Se é Líder de Gestão de Projectos, provavelmente tem uma confusão para limpar. Talvez as coisas continuem a correr mal, talvez não tenha uma maneira fácil de medir o que se passa, ou talvez esteja apenas cansado de se debater com os relatórios de carteira à meia-noite quando grita, "Tem de haver uma maneira melhor"! A boa notícia é que existe uma grande variedade de soluções de Gestão de Projectos e Portfólios (PPM) que o podem ajudar a gerir mais eficazmente a entrega do seu projecto. Melhor ainda, estas soluções PPM tornaram-se muito acessíveis, são fáceis de usar, e poderosas. Mas claro que, assim que começamos a considerar ferramentas, a primeira questão que se coloca é: Quanto é que esta ferramenta PPM me vai custar?
A sua factura final para um PPM pode ser surpreendentemente baixa - ou surpreendentemente alta. Infelizmente, pode ser difícil obter uma resposta clara para o custo total de uma solução - e mesmo assim, os custos em que está a pensar são provavelmente apenas uma parte do quadro.
Então, quanto é que um PPM me vai custar?
No Kolme Group, a nossa equipa construiu, geriu e ajudou a melhorar as organizações de gestão de projectos em todo o mundo. Ao fazê-lo, facilitámos a selecção e implementação de várias ferramentas PPM, estamos bem familiarizados com o processo de chegar aos custos envolvidos.
Tal como você, enfrentámos o desafio de tentar compreender o Verdadeiro custos de implementação de uma solução PPM. É por isso que, neste artigo, estamos a dar uma resposta directa e simples, da melhor forma possível, sobre este tópico complexo.
Tenha em mente que há muitos componentes que irão ter impacto nos seus custos. Por isso, vamos guiá-lo através dos factores mais impactantes e de alguns exemplos. Também partilharemos dicas para gerir os seus custos de implementação e obter o máximo valor do seu investimento em PPM.
Por favor note! Estes exemplos são, por necessidade, de natureza geral, e provavelmente serão diferentes do seu caso de uso único.
Além disso, as estimativas de custos que iremos partilhar neste artigo são muito conservadoras - provavelmente descobrirá que pode negociar melhores preços.
A resposta simples (e incompleta)
O software PPM e os custos básicos de bordo são um ponto de partida mas não o quadro completo. Abaixo, escolhemos dois exemplos de pontos de partida, para cada um dos três níveis, mas continue a ler para descobrir os "verdadeiros custos" que estará a ver.
Uma "Solução PPM de "Classe Empresarial"".
Clarizen, Clarity, Workfront, ServiceNow PPM, etc
Ferramentas completas como estas custarão provavelmente $60-$100 por utilizador com funções completas, por mês para licenciamento. Além disso, deverá planear um custo de serviços únicos para a configuração básica e assistência de bordo. Isto pode variar entre $30.000 - $100.000 ou mais, dependendo da complexidade da sua organização.
Ferramentas simples de gestão de tarefas
Asana, Trello, segunda-feira.com
Ferramentas como estas são utilizadas principalmente para organizar actividades de tarefas sem integrações ou relatórios personalizados. Custarão $16 - $25 por utilizador, por mês para licenciamento. Estes normalmente não envolvem ou têm mesmo opções de serviços externos para configuração ou implementação. Deve, contudo, ter em conta o seu próprio tempo para aprender a ferramenta e o tempo de recurso necessário para treinar a sua equipa sobre como utilizá-la.
Sistemas de camadas intermédias
SmartSheets, Projecto MS O365
Estes encaixam algures entre os dois tipos anteriormente mencionados. Estes sistemas irão funcionar à volta de 25 dólares por utilizador, por mês, embora os custos de implementação possam ser altamente variáveis neste nível. Se tiver tempo e experiência, pode decidir implementá-lo você mesmo, ou contratar um parceiro de implementação e pagar $10.000 - $50.000 para apoio profissional de bordo.
As estimativas de custos de software, acima, reflectem "preços de lista" típicos que podem muitas vezes ser negociados para baixo, especialmente se tiver volumes maiores, se tiver uma relação pré-existente com esse fornecedor de software específico, ou se se comprometer com um contrato mais longo (1-3 anos).
Dica profissional
Os custos da licença PPM podem ser altamente negociáveis em determinadas circunstâncias. Se for capaz de negociar custos mais baixos, certifique-se de que esses descontos se aplicam a quaisquer licenças adicionais no caso de precisar de crescer.
Os custos básicos de Onboarding que descrevemos até agora são para uma implantação relativamente simples da solução e para a entrada da equipa a bordo. Os custos nestas gamas não produziriam normalmente uma solução totalmente personalizada para a sua organização (integrações, configurações para os seus processos empresariais específicos, etc.).
O Onboarding básico inclui tipicamente:
- Configuração inicial e configuração do sistema
- Importação de conta de utilizador e configuração de permissões
- Configuração básica do ciclo de vida do projecto
- Configuração financeira básica
- Desenvolvimento de relatórios mínimos
- Formação de utilizadores, apoio a bordo e em directo
Por favor note! Pode gastar 10% ou 10x este montante dependendo das suas necessidades. Como verá abaixo, existem algumas áreas chave que podem realmente aumentar ou diminuir os seus custos.
Mas... Posso obter licenças "grátis" ou em pacote baratas!
Sim, os custos de licenciamento, especialmente para as ferramentas PPM mais completas, podem ser altamente negociáveis, dependendo do volume. Isto pode ser um factor importante para a selecção e consideração das ferramentas, mas seja cauteloso! A menos que seja uma pequena loja que utilize um serviço freemium, as licenças "por conta da casa" nunca serão realmente "grátis".
Muitas empresas de produtos utilizam uma táctica de agrupamento para expandir a sua pegada de software. As empresas de software associam frequentemente software PPM a outros produtos ou serviços para lhe dar a impressão de que o está a obter gratuitamente, ou pelo menos a um desconto íngreme. Nestes casos, uma estrutura de preços de uma licença de querida pode parecer muito...no início. No entanto, a longo prazo, poderá descobrir que é melhor pagar mais por um sistema que realmente satisfaz as suas necessidades do que lutar com a ferramenta errada só porque conseguiu um "bom" acordo.
Um cliente anterior tinha passado pela dor de implementar não apenas um, nem dois - mas três ferramentas diferentes de gestão de recursos antes de encontrar um bom ajuste. A primeira ferramenta foi seleccionada porque era um suplemento ao seu ERP, e adivinharam!... as licenças foram oferecidas com um desconto íngreme. A segunda ferramenta era "gratuita" como parte de um pacote de software empresarial e eles caíram na táctica do pacote.
Infelizmente pela terceira ferramenta, o tempo (tanto em duração como em nível de esforço) juntamente com a erosão da sua credibilidade junto dos seus intervenientes, acabou por lhes custar muitas vezes mais do que o desconto de licença que receberam. Para não mencionar, a oportunidade perdida custa durante a viagem de 4 anos para finalmente encontrar a ferramenta certa.
A lição aqui, é que embora o custo da licença seja uma consideração importante, existem outros custos a considerar, tanto duros como suaves. Mais importante ainda, se a ferramenta não satisfizer as suas necessidades, nunca ganhará o seu valor para justificar essas licenças com desconto.
O que é que realmente tem impacto nos custos da sua ferramenta PPM?
Há algumas áreas chave que têm o maior impacto nos custos globais da sua ferramenta PPM. Compreender estas áreas pode ajudá-lo a identificar quais os itens da sua lista de desejos de PPM que lhe vão custar mais, para que possa começar a compreender os seus must-thaves versus os seus simpáticos - de uma perspectiva de custos.
Áreas chave do custo:
- Tipos de Licenciamento
- Integrações
- Personalização & Automatização
- Casos de uso único
- Abordagens de Apoio e Habilitação
- Formação de Utilizadores, Onboarding e Suporte Go-Live
Licenciamento
O NÍVEL OU TIPO DE LICENÇA QUE ESCOLHER PODE AFECTAR OS SEUS CUSTOS DE LICENCIAMENTO EM -50 A +100%. DEDIQUE TEMPO A DESCOBRIR QUAL O NÍVEL DE LICENÇA DE QUE REALMENTE NECESSITA, EM VEZ DE O DEIXAR A CARGO DO FORNECEDOR.
As licenças PPM são tipicamente divididas em diferentes tipos/níveis, dependendo do papel do utilizador no sistema. Estes tipos variam consoante o PPM, mas tipicamente incluem:
Os preços podem ser dramaticamente diferentes entre os tipos de licença e isto pode ter um enorme impacto nos seus custos. Por exemplo, as licenças de Requestor ou Team Member podem custar uma fracção em comparação com as dos níveis do Planner.
Dica profissional
Ao elaborar o seu âmbito PPM, dedique algum tempo a identificar cada "persona" na sua organização e o que precisam de fazer no sistema.
A compreensão de cada pessoa necessária na sua organização ajudará a orientar a conversa com potenciais fornecedores de PPM e garantirá o nível de licença adequado para cada uma das suas personas. Quererá evitar mover-se através do ciclo de vendas apenas para descobrir que comprou os tipos de licença errados.
Tivemos alguns clientes que acabaram por ter de fazer passar um PO de última hora para aumentar as suas contagens de licenças mesmo antes de entrarem em funcionamento, uma vez que assumiram incorrectamente as permissões dadas disponíveis para os papéis no sistema. O patrocinador não ficou satisfeito por saber que um dia antes de viverem, as suas receitas anuais iriam aumentar para o dobro.
No cenário inverso, trabalhámos com um cliente diferente que tinha inquirido as partes interessadas dentro da organização e inflacionado largamente o número de licenças necessárias. Acabou por levar 5 anos de aumento do número de utilizadores em toda a organização para igualar o número de utilizadores no sistema com o número de licenças no contrato adquirido.
Abaixo encontra-se uma versão simplificada de uma forma de mapear uma matriz de persona para ajudar a quantificar as suas necessidades de licença:
Figura 1 - Amostra de Persona Matrix para ajudar a quantificar os requisitos da licença
Integrações
AS INTEGRAÇÕES PODEM ACRESCENTAR $10.000-$50.000 AOS SEUS CUSTOS DE IMPLEMENTAÇÃO, POR INTEGRAÇÃO. AS INTEGRAÇÕES PERSONALIZADAS MUITO SOFISTICADAS PODEM SER DE $100.000 OU MAIS
A integração com sistemas externos é outro possível grande impacto no seu custo de PPM. Os projectos não vivem isolados dentro da sua organização e, consequentemente, os seus dados de projecto também não. Pode aumentar o valor ao acrescentar automatização e relatórios centralizados integrando o seu PPM com outros sistemas, mas pode tornar-se realmente caro.
Os pontos típicos de integração incluem:
- Serviços de directório para automatização da gestão de identidade + acesso
- ERP para orçamentação, custos reais, e previsões de receitas
- Repositório de ficheiros para colaboração de documentos
- Ferramentas ágeis
- Bilhetagem ou ferramentas de gestão do sistema informático para entrada de projectos ou relatórios
- Sistemas de RH para dados do utilizador e tempo livre
- Armazenamento de dados ou serviços de relatórios
As integrações também variam muito nos custos, dependendo do método utilizado para construir a ligação. O método certo para si depende do seu orçamento, mas também quererá avaliar o volume, a frequência e a singularidade das suas necessidades de integração.
Os métodos típicos de integração, desde os menos aos mais dispendiosos, são:
FILE-BASED
São accionados manualmente para actualizações infrequentes, ou para actualizações frequentes, utilizam scripts automatizados, e-mails ou automatização básica. Estes são uma boa opção para um arranque barato e proporcionam uma oportunidade de utilizar a ferramenta antes de investir tempo + custo para uma integração complexa.
MIDDLEWARE COMERCIAL
Estas plataformas de integração são agradáveis se tiver requisitos simples. Muitas vezes, os fornecedores de PPM terão plataformas favorecidas ou poderão ter a sua própria plataforma de middleware. Plataformas comuns como Workato, Jitterbit, SnapLogic ou Zappier podem dar-lhe um início razoavelmente rápido para pôr a sua integração a funcionar. Tenha em mente que ainda poderá ter algum desenvolvimento personalizado + outra plataforma adicionada ao seu esquema de custos.
API ADUANEIRA
Tipicamente requerem a maior parte dos recursos de desenvolvimento, mas conferem-lhe o poderoso controlo sobre a integração. Se conseguir construir um sem middleware comercial, é menos um custo contínuo com que se deve preocupar.
Dica profissional
Descubra se a sua organização tem a capacidade de desenvolver integrações internas. Isto irá poupar-lhe um investimento significativo em serviços profissionais, e também lhe dará a capacidade de se ajustar/expandir essa integração no futuro.
Independentemente da sua abordagem, certifique-se de que tem uma compreensão clara do que pretende de cada integração, incluindo quais os fluxos de dados, qual a direcção, e com que frequência. Isto irá ajudá-lo a obter o que precisa e ajuda o seu fornecedor a dar o custo mais exacto com base nesses requisitos.
Personalização & Automatização
PERSONALIZAÇÕES E AUTOMATIZAÇÃO PODEM ACRESCENTAR UM POUCO (~10%) OU MUITO (~2X OU 3X) AOS SEUS CUSTOS GERAIS DE BORDO
Ferramentas PPM completas oferecem níveis surpreendentes de personalização e automatização para aumentar a eficiência da sua organização. De facto, a questão mais importante não é a de saber se a ferramentapode automatizar este processo, mas se deve automatizar este processo.
Os nossos conselhos: Comece com a quantidade mínima de personalização e automatização - concentre-se em processos críticos simples e na adopção fundamental da ferramenta. À medida que os seus utilizadores se tornam mais confortáveis com o sistema, pode acrescentar funcionalidade e automatização adicionais. Isto facilita o onboarding e aumenta a sua adopção a curto + longo prazo.
Um exemplo comum desta abordagem de "produto mínimo adorável" é visto durante os pedidos de novos projectos. Muitas vezes, é implementada uma ferramenta PPM para apoiar o processo consolidado de recepção e revisão do projecto em departamentos anteriormente em silos. Embora fornecendo um enorme valor a uma organização, alguns ficam entusiasmados e implementam demasiado, demasiado cedo.
Normalmente, os clientes adicionam automatizações sofisticadas do fluxo de trabalho antes de a organização ter adoptado o conceito simples do acima mencionado, este processo consolidado de entrada de projectos...
Dica profissional
É melhor começar de forma simples e depois acrescentar mais depois de a adopção ser bem sucedida.
Ao considerar as suas necessidades de PPM, esteja atento - quanto mais personalização e automatização acrescentar, mais elevado será o custo de implementação.
Pode também querer pesquisar a facilidade de aprendizagem da ferramenta do ponto de vista da configuração. Desta forma, poderá compreender as despesas administrativas necessárias para melhorar essas configurações mais tarde, quer seja o fornecedor, o parceiro ou mesmo a sua própria equipa.
Casos de uso único
SE CADA CASO DE UTILIZAÇÃO (DEPARTAMENTO ADICIONAL) QUE ACRESCENTAR FOR COMPLETAMENTE ÚNICO, ESTIMAR OUTRO +50% A +100% PARA CADA DEPARTAMENTO ADICIONAL A BORDO.
Outro possível impacto significativo nos custos de implementação é o número de casos de utilização única, ou processos de equipa únicos, que se estão a juntar à ferramenta.
Por exemplo, a configuração e o esforço de bordo podem não ser sensivelmente diferentes se tiver uma forma comum de trabalhar para 100 ou 1.000 pessoas. Mas, se tiver cinco departamentos que têm cada um o seu próprio ciclo de vida de projecto, processos financeiros ou de gestão de recursos únicos, isso pode ser 5x mais trabalho para implementar porque actua como se estivesse realmente a bordo de cinco organizações diferentes.
É por isso que a implementação de uma ferramenta PPM é uma óptima desculpa para aplicar alguma padronização em toda a organização. Mesmo a racionalização de coisas simples como o acompanhamento comum do projecto KPI, modelos de relatórios de estado ou relatórios podem não só reduzir o custo da sua implementação como também fornecer valor à organização através da padronização.
Dica profissional
Se não for possível padronizar, então poderá melhorar o sucesso da sua implementação, embarcando uma unidade de negócio de cada vez. Isto dá-lhe a oportunidade de aprender lições de cada departamento sucessivamente a bordo.
Abordagem e envolvimento de apoio
O apoio e as melhorias contínuas podem ter um impacto provável no seu custo de implementação à medida que decide o envolvimento da sua equipa. A maioria das ferramentas PPM fornecem vários meios de formação para os membros da equipa do projecto para aprenderem a administração e configuração do sistema. Isto permitir-lhe-á possuir com sucesso o sistema e a configuração após a implementação. Alguns fornecedores encorajarão mesmo uma abordagem de "habilitação" durante o onboarding, permitindo que os membros da sua equipa sejam práticos durante a implementação, reduzindo potencialmente alguns dos custos ao assumirem os aspectos menos técnicos do onboarding. Isto inclui a limpeza da interface de utilizador e as permissões de utilização.
Claro que, quanto mais recursos dedicar à implementação do sistema mais apoio contínuo, mais baixo será o custo de implementação do seu fornecedor. No entanto, isto pode ter impacto na sua linha temporal. Tendo em mente os prós e os contras, compreenda que será um melhor investimento a longo prazo, mas terá de ter os recursos disponíveis na sua equipa para se concentrar na aprendizagem destas competências e estar pronto a investir nelas.
Os custos da ferramenta PPM oculta que lhe vai dar
Embora os custos acima descritos possam ter o maior impacto no seu orçamento global de implementação do PPM, existem áreas que podem exigir um esforço surpreendente do seu fornecedor ou da sua equipa e custar-lhe mais do que o planeado.
Migração de dados
Migração de grandes quantidades de dados para histórico ou em voo 
O trabalho pode ser surpreendentemente desafiante e demorado. Mesmo que os dados sejam de qualidade (o que normalmente não é o caso), será necessário transformá-los e importá-los, a fim de fazer coexistir os dados antigos com os novos dados. Isso é muito trabalho!
Se possível, utilize a sua transição para uma nova ferramenta PPM como uma oportunidade para começar a limpar com novos modelos de projecto, novos orçamentos e dados.
Por exemplo, se a sua organização utiliza o Microsoft Project Pro para rastrear planos de projectos e a sua ferramenta PPM permite-lhe importar esses planos, isto não significa que deva fazê-lo. Os seus planos antigos provavelmente não são consistentes em todos os seus projectos ou têm problemas com os dados de recursos alinhados com o seu novo pool de recursos PPM, limpo. Além disso, a maioria dos sistemas PPM tem metadados mais ricos nos seus projectos que o seu antigo plano de MS Project não terá. Portanto, embora possa ser atractivo importar todos os seus planos actuais, provavelmente descobrirá que não vale a pena o esforço e que é melhor começar de novo.
Desenvolvimento de Processos
Tentativa de documentar os seus processos (ciclo de vida do projecto, orçamento, etc.) com antecedência. Se precisar de ajuda para desenvolver ou melhorar os seus processos, o seu parceiro de implementação do PPM deverá ser capaz de fornecer assistência sobre as melhores práticas. Tenha em mente que este tipo de consultoria pode somar rapidamente e deduzir do seu orçamento de implementação planeado. Esteja preparado com os seus processos, documentados e prontos para partir, ou com a expectativa de que terá de investir em assistência especializada melhorando as suas formas de trabalho ao mesmo tempo que implementa o seu conjunto de ferramentas.
Custos Operacionais
Provavelmente, terá de dedicar uma quantidade de recursos à administração, formação, e manutenção do seu novo sistema. Normalmente, aconselhamos a investir algum tempo de recursos para aprender o lado da configuração. Desta forma, poderá fazer alterações de configuração, desenvolver relatórios, etc., em vez de depender sempre de um parceiro externo. Isto é promissor, mas terá de afectar tempo contínuo de recursos para estas actividades.
Custos de Apoio
Esteja atento - diferentes fornecedores de PPM abordam e apoiam os preços de diferentes formas. As áreas-chave a ter em conta são:
Quais são os planos de apoio disponíveis, que SLA fornecem, e qual deles corresponde à criticidade deste sistema no meu ambiente?
A formação administrativa / de configuração é gratuita ou custa dinheiro? Os vouchers estão disponíveis para inscrição em diferentes níveis de apoio?
Pago mais por ambientes de encenação ou de desenvolvimento? Algum fluxo de trabalho ou ferramentas de configuração necessárias? Ou estão estas incluídas?
Custos de formação
Outro custo que pode ser surpreendente é o custo de formação do utilizador final - tanto no tempo necessário para a formação como na produção dos documentos de apoio. Uma vez que as ferramentas PPM são frequentemente configuradas para apoiar os seus processos específicos de entrega de projectos, terá de desenvolver a formação do utilizador final específica para cada pessoa na sua organização.
O seu fornecedor de PPM pode ter um convés padrão para o pôr em marcha, mas também desejará destacar áreas em que a ferramenta foi configurada para além da caixa e adaptada aos processos empresariais específicos dessa pessoa.
Este custo pode ou não ser incluído nos custos de implementação do PPM e, quando o é, pode ser significativo. Para poupar custos, pode:
-
- Vá com uma abordagem de "formar o treinador", onde o suplente treina os seus utilizadores de poder ou treinadores, que depois vão treinar todos os seus utilizadores finais.
- Desenvolver a formação a nível interno. Isto pode poupar muito mas requer o envolvimento de membros da equipa na implementação - o suficiente para que eles possam desenvolver o material.
- Por fim, pode gravar as formações e torná-las parte da formação de bordo para novas contratações ou para aqueles que desejam uma opção On Demand.
Como posso manter os custos da ferramenta PPM baixos e maximizar o retorno?
A Kolme implementou ferramentas PPM para muitos clientes e, com base na nossa experiência, quisemos partilhar consigo as seguintes dicas, enquanto se prepara para iniciar, ou voltar a iniciar, a sua viagem PPM:
MODERE AS SUAS EXPECTATIVAS, SIMPLIFIQUE AS SUAS NECESSIDADES
Sim, é excitante, mas o nosso principal conselho é que seja pragmático e que modere as suas expectativas. As ferramentas PPM podem adaptar-se à sua organização, mas são apenas ferramentas e não resolverão todos os seus problemas. Se alguma coisa, elas ajudarão a identificar os problemas na sua organização.
PRÓPRIO!
Envolva-se, aprenda a ferramenta e seja activo durante a implementação. Comece por documentar os seus próprios processos e invista na formação do seu próprio pessoal para que este possa fazer parte da solução, se possível.
UTILIZAR UMA ABORDAGEM ÁGIL
Comece com um "Produto Mínimo Adorável". Se tentar implementar demasiadas características de uma só vez, falhará. Por exemplo, se lançar 50 características aos utilizadores, estes ficarão sobrecarregados e provavelmente não adoptarão nenhuma. É melhor começar de forma simples e implementar 5 características de alto valor até serem adoptadas, e depois adicionar gradualmente camadas de características depois disso.
INVESTIR NA GESTÃO DA MUDANÇA ORGANIZACIONAL (OCM)
Utilizar estratégias de GCP para o sucesso a longo prazo. Mesmo a melhor ferramenta do mundo não será bem sucedida se ninguém a utilizar, por isso, procure ferramentas e técnicas como o modelo Prosci© ADKAR para gerir a mudança e ajudar os utilizadores a adoptar o novo sistema e os processos anexos.
Vale a pena um PPM?
Uma ferramenta de PPM pode inegavelmente ser um investimento digno. Mesmo com custos envolvidos, e alguns não insignificantes, ainda assim aconselhamos a ter um.
Como antigo líder PMO de uma organização de serviços profissionais, implementei uma ferramenta PPM e a utilização facturável dessa organização melhorou em mais de 20%! Da próxima vez que implementei uma ferramenta PPM para uma organização, identificámos e corrigimos uma alocação errada do custo de mão-de-obra CAPEX que ascendia a 30-40% de toda a mão-de-obra do projecto. Com outro cliente, descobrimos que 75% dos seus projectos não estavam alinhados com os seus objectivos estratégicos. E com outro, conseguimos poupar quase um milhão de dólares de esforço de recursos através da automatização e racionalização de processos.
Assim, com base na nossa experiência pessoal de implementação destas ferramentas para nós próprios - e para os nossos clientes - vale definitivamente a pena.
O que se segue?
Se estiver pronto para ir às compras de ferramentas PPM, ou revisitar a sua implementação existente, eis alguns passos seguintes:
CONSTRUIR A SUA COLIGAÇÃO DE PARTES INTERESSADAS
JUSTIFICAR O RETORNO DE UM INVESTIMENTO PPM
IDENTIFICAR AS SUAS NECESSIDADES
DOCUMENTAR UMA PROPOSTA PARA DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO