basados en hechos que necesita para el proceso iterativo de gestión de recursos.
• La gestión de recursos no es gestión de personas: si no se dispone de personal suficiente para el número de proyectos que el equipo tiene en cartera, ninguna gestión de recursos lo solucionará. Sin embargo, se puede utilizar para identificar la falta de personal y proporcionar los datos que apoyen esa conclusión. Tras esa identificación, corresponde a la dirección y a RR.HH. ayudar a resolver esos problemas.
• Gestión de recursos no es gestión de tareas - Cuando los miembros del equipo están sobrecargados o saltan de una tarea a otra apagando incendios, los directivos suelen dar por sentado que necesitan una gestión de recursos. Recuerde que la gestión de recursos consiste en asignar el miembro del equipo con la cualificación adecuada al proyecto adecuado en el momento oportuno. No aliviará la expectativa de que deje todo lo que está haciendo para ponerse el sombrero de bombero. Sólo el proceso de control del proyecto y el cambio de expectativas pueden ayudarle a conseguirlo.

Establecer su consulta

Ahora que comprende mejor lo que es y lo que no es la gestión de recursos, tendrá que saber cómo empezar. Lo primero que tienes que saber es que hay bastante trabajo que hacer antes de empezar a construir tu práctica de gestión de recursos. Esta es la fase de "gateo".

Lo diré sin rodeos: esta fase puede ser muy frustrante. Con todo el mundo gritando que necesitan ayuda inmediata, puede que tengas la tentación de saltarte este paso por completo. Le recomiendo encarecidamente que no lo haga. Es el momento de reunir la base, los ladrillos. Si se toma el tiempo necesario para recorrer cada paso del proceso, dispondrá de una buena base para construir su práctica de gestión de recursos.

1. Analice si la gestión de recursos es lo que necesita para resolver su actual punto débil. Fíjese en lo que no funciona actualmente. Escriba en qué puntos su equipo tiene dificultades y sea específico. Los recursos sobrecargados son absolutamente un punto de dolor, pero ¿cómo están sobrecargados? ¿Tiene uno o dos miembros del equipo que apenas pueden respirar porque nadie más tiene las habilidades para ayudar con la carga de trabajo? ¿Sus proyectos están retrasados porque a menudo debe dejar de hacer lo que está haciendo para dedicarse a otra cosa? ¿Se está ahogando todo su equipo porque, incluso con un trabajo centrado, la demanda es simplemente excesiva para la capacidad disponible? Un buen gestor será capaz de identificar dónde están los problemas. En última instancia, ¿resolverá realmente sus problemas la gestión de recursos?
2. Identifique una única ubicación para albergar los datos que necesita recopilar para el análisis de la gestión de recursos. Esta puede ser la herramienta que su empresa ha estado deseando comprar desde el principio. Le recomiendo que utilice una aplicación diseñada para realizar tanto actividades de gestión de proyectos como de recursos. La práctica de la gestión de recursos es mucho más fácil cuando se dispone de una única fuente de información de la que tirar.
3. Recopile los datos básicos. A menudo le llevará meses recopilar información, pero se trata de un paso fundamental en el proceso de desarrollo. A medida que vaya recopilando la información necesaria, querrá asegurarse de que la captura de una manera que puede ser monitoreado y gestionado de manera coherente. Deberá tener en cuenta los siguientes datos:
   • Conozca a su equipo: reconozca las habilidades interpersonales y cómo trabajan mejor los miembros de su equipo.
   • Capte la demanda actual de sus recursos
   • Identificar los esfuerzos en curso y previstos
   • Conozca el flujo natural de sus proyectos y cómo repercute en los recursos
   • Calcular con precisión el esfuerzo de los recursos para cada solicitud
   • Identificar las funciones del proyecto
   • Identificar las competencias de los recursos
   • Identificar los niveles de competencia
   • Captar los factores de recursos adicionales que influyen en los proyectos

Si determina que la gestión de recursos es adecuada para su equipo u organización, comprenda que requiere una cuidadosa planificación y ejecución para aplicarla con éxito. La gestión de recursos sólo es eficaz cuando existe una sinergia de múltiples unidades, incluidos datos vivos que puedan analizarse, herramientas que alberguen los datos y ayuden al análisis, gestores de recursos con conocimientos que sepan qué hacer con los datos y el apoyo de la dirección para actuar en función de los resultados del proceso de gestión de recursos. Empiece a avanzar hacia su propia solución de gestión de recursos controlando los datos que la respaldarán.

Para más información sobre qué datos necesita exactamente, consulte el siguiente artículo de esta serie, "Habilidades de gestión de recursos: Búsqueda y recopilación de datos".

Próximos pasos

Contact Us to find out more about our Resource Management Services, please email us at PPManswers@KolmeGroup.com.  

Asegúrese de seguirnos en Twitter, LinkedIn y YouTube y utilice #KolmeGroup en las publicaciones compartidas.