Esta es la segunda parte de nuestra serie sobre competencias y buenas prácticas en la gestión de recursos.
En la primera parte, "Aprender a rastrear", le ayudamos a determinar si la gestión de recursos es adecuada para su equipo u organización. Ahora, para empezar a construir, es el momento de recopilar los datos adecuados sobre los que se basará su práctica de gestión de recursos. Aunque puede resultar un proceso tedioso, es un paso crucial para asegurarse de que dispone de los cimientos necesarios para implantar una solución de gestión de recursos de éxito.
A continuación se presentan nueve conjuntos de datos fundamentales para ofrecer recomendaciones sobre dotación de recursos y mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Recuerde que se trata de un proceso iterativo, pero la precisión y la exhaustividad son fundamentales. Cuanto más precisa y completa sea la información recopilada, mejor funcionará su práctica de gestión de recursos.
1. Conozca a su equipo.
Esto puede sonar ridículo, pero realmente necesita tomarse el tiempo necesario para conocer a su equipo. Conozca sus puntos fuertes y débiles. ¿Cuáles son las idiosincrasias de sus personalidades que influyen en su forma de trabajar? ¿Cómo manejan el estrés? ¿Se les da bien hacer varias cosas a la vez o se agobian con demasiadas tareas? ¿Juega bien con los demás o trabaja mejor solo? Estas preguntas le proporcionarán información sobre las habilidades interpersonales de sus recursos. Las habilidades interpersonales son tan importantes para asignar los recursos adecuados a los proyectos como las habilidades técnicas. De hecho, pueden ser el factor determinante de la eficacia de un equipo de proyecto. Invierta tiempo en conocer a su equipo.
2. Captar la demanda actual.
El objetivo es saber en qué está trabajando actualmente su equipo y la duración restante de esa labor. La identificación a nivel de equipo no suele funcionar, ya que cada miembro del equipo puede estar trabajando en diferentes aspectos de un mismo proyecto. Este conjunto de datos es una unidad viva, que respira. Necesitará actualizaciones diarias o semanales, dependiendo de la rapidez con que cambie su entorno, para garantizar que todo se captura con precisión. En última instancia, si no sabe qué está absorbiendo actualmente la capacidad de su equipo, ¿cómo sabrá su disponibilidad?
3. Identificar los esfuerzos en curso y previstos.
Para obtener una imagen completa, tendrá que identificar qué proyectos están actualmente en fase de tramitación a la espera de su lanzamiento y qué proyectos están pendientes en la previsión. Al recopilar esta lista, haga todo lo posible por obtener una probabilidad exacta de fructificación, escala de esfuerzo y requisitos de alto nivel. Es posible que este conjunto de datos no deba actualizarse con tanta frecuencia como los datos sobre la demanda actual, pero no deje que permanezca inactivo durante demasiado tiempo, ya que los proyectos pueden añadirse o eliminarse de la lista con frecuencia.
4. Conozca el flujo de su proyecto.
Aunque cada proyecto es diferente, normalmente se puede empezar a ver el patrón de flujo y reflujo del trabajo real, y cuánto dura cada periodo alto y bajo. Tómese un tiempo para estudiar este patrón y conocer el impacto de cada fase del proyecto en sus recursos. Comprender este patrón fluido le permitirá mover estratégicamente los recursos entre proyectos, maximizando la eficiencia.
5. Recopilar los esfuerzos estimados para la asignación de proyectos.
Para que el proceso iterativo de gestión de recursos funcione, es necesario poder estimar cuánto tiempo de trabajo dedicado se necesitará para una solicitud de proyecto. Sin saber cuánto tiempo dedicará un recurso a un proyecto, es muy difícil ofrecer recomendaciones de dotación de recursos. La amplitud o el grado de detalle de los esfuerzos de recopilación depende de usted y del funcionamiento de su equipo. Sin embargo, yo suelo recomendar un término medio. Creo que intentar calcular el esfuerzo global de todo un proyecto nunca funciona. Bajar al nivel de las tareas es demasiado complicado y se convierte rápidamente en algo abrumador. Por tanto, opte por un punto intermedio. Si sus proyectos se desarrollan en fases, ¿cuánto esfuerzo requiere un recurso para cada fase? Si el trabajo no se presta realmente a las fases, ¿dónde está el flujo y reflujo? Sea cual sea el nivel de detalle que reúna, haga todo lo posible para que las estimaciones sean lo más exactas posible.
6. Identificar las funciones del proyecto.
Las funciones del proyecto suelen ser la primera categoría que se filtra al asignar posibles recursos al proyecto. Deben ser funciones genéricas asignadas a un proyecto individual y no títulos de puestos asignados a recursos. Por ejemplo, su proyecto puede necesitar un director de proyecto, un desarrollador, un experto en la materia (SME) y un técnico de control de calidad. Se trata de funciones temporales que pueden ser desempeñadas por cualquier recurso y que terminan una vez finalizado el proyecto.
7. Identificar las competencias de los recursos.
No se vuelva loco. Se trata de llegar al nivel más alto posible sin dejar de ser capaz de identificar un recurso adecuado para un proyecto. Desarrollador sería una categoría demasiado amplia y suele referirse a una función dentro de un proyecto. Sin embargo, un desarrollador Java o un desarrollador C++ es suficiente para clasificar los recursos cualificados. Para identificar el nivel de experiencia, considere la posibilidad de utilizar un nivel de habilidad.
8. Identificar los niveles de destreza.
El nivel de destreza es completamente diferente de una destreza asignada. Un nivel de destreza es un sistema de clasificación, dentro de la destreza asignada, que permite diferenciar a los principiantes de los expertos. Tu habilidad puede ser Desarrollador Java y la clasificación (un atributo) para esa habilidad sería 1-4 indicando los niveles principiante, intermedio, avanzado y experto. La administración se reduce en gran medida al mantener su nivel de habilidad como un atributo dentro de la habilidad principal en lugar de desglosar cada nivel como una habilidad individual asignada a los recursos.
9. Recopilar factores de recursos adicionales que repercutan en los proyectos.
¿Su recurso domina alguna lengua extranjera? ¿Dónde se encuentran sus recursos? ¿Hay algún horario de PTO o de vacaciones en el que tenga que trabajar? ¿Tienen sus clientes requisitos reglamentarios o de seguridad que deban cumplirse? Cada uno de estos factores influye en la asignación de proyectos. Recopilar y mantener esta información para cada recurso será clave para asignar proyectos con precisión.
Tiempo bien empleado
Sí, buscar y recopilar esta cantidad de información lleva mucho tiempo y a veces es difícil. Sin embargo, merece la pena. Si se toma ahora el tiempo necesario para recopilar datos precisos que puedan ser controlados y gestionados de forma coherente, estará en el buen camino para crear una base sólida que sea la pieza central de su práctica de gestión de recursos.
Esté atento a nuestro artículo sobre el siguiente paso en el proceso de gestión de recursos, Gestión de recursos: De arrastrarse a caminar. Mientras tanto, echa un vistazo al artículo del PMI sobre el dominio de la gestión de recursos para aprender más.
Próximos pasos
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