Compétences en gestion des ressources : Apprendre à ramper

Voici la première partie de notre série sur les compétences en matière de gestion des ressources.

Qu'est-ce que la gestion des ressources et comment développer les meilleures pratiques de gestion des ressources dans nos entreprises ?

Le voyage vers la gestion des ressources commence souvent par une ou plusieurs des déclarations suivantes, diffusées longuement et bruyamment autour de la table d'une salle de conférence.

"Nous avons besoin d'une gestion des ressources ! Achetons l'outil (XYZ) qui nous permettra de le faire".

"Notre problème, c'est que nous n'avons pas assez de personnel ! Nous avons besoin d'une gestion des ressources.

"Je dois établir des priorités dans le travail de mon équipe. J'ai besoin d'une gestion des ressources !

Et avec ces mots magiques, la décision est prise de plonger tête la première dans le monde de la gestion des ressources, souvent sans avoir la moindre idée d'où commencer ou même de ce que la pratique de la gestion des ressources englobe. Des outils sont achetés et une âme malheureuse est chargée de mettre en œuvre la "gestion des ressources".

Whoa !!!! Prenez le temps d'apprendre à ramper et à marcher avant de vous lancer à corps perdu dans le monde de la gestion des ressources.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

Tout au long de ma carrière, j'ai entendu plus de fois que je ne peux le compter l'affirmation "nous avons besoin d'une gestion des ressources". Je réponds toujours par la même question : "Que signifie la gestion des ressources pour vous ? "Qu'est-ce que la gestion des ressources signifie pour vous ?" Bien que la solution de la gestion des ressources puisse signifier différentes choses pour différentes équipes, le concept de gestion des ressources est assez bien défini au sein de l'industrie de la gestion des ressources :

La gestion des ressources est la pratique qui utilise les informations et les processus pour aligner les membres de l'équipe qualifiés sur les exigences et les attentes des projets actuels et futurs.

Arrêtez ! Revenez en arrière. Relisez cette déclaration.

La gestion des ressources est une pratique. Il s'agit d'une pratique qu'il faut développer, entretenir et étendre, et dont il faut constamment assurer le suivi. Il faut du temps, des connaissances et des compétences pour la mettre en œuvre et la maintenir avec succès. Je compare la gestion des ressources à un jeu d'échecs. Vous devez être en mesure d'identifier quand déplacer les bonnes personnes, avec les bonnes compétences, au bon endroit pour obtenir un avantage maximal ou un retour sur investissement de votre main-d'œuvre.

Ce que la gestion des ressources n'est pas

Tout comme vous devez comprendre ce qu'est la gestion des ressources, vous devez également comprendre ce qu'elle n'est pas.

• La gestion des ressources n'est pas un outil - Un outil (ou plus communément appelé une application) ne vous permettra pas de gérer vos ressources. Il vous permet de rassembler et d'analyser les données factuelles dont vous avez besoin pour le processus itératif de gestion des ressources.
• La gestion des ressources n'est pas la gestion des personnes - Si vous êtes en sous-effectif par rapport au nombre de projets que votre équipe a en portefeuille, aucune gestion des ressources ne pourra y remédier. Cependant, elle peut être utilisée pour identifier le manque de personnel et fournir les données nécessaires pour étayer cette conclusion. Après cette identification, c'est à la direction et aux ressources humaines de contribuer à résoudre ces problèmes.
• La gestion des ressources n'est pas la gestion des tâches - Lorsque les membres d'une équipe sont surchargés ou passent d'une tâche à l'autre pour éteindre un incendie, les responsables pensent souvent qu'ils ont besoin d'une gestion des ressources. N'oubliez pas que la gestion des ressources consiste à aligner le membre de l'équipe le plus compétent sur le projet le plus approprié au moment opportun. Elle n'atténuera pas l'attente selon laquelle vous abandonnez tout ce que vous faites pour enfiler votre chapeau de pompier. Seuls le processus de contrôle du projet et l'évolution des attentes peuvent vous y aider.

Établir votre pratique

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qu'est la gestion des ressources et de ce qu'elle n'est pas, vous devez savoir comment commencer. La première chose à savoir est qu'il y a beaucoup de travail à faire avant de pouvoir commencer à mettre en place votre pratique de la gestion des ressources. Il s'agit de la phase de "rampement".

Je le dis d'emblée : cette étape peut être très frustrante ! Comme tout le monde crie qu'il a besoin d'une aide immédiate, vous pourriez être tenté de sauter complètement cette étape. Je vous le déconseille vivement. C'est à ce moment-là que vous rassemblez votre base, vos éléments de construction. Si vous prenez le temps de suivre chaque étape du processus, vous disposerez d'une bonne base pour construire votre pratique de gestion des ressources.

1. Analysez si la gestion des ressources est ce dont vous avez besoin pour résoudre votre problème actuel. Examinez ce qui ne fonctionne pas actuellement. Notez les difficultés rencontrées par votre équipe et soyez précis ! Les ressources surchargées sont absolument un point douloureux, mais comment sont-elles surchargées ? Un ou deux membres de votre équipe ont-ils du mal à respirer parce que personne d'autre n'a les compétences nécessaires pour assumer la charge de travail ? Vos projets sont-ils en retard parce que vous devez fréquemment interrompre ce que vous êtes en train de faire pour passer à autre chose ? Toute votre équipe est-elle en train de se noyer parce que, même en travaillant de manière ciblée, la demande est tout simplement trop importante par rapport à la capacité disponible ? Mettez vos lunettes de vérité, messieurs les managers - un bon manager sera en mesure d'identifier les problèmes. En fin de compte, la gestion des ressources résoudra-t-elle vraiment vos problèmes ?
2. Identifiez un lieu unique pour héberger les données que vous devez collecter pour l'analyse de la gestion des ressources. Il s'agit peut-être de l'outil que votre entreprise a envie d'acheter depuis le début ! Je recommande d'utiliser une application conçue pour fournir des activités de gestion de projet et de gestion des ressources. La pratique de la gestion des ressources est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d'une source unique d'informations.
3. Compilez vos données de base. Cela signifie souvent que vous avez des mois de collecte d'informations à effectuer, mais il s'agit d'une étape essentielle du processus de développement. Au fur et à mesure que vous rassemblez les informations nécessaires, vous devez vous assurer que vous les saisissez d'une manière qui puisse être suivie et gérée de manière cohérente. Vous devrez tenir compte des points de données suivants :
   • Apprenez à connaître votre équipe - reconnaissez les compétences non techniques et la façon dont les membres de votre équipe travaillent le mieux.
   • Saisir la demande actuelle de vos ressources
   • Identifier le pipeline et les efforts prévus
   • Apprenez à connaître le flux naturel de vos projets et son impact sur les ressources
   • Estimer avec précision l'effort des ressources pour chaque demande
   • Identifier les rôles dans le projet
   • Identifier les compétences des ressources
   • Identifier les niveaux de compétences
   • Saisir les facteurs de ressources supplémentaires qui ont un impact sur les projets

Si vous estimez que la gestion des ressources convient à votre équipe ou à votre organisation, sachez que sa mise en œuvre nécessite une planification et une exécution minutieuses. La gestion des ressources n'est efficace que lorsqu'il existe une synergie entre plusieurs unités, notamment des données en temps réel qui peuvent être analysées, des outils qui hébergent les données et facilitent l'analyse, des gestionnaires de ressources compétents qui comprennent ce qu'il faut faire avec les données, et le soutien de la direction pour agir sur les résultats du processus de gestion des ressources. Commencez à ramper vers votre propre solution de gestion des ressources en maîtrisant les données qui la soutiendront.

Pour plus d'informations sur les données dont vous avez besoin, consultez l'article suivant de cette série, "Compétences en gestion des ressources : Recherche et collecte de données".

Prochaines étapes

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