Seguimento do tempo: Devemos ou não devemos?

Sumário Executivo

• Rastreio de dia inteiro
• Tempo Contra o Rastreio do Tempo
• Qual o caminho a seguir?
• A minha recomendação de monitorização do tempo para si

Devemos ou não devemos?

O seguimento do tempo no mundo empresarial profissional de hoje pode ser semelhante a jogar um jogo tenso de Frogger. Sabe que precisa de atravessar a estrada, mas não importa para que lado salte, há uma grande probabilidade de encontrar obstáculos que acabarão por terminar o seu jogo. Portanto, a questão mantém-se: Devemos ou não exigir um seguimento do tempo?

Como Gestor de Recursos certificado, posso facilmente persuadi-lo a aterrar em qualquer decisão para a qual esteja inclinado; a favor ou contra ela.

Se estiver encostado a ele, eu recomendaria muito provavelmente que não o fizesse. Provavelmente não vale a pena o stress e a perturbação da sua equipa neste momento.

Se estiver inclinado para ela ou o seu negócio exigir facturação para operações de serviços, deve determinar que tipo de rastreio irá requerer: Dia inteiro ou contra-relógio.

Antes de decidir, dê um passeio comigo durante alguns minutos enquanto partilho algumas das minhas lições aprendidas sobre a implementação da monitorização do tempo.

Rastreio de dia inteiro

Rastreio de dia inteiro

O rastreio a tempo inteiro requer um recurso para contabilizar 100% das suas horas de trabalho. Este é o tipo de acompanhamento de tempo mais complicado, exigente e mais difícil de implementar e ser adoptado com sucesso. Embora existam vários benefícios chave, os inconvenientes podem ter consequências reais para a organização e para o ambiente de equipa.

Benefícios:

• Fornece uma imagem completa do tempo/actividades produtivas vs. não produtivas
• Fornece uma justificação para a atribuição de recursos
• Fornece responsabilidade pelo desempenho
• Identifica onde os processos devem ser melhorados
• Fornece KPIs de melhoria de processos
• Fornece o nível mais detalhado de estimativa do esforço de trabalho e previsão da capacidade de recursos

Desvantagens:

• Pode gerar dados largamente falsos - Os recursos entram frequentemente de forma arbitrária em 8 horas para satisfazer a exigência. Outros podem subreportar ou inflacionar o tempo para parecer que são mais eficientes ou mais sobrecarregados do que podem ser.
• Muitas vezes cria um ambiente de trabalho negativo ao gerar uma sensação de "Big Brother Watching" ou de ser micromanagerado.
• Difícil de obter a adesão dos recursos e gestores. Isto requer muitas conversas duras e uma forte dedicação para tomar a avenida mais impopular.
• Se Aplicado a Utilizadores Globais - Pode criar complicações em países que têm Conselhos de Trabalho e/ou regras estritas de privacidade
• Pode criar complicações legais se empregados globais, contratados ou não isentos reportarem consistentemente mais do que as horas contratadas acordadas

Antes de decidir implementar um requisito de rastreio de dia inteiro, tome um minuto para ser brutalmente honesto consigo mesmo - isto é realmente necessário para alcançar o que precisa?

Se não tiver a certeza de que isto é correcto para a sua equipa, não o faça! Se planeia seguir o caminho do Dia Inteiro, deve estar totalmente empenhado em lidar com as objecções, consequências e, ocasionalmente, com o desafio.

Se esta opção o preocupa, talvez considere implementar o tipo menos assustador de rastreio de tempo, Time Against.

Tempo Contra o Rastreio do Tempo

Tempo Contra o Rastreio do Tempo

O tempo contra o rastreio requer um recurso para dar conta do tempo que gastam a trabalhar numa determinada tarefa, e a soma global diária de horas não é tão importante. Embora a monitorização do tempo nunca seja popular com os recursos, este é o tipo de monitorização do tempo menos exigente, mais fácil de utilizar e mais fácil de implementar e ser adoptado com sucesso. Seguem-se alguns dos benefícios e inconvenientes deste método.

Benefícios:

• Fornece uma imagem mais precisa do tempo real gasto em projectos individuais
• Pode identificar onde os processos devem ser melhorados
• Fornece justificação da atribuição de recursos quando combinada com as melhores práticas de gestão de recursos
• Fornece responsabilidade pelo desempenho
• Fornece o nível mais preciso de estimativa do esforço de trabalho e de previsão da capacidade de recursos
• Elimina o "Big Brother Watching" e a sensação de micromanagement
• Mais fácil de obter a compra dos recursos, pois é mais provável que compreendam o pedido do que o sentimento de ter a sua privacidade invadida.

Desvantagens:

• Os recursos precisam de alterar os seus comportamentos de trabalho para fazer da entrada de tempo contra projectos uma actividade de rotina
• Pode haver momentos em que grandes blocos de tempo não são contabilizados, o que, em última análise, deve gerar uma conversa com o recurso
• Se Aplicado a Utilizadores Globais - Pode criar complicações em países que têm Conselhos de Trabalho e/ou regras estritas de privacidade
• Pode criar complicações legais se empregados globais, contratados ou não isentos reportarem consistentemente mais do que as horas contratadas acordadas

Qual o caminho a seguir?

Entre os dois tipos de rastreio, tenho visto historicamente um maior sucesso de implementação com a opção Tempo Contra. Os recursos estão mais abertos à contabilização do tempo que passam a trabalhar em algo, desde que cada minuto do seu dia não seja rastreado.

O resultado disto é que normalmente tem dados mais fiáveis que pode utilizar para melhorar o desempenho geral.

Mas Primeiro, Pergunte a si mesmo...

Perguntas de Seguimento de Tempo que Deve Fazer a Si Próprio

Independentemente do caminho que escolher, há várias outras questões para as quais precisa de olhar aberta e honestamente:

• O acompanhamento do tempo irá melhorar o seu ambiente de trabalho ou criar mais despesas gerais? - Esta é uma questão difícil, para ser honesto. A nossa inclinação inicial é começar a enumerar todas as formas como as coisas irão melhorar: estimativa precisa do esforço, previsão de recursos, e equilíbrio da carga de recursos. Todas as boas respostas! No entanto, gostaria de o desafiar a olhar para ela novamente, especialmente depois de rever as próximas perguntas. O acompanhamento do tempo vem sempre com despesas gerais adicionais, emoções negativas e gestão de mudanças. Vale a pena ser honesto consigo mesmo, se for verdadeiramente necessário.
• Uma vez que tenha esta informação, sabe o que fazer com ela? - Seja honesto!!! A recolha de informação é óptima! Recolher informação precisa é ainda melhor!! Sabe o que fazer com ela agora que a tem? Têm um plano de gestão de recursos estabelecido que irão utilizar? Têm gestores de recursos com conhecimentos que sabem como analisar os dados e transformá-los em algo que possa ser utilizado para a tomada de decisões a nível executivo e de equipa? Se não o fizer, tome algum tempo adicional para avaliar as suas necessidades.
• Está disposto a correr o risco de alterar o ambiente de trabalho implementando o acompanhamento do tempo? - Sejamos realistas, contratamos os nossos recursos pelas suas competências, os seus conhecimentos e a sua experiência. Pedir-lhes que rastreiem o seu tempo é frequentemente visto como uma bofetada na cara, mesmo que tenha razões válidas para o pedido. Discussões sobre o seguimento do tempo são muito difíceis de ter! Esteja ciente do impacto que isto terá no moral da sua equipa.
• Tem o apoio e a adesão da Liderança? - Se não estiverem totalmente empenhados em apoiar este requisito, as suas hipóteses de sucesso são muito reduzidas. Se os seus Executivos não estiverem totalmente empenhados, considere a implementação de outro método para recolher os dados de que necessita.
• Está disposto a ligar o seguimento do tempo a um programa de conformidade? - Isto tipicamente tem um impacto financeiro ou de revisão dos recursos, positivo ou negativo. Se não estiver disposto a dar este passo, compreenda que o cumprimento será extremamente baixo. Porque é que me deveria preocupar se não for necessário, e não há consequências por não estar em conformidade?

A minha recomendação de seguimento do tempo para si...

Em última análise, muitos factores devem ser revistos minuciosamente ao considerar o acompanhamento do tempo do projecto. No final do dia, aqui fica a minha recomendação para si:

• Se precisar de relatórios de tempo, e uma avaria minuto a minuto não for absolutamente necessária, tenha recursos para reportar o tempo contra determinadas tarefas em vez de um dia inteiro de contabilidade.
• Equilibrar o tempo não relatado ajustando a sua disponibilidade global. Ligue esta iniciativa a um programa de cumprimento, quer opte por utilizar a cenoura ou o pau - embora obtenha uma reacção muito melhor com as cenouras! Tire algum tempo para explicar aos seus recursos exactamente porque é que esta informação é necessária e exponha os factores do WIIFM.
• Finalmente, não deixe de acompanhar a sua equipa após algum tempo para rever os resultados deste esforço. Deixe-os não só ver mas também compreender os benefícios que o seguimento do tempo traz à organização.

Vamos continuar a conversar...

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