Control del tiempo: ¿Deberíamos o no deberíamos?

Resumen ejecutivo

• Seguimiento de la jornada completa
• Tiempo contra tiempo
• ¿Qué camino tomar?
• Mi recomendación sobre el control del tiempo

¿Debemos o no debemos?

El seguimiento del tiempo en el mundo empresarial profesional actual puede ser similar a jugar una tensa partida de Frogger. Sabes que tienes que cruzar la carretera, pero saltes por donde saltes, hay muchas probabilidades de que te encuentres con obstáculos que acaben con tu partida. Así que la pregunta sigue en pie: ¿Debemos o no exigir el seguimiento del tiempo?

Como Gestor de Recursos certificado, puedo persuadirle fácilmente para que se incline por la decisión que sea; a favor o en contra.

Si se inclina en contra, lo más probable es que le recomiende que no lo haga. Probablemente no merezca la pena el estrés y la interrupción de su equipo en este momento.

Si se inclina por ello o su negocio requiere facturación por operaciones de servicios, debe determinar qué tipo de seguimiento requerirá: Jornada Completa o Contra Horario.

Antes de decidirte, acompáñame unos minutos mientras comparto algunas de mis lecciones aprendidas sobre la implantación del seguimiento del tiempo.

Seguimiento de la jornada completa

Seguimiento de la jornada completa

El control de jornada completa requiere que un recurso contabilice el 100% de sus horas de trabajo. Se trata del tipo de control horario más complicado, exigente y difícil de implantar y adoptar. Aunque existen varias ventajas clave, los inconvenientes pueden tener consecuencias reales para la organización y el entorno del equipo.

Ventajas:

• Proporciona una imagen completa del tiempo/actividades productivos frente a los no productivos
• Justificación de la asignación de recursos
• Proporciona rendición de cuentas
• Identifica dónde deben mejorarse los procesos
• Proporciona indicadores clave de rendimiento para la mejora de los procesos
• Proporciona el nivel más detallado de estimación del esfuerzo de trabajo y previsión de la capacidad de recursos.

Inconvenientes:

• Puede generar datos en gran medida falsos: los recursos suelen introducir arbitrariamente 8 horas para cumplir el requisito. Otros pueden infravalorar o inflar el tiempo para aparentar que son más eficientes o que están más sobrecargados de lo que pueden estar.
• A menudo crea un ambiente de trabajo negativo al generar una sensación de "Gran Hermano vigilante" o de estar microdirigido.
• Es difícil conseguir el apoyo de los recursos y los directivos. Esto requiere muchas conversaciones difíciles y una gran dedicación para tomar la vía más impopular.
• Si se aplica a usuarios de todo el mundo, puede crear complicaciones en países que tienen consejeros de trabajo o normas estrictas de privacidad.
• Puede crear complicaciones legales si los empleados globales, contratados o no exentos declaran sistemáticamente más horas de las acordadas.

Antes de decidirse a implantar un requisito de seguimiento horario de jornada completa, tómese un minuto para ser brutalmente sincero consigo mismo: ¿es realmente necesario para lograr lo que necesita?

Si no está seguro de que esto sea adecuado para su equipo, ¡no lo haga! Si planea seguir el camino de la jornada completa, debe comprometerse plenamente a hacer frente a las objeciones, las consecuencias y, en ocasiones, al desafío.

Si esta opción le preocupa, considere la posibilidad de implantar el tipo de seguimiento del tiempo menos desalentador, Tiempo en contra.

Tiempo contra tiempo

Tiempo contra tiempo

Tiempo Contra el seguimiento requiere que un recurso contabilice la cantidad de tiempo que pasa trabajando en una tarea concreta, y la suma diaria total de horas no es tan importante. Aunque el control del tiempo nunca será popular entre los recursos, éste es el tipo de control del tiempo menos exigente, más fácil de usar y más fácil de implantar y adoptar con éxito. A continuación se exponen algunas de las ventajas e inconvenientes de este método.

Ventajas:

• Proporciona una imagen más precisa del tiempo real dedicado a cada proyecto.
• Puede identificar dónde deben mejorarse los procesos
• Proporciona una justificación de la asignación de recursos cuando se combina con las mejores prácticas de gestión de recursos.
• Proporciona rendición de cuentas
• Proporciona el nivel más preciso de estimación del esfuerzo de trabajo y previsión de la capacidad de recursos
• Elimina la sensación de "Gran Hermano vigilante" y de microgestión.
• Es más fácil conseguir la aceptación de los recursos, ya que es más probable que entiendan la solicitud en lugar de tener la sensación de que se está invadiendo su privacidad.

Inconvenientes:

• Los recursos deben cambiar su forma de trabajar para que la contabilización del tiempo dedicado a los proyectos se convierta en una actividad rutinaria.
• Puede haber ocasiones en las que no se contabilicen grandes bloques de tiempo, lo que en última instancia debería generar una conversación con el recurso
• Si se aplica a usuarios de todo el mundo, puede crear complicaciones en países que tienen consejeros de trabajo o normas estrictas de privacidad.
• Puede crear complicaciones legales si los empleados globales, contratados o no exentos declaran sistemáticamente más horas de las acordadas.

¿Qué camino tomar?

Entre los dos tipos de seguimiento del tiempo, históricamente he observado un mayor éxito de implantación con la opción Tiempo en contra. Los recursos están más dispuestos a contabilizar el tiempo que pasan trabajando en algo, siempre y cuando no se controle cada minuto de su jornada.

El resultado es que normalmente se dispone de datos más fiables que se pueden utilizar para mejorar el rendimiento general.

Pero antes, pregúntese...

Preguntas que debe hacerse sobre el control del tiempo

Independientemente del camino que elija, hay otras cuestiones que debe plantearse de forma abierta y honesta:

• ¿El control del tiempo mejorará su entorno de trabajo o creará más sobrecarga? - Es una pregunta difícil, para ser sinceros. Nuestra inclinación inicial es empezar a enumerar todas las formas en que mejorarán las cosas: estimación precisa del esfuerzo, previsión de recursos y equilibrio de la carga de recursos. Todas son buenas respuestas. Sin embargo, le reto a que vuelva a planteársela, sobre todo después de repasar las siguientes preguntas. El control del tiempo siempre conlleva gastos adicionales, emociones negativas y gestión del cambio. Merece la pena ser sincero con uno mismo si es realmente necesario.
• Una vez que tienes esta información, ¿sabes qué hacer con ella? - Sé sincero. Recopilar información está muy bien. Recopilar información precisa es aún mejor. ¿Sabe qué hacer con ella ahora que la tiene? ¿Cuenta con un plan de gestión de recursos establecido que vaya a utilizar? ¿Cuenta con gestores de recursos expertos que sepan analizar los datos y convertirlos en algo que pueda utilizarse para tomar decisiones a nivel ejecutivo y de equipo? Si no es así, tómese más tiempo para evaluar sus necesidades.
• ¿Está dispuesto a arriesgarse a cambiar el entorno de trabajo implantando el control del tiempo? - Admitámoslo, contratamos a nuestros recursos por sus habilidades, sus conocimientos y su experiencia. Pedirles que controlen su tiempo se percibe a menudo como una bofetada en la cara, incluso si tienes razones válidas para pedirlo. Las discusiones sobre el control del tiempo son muy difíciles de mantener. Tenga en cuenta el impacto que esto tendrá en la moral de su equipo.
• ¿Cuenta con el apoyo y la aceptación de la dirección? - Si no se comprometen plenamente a respaldar este requisito, tiene muy pocas posibilidades de éxito. Si sus directivos no están totalmente de acuerdo, considere la posibilidad de aplicar otro método para recopilar los datos que necesita.
• ¿Está dispuesto a vincular el seguimiento del tiempo a un programa de cumplimiento? - Esto suele repercutir, positiva o negativamente, en las finanzas o las revisiones de los recursos. Si no está dispuesto a dar este paso, comprenda que el cumplimiento será extremadamente bajo. ¿Por qué debería molestarme si no es obligatorio y no hay consecuencias en caso de incumplimiento?

Mi recomendación sobre el seguimiento del tiempo...

En definitiva, son muchos los factores que deben revisarse a fondo a la hora de considerar el seguimiento del tiempo de un proyecto. A fin de cuentas, ésta es mi recomendación:

• Si necesita informes de tiempo y no es absolutamente necesario un desglose minuto a minuto, pida a los recursos que informen sobre el tiempo dedicado a tareas concretas en lugar de sobre la contabilidad de todo un día.
• Equilibre el tiempo no declarado ajustando su disponibilidad general. Vincule esta iniciativa a un programa de cumplimiento, tanto si opta por la zanahoria como por el palo, aunque obtendrá una reacción mucho mejor con las zanahorias. Dedique tiempo a explicar a sus recursos por qué se necesita exactamente esta información y exponga los factores WIIFM.
• Por último, asegúrese de hacer un seguimiento con su equipo después de que haya pasado algún tiempo para revisar los resultados de este esfuerzo. Deje que no sólo vean, sino que comprendan las ventajas que el control del tiempo aporta a la organización.

Sigamos charlando...

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