Gestão eficaz de projectos globais

Sumário Executivo 

Um local de trabalho global está a tornar-se rapidamente a norma. Esta realidade está a conduzir a uma necessidade de compreender as diferenças culturais que podem ter impacto, tais como normas do local de trabalho, práticas empresariais, ou cronogramas de projectos. Como empresa global, discutimos algumas das áreas mais comuns onde a compreensão deve ser demonstrada e fornecemos um pouco de alimento para a reflexão dos gestores de projectos internacionais.

• Uma Realidade Global
• Assumir Melhor Intenção
• Ética Empresarial Global e Responsabilidade Social
• Equipas Globais Híbridas Desafio Típico do Dia-a-Dia
• Língua em PowerPoint

Uma Realidade Global

Um tema comum de discussão nos negócios é a necessidade de mais imaginação em relação a um ambiente internacional e multicultural. A percentagem da mão-de-obra que vive e trabalha no estrangeiro é ainda relativamente pequena. A nação onde vivemos é geralmente a nação em que nascemos, e normalmente todos nós operamos nesse contexto social dessa sociedade e cultura.

Como tal, geralmente não consideramos a forma como as pessoas noutros lugares se podem comportar (pensar, comunicar, colaborar) de forma diferente. Essa falta de imaginação ou miopia não era uma preocupação no passado. A noção de que algo que fazemos todos os dias, a qualquer momento, poderia ser diferente noutro lugar era uma consideração completamente irrelevante. O negócio global, porém, tornou-se uma mudança de jogo.

Uma economia global é um ideal que é quase tão antigo como a própria humanidade. A economia global passou por muitos períodos diferentes, evoluções e lutas ao longo dos milénios, desde os comerciantes de especiarias aos vikings e aos piratas; pode-se dizer que a procura da economia global nos deu alguns dos capítulos/relicamentos/estabelecimentos mais excitantes da história humana.

No final do século XX, houve um impulso considerável para as grandes corporações aproveitarem a globalização, geralmente para aumentarem os lucros através de custos mais baixos ou de receitas acrescidas através de novas perspectivas que impulsionam a inovação.

Gestão de Projectos Globais

Hoje em dia, "Globalização" já não é uma palavra de negócio mas uma realidade que está aqui para ficar. Como resultado, todos os dias, a maioria de nós irá trabalhar (por vezes muito de perto) com equipas constituídas por uma rica diversidade de origens culturais.

Por exemplo, podemos ser uma equipa doméstica na sede, e outro grupo pode ser uma equipa de divisão global. Na maioria das vezes, esta colaboração é virtual, onde todos os membros de uma equipa - com as suas nuances culturais de interacção humana e empresarial - ainda estarão geograficamente localizados na sua pátria e cultura nativa.

As nossas diferenças podem constituir um desafio emocionante para muitos de nós neste mundo global emergente, uma vez que a maioria das pessoas nunca trabalhou (ou sequer viajou) a nível internacional. No entanto, com pouca ou nenhuma prática na compreensão do caleidoscópio cultural global, todos nós fomos empurrados para um ambiente de trabalho multinacional relativamente novo. Então, como é que o conseguimos navegar e abraçar quando todos temos tanto trabalho que precisamos de fazer ao mesmo tempo?

É quase impossível olhar para a descrição da função de gestão de um projecto e não ver a "Gestão de Partes Interessadas" listada como uma das funções essenciais. Isto porque é uma parte tão importante da gestão de projectos. É preciso trabalhar para desenvolver esta habilidade suave.

A gestão das partes interessadas é um equilíbrio delicado de ganhar confiança, liderando pelo exemplo, e gerindo pela influência em vez da força, assegurando ao mesmo tempo que todos completam o seu trabalho dentro dos prazos acordados. Uma grande dose de inteligência emocional, delicadeza graciosa e toque pessoal tornam um gestor de projecto excelente no seu trabalho.

O trabalho virtual tornou este desafio mais difícil de alcançar. Olhando uns para os outros através de ecrãs de computador - por vezes com as nossas câmaras desligadas ou microfones emudecidos - e comunicando intensamente através de e-mails e chats, perdemos a nuance da linguagem corporal, sorrisos e risos, e muitos toques humanos interpessoais que nos ajudam a formar laços com os outros.

A combinação desta desvantagem com a que advém da comunicação transcultural (muitas vezes uma barreira linguística de vários graus) pode causar muita ansiedade no local de trabalho, tornando difícil construir a confiança essencial para relações comerciais produtivas. Mas há três coisas que se podem começar a fazer hoje para tornar isto mais fácil.

Assumir Melhor Intenção

Estamos todos ansiosos por fazer bem o nosso trabalho. No entanto, como o fazemos pode mudar com base numa mentalidade cultural.

Por exemplo, nos Estados Unidos, há uma mentalidade de que o relaxamento vem quando o trabalho é feito, e ficar até tarde para terminar o trabalho é necessário. Na Europa, contudo, há uma maior ênfase cultural (e mesmo legal) na protecção da vida pessoal e no equilíbrio com o trabalho.

Esta diferença, por mínima que seja, continua a ser uma diferença nas atitudes e mentalidades que rodeiam o trabalho a nível global. Um Gestor de Projecto americano, inconsciente disto, que faça parte de uma equipa europeia, pode ficar frustrado.

Neste cenário, o colega americano aparece cedo para trabalhar e é o último a sair, enquanto os colegas europeus garantem que a sua semana de trabalho não ultrapassa as 40 horas. O colega de equipa americano pode assumir que a equipa europeia não está a puxar o seu peso e precisa de ser mais séria no seu trabalho.

Esta percepção combina uma vida inteira de condicionamento social e ignorância das normas sociais e culturais europeias. Em alternativa, a equipa europeia pode considerar o seu colega de equipa americano excessivamente exigente.

Colaboração da Equipa Global

Consequentemente, a falta de compreensão leva a uma falta de confiança entre o gestor do projecto e a sua equipa, e a comunicação começa a falhar. A falta de confiança é desnecessária e infeliz porque estes indivíduos querem destacar-se no seu trabalho e apresentar os melhores resultados. Ainda assim, só o podem fazer na forma como se relacionam fundamentalmente com o seu conceito de trabalho.

This slight difference in mindset does not nearly threaten the project’s success as much as the unconscious breakdown of trust between the project manager and the team.

Embora este seja um exemplo hipotético sobre duas demografias [algo] específicas, existem muitas outras nuances e situações entre os vários contextos culturais. Não há maneira de uma pessoa ter consciência cultural suficiente para os conhecer a todos.

Mas este conhecimento completo e global-social é desnecessário. Apenas a compreensão de que as coisas podem e serão diferentes entre diversos grupos é o que é necessário. Desde que isso seja reconhecido, podemos assumir as melhores intenções antes de qualquer outra coisa. Temos então uma maior probabilidade e probabilidade de que a colaboração da nossa equipa global seja eficaz e alcance os melhores resultados.

Ética Empresarial Global e Responsabilidade Social

Como pode ser determinado o certo ou o errado se uma prática ou comportamento diferem fortemente entre culturas? É uma determinação que precisa mesmo de ser feita, e, em caso afirmativo, por quem?

A maioria dos programas de MBA em Gestão Global irá discutir este conceito vago e muitas vezes complicado de forma bastante extensa, uma vez que pode causar graves problemas nos negócios globais. Um dos exemplos mais proeminentes é a ideia de dar presentes.

No Japão, é uma prática padrão dar presentes no decurso da condução de negócios. Não o fazer, na realidade, poderia pôr em risco uma relação. Contudo, uma entidade americana que deseje fazer negócios com uma entidade japonesa que pense "Quando em Roma" e se envolva nesta prática terá provavelmente violado a Lei de Práticas de Corrupção Estrangeira dos Estados Unidos.

Então como é que isto pode ser conciliado? A resposta é um desafio. Felizmente, gerindo projectos globais no Grupo Kolme, normalmente não somos confrontados com e podemos evitar cenários tão extremos. No entanto, muitas equipas internacionais experimentam regularmente este dilema fundamental.

Equipas Globais Híbridas Desafio Típico do Dia-a-Dia

A maioria das equipas americanas terá de manobrar diferentes atitudes de trabalho cultural em torno dos prazos do projecto enquanto trabalha dentro de uma semana de 40 horas. Muitos gestores de projecto para grandes empresas multinacionais americanas cujas equipas abrangem a Europa têm de manobrar os prazos dos projectos.

Muitos chefes de equipa de empresas americanas têm de fazer malabarismos com prazos de projectos potencialmente mais curtos e com a mentalidade "é assim que os americanos fazem as coisas" dos executivos na América, com as legalidades e a perspectiva cultural em torno do tema do trabalho na Europa.

Muitos podem estar relacionados com a necessidade de explicar numa reunião de zoom do projecto com líderes americanos sentados do lado dos Estados Unidos que se sentem frustrados por uma linha temporal do projecto estar a ser adiada por dois meses. Porquê?

Porque como gestor de projecto de uma equipa sediada na Europa, é preciso ter em conta em Julho que o prazo do projecto, que tem uma data prevista de Setembro, teve de ser adiado porque toda a minha equipa estava prestes a ir de férias durante todo o mês de Agosto.

Sim, a norma cultural para trabalhar até tarde e completar o projecto por qualquer meio necessário é uma grande diferença em relação às normas culturais da Europa. Para alguns que entram na força de trabalho global, é um conceito difícil de apreender porque não há uma resposta fácil. Mesmo quando uma solução parece fácil (por exemplo, porque a alternativa violaria as directivas europeias), não resolve o problema para o outro público.

Gestor de Projecto Global

Este entendimento é um equilíbrio que todas as pessoas que operam nesta economia global terão de vir a resolver com a sua equipa como um todo. Compreender que este é um enigma que precisamos de ter em mente é o primeiro passo na procura desse equilíbrio.

Alguns conselhos de uma equipa de gestão de projectos e programas com experiência global, errando do lado do relativismo, é a melhor prática. É geralmente sempre a melhor linha de acção, e a aproximação a partir de um local de abertura e compreensão merecerá a sua confiança entre a sua equipa global.

Língua em PowerPoint

Fala uma segunda língua que aprendeu mais tarde na vida (por outras palavras, que não fala a um nível de fluência nativa)? Já viajou (ou viveu) para o estrangeiro e sentiu-se completamente deslocado quando estava rodeado de grupos de pessoas que falavam numa língua que não compreendia completamente? Se respondeu "Não" a uma (ou especialmente a ambas) dessas perguntas, tem de prestar muita atenção a esta próxima secção.

Muitos oradores em seminários de oradores públicos afirmarão que um slide deve ter no máximo seis linhas, e cada linha deve ter no máximo seis palavras. Para além da formatação adequada dos diapositivos, também lhe dizem: "Não fale em PowerPoint"!

O entendimento é que quando os seus diapositivos satisfazem os critérios apropriados, não se limite a ler os pontos de bala. Contudo, ao gerir uma equipa global, penso que o oposto dessa teoria é verdadeiro: "Falar em PowerPoint".

Por outras palavras, seja conciso e preciso na sua língua; não embeleze a sua língua com palavras de cinco dólares, e evite usar expressões idiomáticas. Nós, como falantes nativos de inglês, somos incrivelmente afortunados por o inglês ter ganho a lotaria da moderna língua de negócios global.

Os países onde o inglês falado é nativo são também notoriamente maus na educação dos seus estudantes do ensino primário noutras línguas. Como resultado, tendemos a ter muito pouca empatia pela maioria das pessoas das nossas equipas globais para as quais o inglês não é a sua língua materna.

Imagine se for um americano a trabalhar no estrangeiro, e como seria frustrante estar numa reunião com um grupo de pessoas a falar noutra língua, mesmo uma língua que fale fluentemente (mas não nativamente.) Imagine tentar desesperadamente compreender cada pessoa enquanto ela falava e esperar ganhar clareza na reunião gravou playbacks onde não compreendeu ou não conseguiu ler os lábios de uma pessoa.

É assim que é para muitos colegas de equipa globais em projectos internacionais onde o inglês não é a sua língua materna. Imagine chamadas envolvendo palavras desnecessariamente grandes, expressões idiomáticas de conversação, qualquer expressão/utilização da palavra "get", e apenas um monte de palavras vomitado. Quão frustrado pode estar o falante não nativo de inglês por não compreender.

Simplificar a sua linguagem é uma prática simples com um pouco de atenção e irá contribuir muito para o sucesso do seu projecto global e para o conforto da sua equipa multicultural. Esta atenção poderia ser tão simples como utilizar o formato de data internacional do AAAA-MM-DD para estabelecer prazos que ajudem a evitar confusões.

Outro ponto importante sobre "Falar em PowerPoint" é o aspecto visual e as imagens ou coisas que transcendem a linguagem. As ajudas visuais comuns podem transmitir os seus pontos mais claramente, como gráficos de Gantt, linhas de tempo, calendários, gráficos, painéis de instrumentos, e até figuras de pau.

Além disso, ao atribuir responsabilidades, obter relatórios de progresso, etc., quanto mais puder transmitir o seu pedido à sua equipa utilizando qualquer representação visual, mais transparente tudo será para todos. Ninguém confia em nada que não compreenda.

Reflexões finais

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