Suivi du temps : Faut-il ou ne faut-il pas ?

Résumé

• Suivi des journées entières
• Suivi du temps contre le temps
• Quelle direction prendre ?
• Ma recommandation en matière de suivi du temps

Devrions-nous ou ne devrions-nous pas ?

Le suivi du temps dans le monde professionnel d'aujourd'hui peut s'apparenter à une partie tendue de Frogger. Vous savez que vous devez traverser la route, mais quel que soit le chemin que vous empruntez, il est fort probable que vous rencontriez des obstacles qui mettront fin à votre partie. La question reste donc posée : Devons-nous ou non exiger le suivi du temps ?

En tant que gestionnaire de ressources certifié, je peux facilement vous persuader de prendre la décision qui vous convient, que ce soit pour ou contre.

Si vous êtes contre, je vous recommanderais très probablement de ne pas le faire. Cela ne vaut probablement pas la peine de stresser et de perturber votre équipe en ce moment.

Si vous penchez pour cette solution ou si votre entreprise doit facturer des opérations de services, vous devez déterminer le type de suivi dont vous avez besoin : Journée complète ou Temps contre temps.

Avant de prendre votre décision, je vous invite à vous promener avec moi pendant quelques minutes et à partager certaines des leçons que j'ai tirées de la mise en œuvre du suivi du temps.

Suivi des journées entières

Suivi des journées entières

Le suivi du temps de travail d'une journée complète exige qu'une ressource rende compte de 100 % de ses heures de travail. Il s'agit du type de suivi du temps le plus compliqué, le plus exigeant et le plus difficile à mettre en œuvre et à faire adopter. Bien qu'il présente de nombreux avantages, ses inconvénients peuvent avoir de réelles conséquences pour l'organisation et l'environnement de l'équipe.

Avantages :

• Fournit une image complète du temps et des activités productifs et non productifs.
• Justifie l'affectation des ressources
• Assurer l'obligation de rendre compte des performances
• Identifie les domaines dans lesquels les processus devraient être améliorés
• Fournit des indicateurs de performance clés pour l'amélioration des processus
• Fournit le niveau le plus détaillé d'estimation de l'effort de travail et de prévision de la capacité des ressources.

Inconvénients :

• Peut générer des données largement erronées - Les ressources entrent souvent arbitrairement 8 heures pour satisfaire à l'exigence. D'autres peuvent sous-estimer ou gonfler le temps pour donner l'impression qu'elles sont plus efficaces ou plus surchargées qu'elles ne le sont en réalité.
• Crée souvent un environnement de travail négatif en donnant l'impression d'être surveillé par un "grand frère" ou d'être microgéré.
• Il est difficile d'obtenir l'adhésion des ressources et des responsables. Cela nécessite de nombreuses conversations difficiles et une forte volonté d'emprunter la voie la plus impopulaire.
• Si elle est appliquée à des utilisateurs internationaux, elle peut créer des complications dans les pays qui ont des conseillers d'entreprise et/ou des règles strictes en matière de protection de la vie privée.
• Il peut en résulter des complications juridiques si les employés internationaux, contractuels ou non exemptés déclarent systématiquement plus d'heures que les heures contractuelles convenues.

Avant de décider de mettre en œuvre une exigence de suivi du temps de travail d'une journée entière, prenez une minute pour être brutalement honnête avec vous-même - est-ce vraiment nécessaire pour atteindre vos objectifs ?

Si vous n'êtes pas sûr que cela convienne à votre équipe, ne le faites pas ! Si vous envisagez de suivre la voie de la comptabilisation du temps de travail à la journée, vous devez vous engager pleinement à faire face aux objections, aux conséquences et, parfois, à la défiance pure et simple.

Si cette option vous inquiète, vous pouvez envisager de mettre en œuvre le type de suivi du temps le moins intimidant, Time Against.

Suivi du temps contre le temps

Suivi du temps contre le temps

Le suivi du temps Contre exige qu'une ressource rende compte du temps qu'elle passe à travailler sur une mission particulière, et la somme globale des heures quotidiennes n'est pas aussi importante. Même si le suivi du temps ne sera jamais populaire auprès des ressources, il s'agit du type de suivi du temps le moins exigeant, le plus convivial et le plus facile à mettre en œuvre avec succès et à faire adopter. Voici quelques-uns des avantages et des inconvénients de cette méthode.

Avantages :

• Fournit une image plus précise du temps réellement passé sur les projets individuels
• Peut identifier les domaines dans lesquels les processus devraient être améliorés
• justifie l'affectation des ressources lorsqu'elle est combinée aux meilleures pratiques de gestion des ressources
• Assurer l'obligation de rendre compte des performances
• Fournit le niveau le plus précis d'estimation de l'effort de travail et de prévision de la capacité des ressources
• Élimine le sentiment d'être surveillé par un "grand frère" et de faire de la microgestion.
• Il est plus facile d'obtenir l'adhésion des personnes concernées, car elles sont plus susceptibles de comprendre la demande que d'avoir le sentiment qu'on porte atteinte à leur vie privée.

Inconvénients :

• Les ressources doivent modifier leurs habitudes de travail afin que l'enregistrement du temps consacré aux projets devienne une activité de routine.
• Il peut arriver que d'importants blocs de temps ne soient pas comptabilisés, ce qui devrait donner lieu à une conversation avec la personne ressource.
• Si elle est appliquée à des utilisateurs internationaux, elle peut créer des complications dans les pays qui ont des conseillers d'entreprise et/ou des règles strictes en matière de protection de la vie privée.
• Il peut en résulter des complications juridiques si les employés internationaux, contractuels ou non exemptés déclarent systématiquement plus d'heures que les heures contractuelles convenues.

Quelle direction prendre ?

Entre les deux types de suivi du temps, j'ai toujours constaté une plus grande réussite dans la mise en œuvre de l'option "temps contre". Les ressources sont plus ouvertes à l'idée de comptabiliser le temps qu'elles passent à travailler sur quelque chose, tant que chaque minute de leur journée n'est pas suivie.

Vous disposez ainsi de données plus fiables que vous pouvez utiliser pour améliorer les performances globales.

Mais d'abord, posez-vous la question...

Questions sur le suivi du temps que vous devez vous poser

Quelle que soit la voie que vous choisissez, il y a plusieurs autres questions que vous devez examiner ouvertement et honnêtement :

• Le suivi du temps améliorera-t-il votre environnement de travail ou créera-t-il davantage de frais généraux ? - C'est une question difficile, pour être honnête. Nous avons d'abord tendance à énumérer toutes les améliorations possibles : estimation précise de l'effort, prévision des ressources et équilibrage de la charge de travail. Autant de bonnes réponses ! Cependant, je vous mets au défi d'y réfléchir à nouveau, en particulier après avoir examiné les quelques questions suivantes. Le suivi du temps s'accompagne toujours de frais généraux supplémentaires, d'émotions négatives et de gestion du changement. Cela vaut la peine d'être honnête avec vous-même si c'est vraiment nécessaire.
• Une fois que vous avez ces informations, savez-vous quoi en faire ? - Soyez honnête !!! Recueillir des informations, c'est bien ! Recueillir des informations précises, c'est encore mieux ! Savez-vous ce que vous allez faire de ces informations maintenant que vous les avez ? Disposez-vous d'un plan de gestion des ressources établi que vous utiliserez ? Avez-vous des gestionnaires de ressources compétents qui savent comment analyser les données et les transformer en éléments utilisables pour la prise de décisions au niveau de la direction et de l'équipe ? Si ce n'est pas le cas, prenez le temps d'évaluer vos besoins.
• Êtes-vous prêt à prendre le risque de modifier l'environnement de travail en mettant en place un système de suivi du temps ? - Soyons réalistes : nous engageons nos collaborateurs pour leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience. Leur demander de suivre leur temps est souvent perçu comme une gifle, même si vous avez des raisons valables de le faire. Les discussions sur le suivi du temps sont très difficiles à mener ! Soyez conscient de l'impact que cela aura sur le moral de votre équipe.
• Avez-vous l'adhésion et le soutien de la direction ? - S'ils ne s'engagent pas pleinement à soutenir cette exigence, elle a très peu de chances de réussir. Si vos cadres ne sont pas entièrement d'accord, envisagez de mettre en œuvre une autre méthode pour recueillir les données dont vous avez besoin.
• Êtes-vous prêt à lier le suivi du temps à un programme de conformité ? - Cela a généralement un impact, positif ou négatif, sur les finances ou les évaluations des ressources. Si vous n'êtes pas prêt à franchir cette étape, sachez que le taux de conformité sera extrêmement faible. Pourquoi devrais-je m'en préoccuper si ce n'est pas obligatoire et qu'il n'y a pas de conséquences en cas de non-conformité ?

Ma recommandation en matière de suivi du temps pour vous...

En fin de compte, de nombreux facteurs doivent être examinés en profondeur lorsque l'on envisage de suivre le temps consacré à un projet. En fin de compte, voici ce que je vous recommande :

• Si vous avez besoin d'un rapport de temps et qu'une ventilation minute par minute n'est pas absolument nécessaire, demandez aux ressources de rapporter leur temps sur des missions particulières plutôt que sur la comptabilité d'une journée entière.
• Équilibrer le temps non déclaré en ajustant leur disponibilité globale. Liez cette initiative à un programme de conformité, que vous choisissiez d'utiliser la carotte ou le bâton - même si vous obtiendrez une bien meilleure réaction avec des carottes ! Prenez le temps d'expliquer à vos ressources pourquoi ces informations sont nécessaires et présentez les facteurs WIIFM.
• Enfin, assurez-vous de faire un suivi avec votre équipe après un certain temps pour examiner les résultats de cet effort. Laissez-les non seulement voir mais aussi comprendre les avantages que le suivi du temps apporte à l'organisation.

Continuons à discuter...

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