Balanço da Gestão de Projectos Tradicionais e Metodologia Ágil

Sumário Executivo 

Entre as abordagens de gestão de projectos Agile e Traditional, é fácil sentir que o mundo é muito mais complicado. Como gestor de projecto, gestor de departamento, ou chefe de equipa, compreender a força de cada metodologia permite-lhe combinar as ferramentas certas e a abordagem de gestão do seu projecto.

• Ainda não está a fazer projectos híbridos? É provável que seja em breve.
• Forças tradicionais de gestão de projectos
• Metodologia Ágil Pontos fortes
• Combinando os Dois - Uma Abordagem Híbrida
• Relatório

Ainda não está a fazer projectos híbridos? É provável que seja em breve.

A gestão tradicional de projectos já existe há algum tempo. A gestão científica de Taylor, que proporcionou uma forma de definir, analisar e melhorar os fluxos de trabalho, foi publicada em 1911, e Henry Gantt criou o gráfico de Gantt em 1917 (no caso de alguma vez se ter perguntado porque se chama um gráfico de Gantt).

Mas apesar da longa história, ainda temos um caminho a percorrer antes que uma metodologia de projecto atinja o alvo. O pulso da profissão do PMI mostra que 69% dos projectos cumprem os objectivos originais, 57% estão dentro do orçamento, e 52% estão dentro do prazo. Como se 48% dos projectos que chegam atrasados não fosse suficientemente mau, 15% falham completamente. Isso é muito tempo, dinheiro e esforço perdidos. Cada um desses projectos falhados começou com uma visão que simplesmente não resultou da forma como tinham planeado.

Antes de nos desligarmos demasiado ao fracasso, lembrem-se que, tal como a Nave Estelar Enterprise - cada um desses projectos visava ir para onde ninguém tinha ido antes. Em operações comerciais normais, os especialistas em melhoria de processos têm a vantagem de tomar um processo repetível e melhorá-lo, mas com projectos, estamos a trabalhar com algo diferente de cada vez. Isso não é um trabalho fácil.

Abordagem híbrida à gestão de projectos

No seu livro Accelerate - Kotter sugere que cada empresa começou como uma rede, alguns indivíduos encontrando uma forma de fazer tudo. À medida que a empresa cresce, necessita de uma estrutura mais repetida e controlada, pelo que acrescenta uma hierarquia.

Muitas vezes, a hierarquia assume o controlo. Kotter sugere que as empresas mais eficazes descubram como gerir ambas ao mesmo tempo - uma rede para reagir rapidamente às mudanças estratégicas e uma hierarquia para manter o controlo e a previsibilidade das operações.

Eu diria que a gestão do projecto é a mesma. Os melhores gestores de projecto compreendem que ferramentas estão disponíveis e escolhem a ferramenta certa para o trabalho certo.

Maslow é creditado com a frase: "Quando tudo o que tem é um martelo, tudo começa a parecer um prego". Com todas as inovações de gestão nos últimos cem anos, temos hoje muito mais do que um martelo. Portanto, vamos falar sobre a ferramenta certa para o trabalho e discutir o Metodologia Tradicional vs. Ágil e onde nos podemos encontrar no meio com o Híbrido.

Forças tradicionais de gestão de projectos

Antes de atirar a gestão tradicional de projectos pela janela fora, veja algumas das realizações que nos deu, como por exemplo:

• A Barragem das Três Gargantas na China gerou 102 terawatts-hora em 2018
• A Ponte Russky na Rússia tem mais de 10.000 pés de comprimento
• A torre Burj Kjalifa no Dubai, a 2,716 pés, o edifício mais alto do mundo.

Estes projectos tradicionais são maravilhas da ingenuidade humana, e cada um deles envolvido:

• Um desenho claro para compreender como seria o produto final.
• Planear para compreender os materiais, as pessoas, os custos, a linha do tempo, e como tudo se encaixaria.
• Controlos rigorosos durante o processo de entrega para assegurar que as tarefas necessárias foram concluídas e que o projecto permaneceu dentro do prazo e do orçamento.
• Garantia de qualidade para assegurar que o projecto foi entregue de acordo com os requisitos de concepção originais necessários.

Projectos Realizados com Gestão de Projectos Tradicionais

Isto funciona onde:

• Sabemos como deve ser o projecto final. A construção é um grande exemplo.
• Já o fizemos antes, por isso sabemos o que é necessário.

A chave aqui é a eficiência. Uma vez que sabemos como será o fim e podemos descobrir como fazê-lo - encontrar a melhor forma de integrar todas as diferentes pessoas para realizar o trabalho dentro do menor tempo/orçamento possível.

Pontos fortes da Metodologia Ágil

Desde que o manifesto Agile foi redigido em 2001 e os conceitos estão em vigor desde a década de 1990, não sei se ainda podemos chamar novo Agile, mas é muito mais novo do que a abordagem tradicional. Quando a gestão tradicional de projectos se concentra na forma mais eficiente de resolver um problema conhecido, a Metodologia Ágil concentra-se em criar uma solução quando podemos não compreender completamente o problema ou como será o produto final. Devido às incógnitas destes projectos, são muitas vezes financiados por fases. Por exemplo, pode abordar a solução como - vamos ver quanto progresso pode ser feito em 3 meses e depois reavaliar a partir daí.

Estes projectos Agile envolvem:

• Começando com um problema, uma ideia para uma solução, e um tempo e orçamento definidos. Em vez de o âmbito ser fixado como num projecto tradicional, veremos o que a equipa pode fazer no tempo previsto.
• Criar rapidamente um protótipo que permitirá a todos ver e sentir as ideias para acelerar o processo de aprendizagem.
• Ajuste do protótipo ao longo do caminho, acrescentando profundidade às peças que funcionam, e soltando as peças que não funcionam.
• Avaliar o progresso no final e decidir os próximos passos, ou seja, pode ser suficientemente bom, ou vale a pena continuar a investir.

Força da Abordagem Ágil

Isto funciona onde:

• Estamos a construir algo novo - por isso não temos a certeza de como será a solução final. Isto aplica-se frequentemente a produtos como software, novos relatórios, marketing, ou materiais de formação.
• A inovação é importante para encontrar o melhor caminho e construir uma arquitectura sólida para facilitar o apoio ao produto no futuro.
• A solução pode ser construída em pequenos incrementos. Se pensarmos num projecto analítico - existem muitas peças diferentes, mas quaisquer conhecimentos encontrados ao longo do caminho podem ser utilizados e acrescentar valor agora.
• Em vez de eficiência, a chave é a aprendizagem. Não vale a pena estar no tempo e no orçamento se se estiver a construir a solução errada.

Combinando os Dois - Uma Abordagem Híbrida

Tudo isto soa bem no papel, certo? Bem, como sabemos, a maioria dos projectos não são puramente Ágeis ou puramente tradicionais. Em vez de se tornarem religiosos sobre qual escolher, os bons gestores de projectos podem agarrar os princípios certos de qualquer um deles para aplicar aos seus projectos.

Para além das duas abordagens aqui discutidas, existem outras metodologias, tais como Design Thinking, Lean Product Management, e Servant Leadership, que também têm grandes conceitos, mas não entraremos nos detalhes das mesmas nesta ronda. Artigos adicionais sobre estas abordagens em PPM Tips.

Scrum, uma das metodologias Agile, divide os projectos em Sprints de 1-4 semanas. Cada Sprint começa com uma reunião de planeamento onde a equipa se compromete com o que vai realizar e depois termina com uma revisão onde mostra aos clientes ou partes interessadas o que foi realizado. Finalmente, há uma retrospectiva, onde a equipa revê e faz recomendações sobre como melhorar o seu processo global.

Praticar a Abordagem Híbrida à Gestão de Projectos

Da mesma forma, todos os projectos tradicionais que vi (e mesmo a maioria das unidades de negócio) têm uma reunião semanal para discutir o progresso e o planeamento para a semana seguinte. É uma mudança simples formalizar estas reuniões para "Sprints" e comprometer-se com o que será feito durante a semana, rever os compromissos da semana passada, e depois dedicar algum tempo a pensar em como o processo está a funcionar para construir uma melhoria contínua.

De uma perspectiva tradicional, faz sentido incorporar pelo menos algum tipo de plano para uma componente Ágil no projecto, definindo o que será feito durante o projecto (mas a sua subavaliação poderia ajustar-se). Combinar algumas das competências tradicionais do projecto, por exemplo, pensar em que recursos serão necessários fora da equipa, gestão de riscos, ou aprovisionamento, juntamente com a ordem de tarefas necessária, são grandes competências para alavancar a gestão de um projecto.

Seja qual for a metodologia utilizada, a chave não é aquilo a que se lhe chama. É pensar nos resultados que deseja e qual será a melhor forma de os entregar.

Relatório

Uma das perguntas difíceis que os PMO têm de responder é como mantemos a liderança actualizada. Se os projectos são mais tradicionais ou mais ágeis, a liderança ainda precisa de saber:

• Qual é o problema, qual é a solução proposta, e como se liga à nossa estratégia global?
• Quanto vai custar, quanto tempo vai demorar, e que recursos globais serão necessários?
• Como estão a progredir os projectos, em que ponto estamos, e estamos no bom caminho?
• Estamos a obter os resultados ou o valor para o qual planeámos inicialmente?

Abordagem Híbrida ao Relatório Executivo

Desde há bastante tempo que temos vindo a relatar projectos tradicionais, a maioria das equipas já o descobriram, e é possível aproveitar muitos dos mesmos componentes para projectos Agile:

• Tal como um projecto tradicional, os projectos da Metodologia Ágil devem ter um problema e uma solução claros e ligar-se directamente à estratégia. Ambos devem ter uma medida do valor esperado antes de começarem.
• Como mencionado com os projectos tradicionais - o âmbito é definido, e o custo e a duração são variáveis. Com Agile, o oposto é verdadeiro. O custo e a duração são fixos. As equipas devem falar sobre quanto é o investimento esperado antes do início do projecto, o qual deve ser baselinado. No final do tempo atribuído, as equipas devem ter uma conversa com a liderança sobre onde se encontram e os próximos passos.
• Pode utilizar muitas das mesmas medidas com ambos os projectos (dinheiro investido, data de conclusão prevista). Onde os projectos tradicionais terão actualizações semanais por escrito, os projectos Agile devem acrescentar valor entregue cada semana (ou Sprint para Scrum) e convidar os interessados a vir ver o valor nas revisões.
• Ambos os projectos devem medir o valor entregue. Em projectos Agile, esse valor deve ser entregue mais cedo e depois medido à medida que o projecto continua (em vez de esperar até ao fim). A ligação do progresso ao valor irá alinhar a equipa Ágil com os objectivos do cliente.

Conclusão

Entre as abordagens de gestão de projectos Agile e Traditional, é fácil sentir que o mundo é muito mais complicado. E é. Escolher entre uma chave inglesa, uma chave de fendas ou um martelo é mais complicado, mas é também muito mais eficiente.

Como gestor de projecto, gestor de departamento, ou equipa de liderança, compreender que ferramentas estão disponíveis dá-lhe mais flexibilidade para avaliar e decidir a metodologia mais eficaz para cada situação e como criar a mistura certa de ferramentas para a sua organização. Pode não ser tão simples como gostaríamos, mas quando aprende a utilizar as ferramentas certas, está apto a ser muito mais feliz com o resultado final.

Learn more about our Agile Transformation support on our Services page!