Résumé
Microsoft Project est-il le meilleur logiciel de gestion de projet ? Votre bureau de gestion de projet peut chercher à adapter Microsoft Project aux besoins de l'organisation afin d'apporter plus de visibilité aux projets de l'entreprise qui en ont besoin. Cependant, MS Project est-il le bon choix pour le logiciel ppm de votre entreprise en pleine croissance ? Il est peut-être temps d'explorer les alternatives à l'outil Microsoft Project ppm et le vaste monde des plateformes PPM basées sur le cloud.
- Microsoft Project est-il dépassé ?
- Les débuts du système de gestion de projet
- Évolution des fonctionnalités et des outils de gestion de projet
- MS Project en vaut-il la peine ?
- Les 10 principales raisons pour lesquelles les outils PPM basés sur l'informatique dématérialisée sont meilleurs que Microsoft Project
- Complexité inutile du processus
- Un logiciel PPM adapté à la croissance de votre entreprise
Microsoft Project est-il dépassé ?
Un chef de projet frappe ses mains contre son bureau avec frustration : "Microsoft Project est une vraie plaie ! Notre équipe a besoin d'un moyen de collaborer et de fournir des mises à jour de projet en temps réel. Lorsque toutes les mises à jour sont terminées, nos données sont déjà périmées. Il doit y avoir une meilleure solution !
Microsoft Project est-il le meilleur choix de logiciel de gestion de projet ?
Le scénario ci-dessus devient un échange typique avec la même question commune posée aux équipes de gestion de projet. Plus encore pour les chefs de projet qui rêvent d'un meilleur outil. Heureusement, le besoin de rapidité ou la paresse pure engendre l'ingéniosité - et les outils PPM sont nés.
Quels sont les débuts modestes du système de gestion de projet ?
Il était une fois, en 1984, lorsque Microsoft a lancé le logiciel pour la première fois (ou même en 1990 avec la version 1 pour Windows), MS Project qui était "la grande solution" pour les chefs de projet du monde entier.
MS Project a eu une longue vie, remplissant son rôle et aidant les chefs de projet à planifier et à programmer leurs projets pendant les années de préconnectivité de l'ère numérique.
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La grande évolution des fonctionnalités et des outils de gestion de projet ; vraiment ?!?!
Reconnaissons-le, même si le logiciel a continué d'évoluer avec la technologie, Microsoft Project n'est jamais entré de plain-pied dans le XXIe siècle, comme l'ont fait de nombreuses autres plateformes.
À l'ère de l'informatique dématérialisée, MS Project est toujours une application basée sur le client (c'est tellement le siècle dernier !).
Bien que les outils modernes de gestion de projet et de portefeuille varient en sophistication et en complexité, ils n'existent que parce que les acteurs du projet ont besoin de quelque chose de plus.
Dans l'ère numérique contemporaine, la collaboration en temps réel et les mises à jour instantanées des projets sont des fonctions impératives que les chefs de projet doivent avoir dans leur boîte à outils logicielle.
Les clients disent adieu aux applications basées sur le client et bonjour aux plateformes basées sur le cloud avec des fonctionnalités améliorées qui offrent une meilleure visibilité des projets, des programmes et des portefeuilles.
Alors, MS Project en vaut-il la peine ?
L'outil Microsoft ppm propose cinq éditions : Project for the Web, Project Online, Project Online Desktop Client, Project Professional et Project Standard.
Project for the Web est comme Project Lite. Le logiciel existe, il est disponible sur le web, il fonctionne avec le logiciel Microsoft Office 365 (moyennant un supplément, bien sûr) et il nécessite un minimum de ressources système, mais c'est tout.
Pour obtenir les fonctionnalités qui font la réputation de Microsoft Project, les clients doivent encore acheter un client de bureau pour la planification et la gestion des ressources, la gestion de la demande et toutes ces fonctions supérieures.
En outre, les méthodes de "collaboration et de communication" vantées par le site web de Microsoft passent toutes par Microsoft Teams. Cela signifie qu'il n'y a pas de véritable collaboration en contexte et que les utilisateurs doivent payer des frais de licence supplémentaires pour accéder à cette fonctionnalité.
Ainsi, sachant que (techniquement) l'outil PPM de Microsoft n'a que quelques années de retard technologique au lieu de plusieurs décennies, je vais discuter des avantages des applications basées sur le cloud par rapport aux applications basées sur le client.
Les 10 principales raisons pour lesquelles les outils PPM basés sur l'informatique dématérialisée sont meilleurs que Microsoft Project
1. Microsoft Project est une application client
Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités, les utilisateurs doivent encore installer une application client. Vous vous souvenez des 42 disquettes nécessaires à l'installation ?
L'exécution du logiciel nécessite au moins un processeur à 2 cœurs cadencés à 1,6 GHz ou plus rapide, ainsi que 4 Go d'espace disque et de mémoire vive.
Ainsi, si les ressources du système sont suffisantes, l'installation et l'exécution de Microsoft Project se traduiront par une application très réactive. Jusqu'à ce que le disque dur tombe en panne et que le fichier de projet disparaisse.
Étant donné que la plupart des outils de gestion de la production sont basés sur l'informatique en nuage, ils ne seront pas toujours aussi réactifs, mais vous ne perdrez pas non plus toutes vos données en cas de défaillance d'un disque dur, et les ordinateurs portables volés n'entraînent pas non plus de perte de données.
2. L'avantage d'un système en ligne : les plans sont accessibles en temps réel.
Le planificateur passe-t-il plus de la moitié de son temps à mettre à jour le calendrier du projet avec des informations provenant des partenaires ou des mises à jour des ressources ?
Les mises à jour des horaires sont-elles périmées avant même d'avoir été révisées dans le système ?
Lorsque vos ressources ont accès au plan du projet, dès qu'elles facturent leur temps ou mettent à jour le pourcentage d'achèvement d'une tâche, ces mises à jour sont immédiatement actives. Il n'y a aucune raison de mettre à jour un planificateur, qui met ensuite à jour le plan du projet, et de permettre aux partenaires commerciaux de faire des mises à jour réelles sans leur donner accès à des informations exclusives ou confidentielles.
3. Rapports en temps réel
Des rapports sur les portefeuilles, les programmes, les projets et les équipes afin que les PM et les PMO n'aient pas à répondre à une centaine de courriels de ressources, de patrons, de cadres ou de parties prenantes demandant où en est le projet. Honnêtement, c'est probablement la première raison pour laquelle les chefs de projet et les cadres aiment les outils PPM basés sur le cloud.
Les rapports en temps réel sont absolument indispensables, car ils permettent aux dirigeants de prendre des décisions essentielles sur la base de données actuelles et non d'informations périmées.
Si votre équipe calcule encore le pourcentage d'avancement et le coût à terminaison sur la base d'une date de référence, vous n'êtes certainement pas le seul, mais pourquoi ne pas travailler avec des données actuelles ?
Au fur et à mesure que les ressources effectuent des mises à jour dans le système, ces changements sont reflétés dans des rapports et des tableaux de bord qui peuvent être adaptés à différents cas d'utilisation. Les parties prenantes peuvent utiliser les rapports comme outils pour s'assurer que les ressources effectuent les mises à jour en temps voulu. Les dirigeants seront assurés de prendre des décisions sur la base des informations les plus précises.
4. Si les plans de projet sont hors ligne, cela empêche l'équipe de travailler en collaboration
Les ressources peuvent non seulement effectuer des mises à jour, mais aussi collaborer en temps réel à l'aide de messages de discussion en contexte. Les ressources du projet et les collaborateurs peuvent entamer ou poursuivre des discussions au sein d'un projet individuel.
En outre, les outils de gestion de projet en ligne prennent désormais en charge l'étiquetage (@tagging) pour garantir que les membres de l'équipe concernés participent à la conversation. Les discussions collaboratives en contexte permettent au chef de projet et à l'équipe de rester engagés et sur la bonne voie.
5. Les outils PPM en ligne permettent de vérifier en permanence les données, d'appliquer des règles de validation et de diffuser des notifications.
Vous direz peut-être : "Nous avons déjà parlé de réactivité". Vous avez raison, nous l'avons fait. Mais il s'agissait de la réactivité réelle du système (disponibilité des ressources locales par rapport à celle des ressources en nuage). Aujourd'hui, nous parlons des capacités améliorées que les outils PPM en nuage offrent et qu'une application client telle que Microsoft Project n'offre pas.
Le passage d'une application de planification basée sur le client à un outil PPM basé sur le cloud est une progression naturelle, tout comme le passage de la planification dans une feuille de calcul à un logiciel de planification.
Les logiciels PPM permettent aux administrateurs de rédiger des règles de validation et des flux de travail et de personnaliser les actions en coulisses qui améliorent et facilitent l'expérience de l'utilisateur. Cela peut réduire le temps de réponse, mais c'est à cause de tous les traitements complexes en arrière-plan, et les utilisateurs ne s'en rendent même pas compte !
6. Pas besoin d'éditer hors ligne lorsque je ne suis pas en ligne
Généralement, tout votre travail quotidien est effectué en ligne, de même que la plupart des tâches et des besoins de communication liés aux projets. Bien sûr, il y a quelques exceptions, mais honnêtement, la connectivité internet est facilement disponible et fiable presque partout de nos jours.
Les trains, les avions et les automobiles offrent tous des capacités Wi-Fi. Certaines villes offrent même une connectivité Wi-Fi gratuite à leurs résidents. Si quelqu'un doit absolument travailler hors ligne, la plupart des outils permettent d'exporter les données vers un format de feuille de calcul que les utilisateurs peuvent manipuler via Microsoft Excel ou Google Sheets et réimporter.
Bien entendu, cette méthode comporte des risques inhérents, car des ressources peuvent mettre à jour le plan du projet pendant qu'un utilisateur travaille hors ligne, et les modifications peuvent entrer en conflit. À moins que votre équipe ne passe une partie de son temps dans une cage de Faraday ou dans une installation sécurisée où l'accès au réseau externe n'est absolument pas autorisé, un outil PPM en ligne reste votre meilleur atout.
7. La programmation d'une ressource sur une tâche met instantanément à jour les budgets et la charge de travail.
Les outils de PPM en ligne offrent souvent une gestion intégrée des finances et des ressources au sein du système. Honnêtement, c'est presque une obligation de nos jours.
Les gestionnaires de projet ayant besoin d'une source unique de vérité en ce qui concerne leurs projets, les outils de gestion de projet offrent un certain degré de gestion financière dans leurs systèmes. Tous les systèmes ne se valent pas, il faut donc déterminer ce dont votre organisation a besoin avant de passer à une nouvelle plateforme.
Certaines plateformes offrent une gestion financière très sophistiquée, tandis que d'autres ne fournissent que des données financières de base telles que les taux d'utilisation et les durées. En règle générale, tout système de gestion de projet classique comporte des modules de gestion financière et de gestion des ressources et fournit des mises à jour en temps réel des budgets et des charges de ressources.
Votre organisation a-t-elle déjà mis en place des systèmes et des contrôles financiers ? La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une application pour cela !
Oui, MS Project offre des capacités similaires, mais si ces informations n'existent que dans le système Microsoft du gestionnaire de projet et ne sont pas communiquées aux parties prenantes du projet ou aux dirigeants, cette plateforme n'a pas beaucoup d'intérêt.
8. Les intégrations standard et personnalisées garantissent la cohérence des données entre les systèmes
Les intégrations ne sont peut-être pas des "applications" à proprement parler, mais elles permettent de transmettre des données importantes entre les systèmes. La plupart des plateformes de gestion de la performance des entreprises en ligne proposent, au minimum, des intégrations standard avec des systèmes externes.
Outils de gestion de la performance des entreprises
Comme l'organisation de gestion de projet est souvent une division d'une organisation, il existe déjà des systèmes financiers, de suivi du temps, de lacs de données et de gestion des ressources humaines/de l'entreprise au sein des organisations.
Les développeurs d'outils de gestion de la production en ligne comprennent la nécessité d'assurer l'intégrité des données et fournissent les outils nécessaires pour garantir la transmission sécurisée des données entre ces systèmes.
Lorsqu'il n'existe pas d'intégrations standard, la plateforme prend généralement en charge les intégrations par le biais d'interfaces de programmation d'applications (API). Les intégrations standard et personnalisées garantissent que les systèmes peuvent transmettre des données entre les plateformes et maintenir simultanément l'intégrité des données.
9. Fonctionnalités de collaboration en temps réel avec des ressources internes et externes
Les équipes virtuelles sont la nouvelle norme - je sais que je ne voulais pas en arriver là non plus, mais c'est un fait honnête. Comme beaucoup l'ont douloureusement découvert en 2020, les équipes virtuelles doivent être en mesure de communiquer efficacement tout en préservant le dossier du projet.
Les outils de gestion de projet d'entreprise basés sur le cloud offrent des méthodes de communication simples mais en temps réel, même lorsque les projets impliquent des ressources et des parties prenantes externes. Certaines plateformes permettent aux utilisateurs externes de consommer des données, mais pas d'y contribuer sans licence.
D'autres peuvent signaler les utilisateurs externes et limiter les données auxquelles ils ont accès/visibilité. En outre, les widgets de publication permettent un accès explicite à un sous-ensemble de données du projet, permettant à un public spécifique d'accéder à des informations qui, autrement, resteraient cloisonnées.
10. Automatisation, automatisation, automatisation
Nous avons déjà abordé ce sujet, mais dans la société actuelle de gratification instantanée, l'automatisation est le mot d'ordre. MS Project ne peut tout simplement pas rivaliser avec les plateformes logicielles modernes basées sur le cloud et dotées de capacités de configuration exceptionnelles.
Entre les intégrations et les configurations, les formules et les règles de validation, les capacités d'automatisation des outils modernes de gestion de projet dépassent de loin tous les arguments possibles pour maintenir les plans de projet dans l'outil de gestion de projet de Microsoft. Oh, et honnêtement, vos chefs de projet vous remercieront lorsqu'ils n'auront plus à se connecter à cinq applications différentes pour produire leurs rapports d'état.
Parlons de la complexité inutile des processus
L'importation et l'exportation dans l'outil PPM ne sont ni efficaces ni efficientes. Alors, pourquoi envisagez-vous de mettre à jour dans Microsoft Project et d'importer ensuite ces changements ? Parce que les chefs de projet ont l'habitude de travailler avec MS Project et qu'ils ne veulent pas faire le changement ?
Ce n'est pas une raison valable pour maintenir le statu quo dans la gestion des projets et des portefeuilles et/ou des projets dans MS Project (ou toute autre application basée sur le client d'ailleurs).
Certes, il est possible de mettre à jour MS Project et d'importer ensuite ces modifications dans une plateforme PPM, mais cela représente deux fois plus de travail, et personne n'a le temps de s'en occuper de nos jours. La plupart des outils PPM basés sur le cloud offrent beaucoup plus de fonctionnalités dans l'environnement natif que celles permises par les importations.
Si vous ne savez pas comment inciter vos chefs de projet à passer à l'action, contactez un chargé de clientèle qui représente la plateforme PPM que vous envisagez. Contactez un chargé de clientèle qui représente la plateforme PPM que vous envisagez. La plupart des éditeurs de logiciels PPM disposent de supports de vente ou de blogs détaillant les avantages pour votre secteur d'activité ou votre marché, qui vous aideront à convaincre votre équipe de la nécessité d'un changement de logiciel.
Un logiciel PPM adapté à la croissance de votre entreprise
Pouvez-vous répondre par l'affirmative aux questions suivantes ?
- Votre organisation continue-t-elle à suivre des projets dans des feuilles de calcul et envisage-t-elle une alternative à Microsoft Project ?
- Vous utilisez Project, mais il ne répond pas à vos besoins ?
- Vous avez perdu vos fichiers de projet à la suite d'une panne du système ?
- Vous en avez assez d'importer et d'exporter des données périmées avant même de les avoir saisies dans le système ?
- Vous devez travailler et communiquer en temps réel avec les parties prenantes internes et externes ?
- Souhaitez-vous demander aux ressources d'effectuer des mises à jour en temps réel ?
- Avez-vous des programmes ou des portefeuilles de projets à gérer ?
Au lieu de structurer votre bureau de gestion de projet pour soutenir des plans de projet archaïques dans un logiciel qui n'a jamais vraiment répondu aux besoins de votre organisation, il est peut-être temps d'explorer les alternatives à Microsoft Project et le vaste monde des plateformes PPM basées sur l'informatique dématérialisée.
Au Groupe Kolme, nous pouvons aider votre organisation à trouver une solution alternative à Microsoft Project qui répond aux besoins croissants de votre entreprise - avec plus de 20 ans d'expérience pratique à l'échelle mondiale sur cinq continents, en soutenant un large éventail d'organisations, des entreprises en démarrage en croissance aux entreprises Fortune 10 et 100. Nous avons travaillé dur pour trouver les meilleurs outils PPM sur le marché et nous pouvons vous aider à trouver la meilleure solution pour votre organisation.
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