Recentemente, o Grupo Kolme transmitiu o nosso segundo capítulo do EmPOWer a sua série PMO intitulado - "Change Management Powers, ACTIVATE". Neste webinar discutimos os interessantes fundamentos da Gestão da Mudança Organizacional.
Kim Essendrup, Co-fundador do Grupo Kolme e o nosso Super-herói PMO, juntou-se a Kelly Smith, um dos nossos Especialistas em Assuntos de Gestão de Mudanças (SME) para trazer de volta alguns dos nossos personagens favoritos para uma nova aventura. Continue a ler para ver o que os nossos super-heróis andam a tramar desta vez, ou veja a repetição no nosso canal Kolme Group YouTube e descarregue a nossa Folha de Controlo de Gestão de Mudanças!
A Missão: Criar um Processo Padronizado de Recepção de Projectos
Tenho de o entregar à Kelly e à Kim, elas escolheram um óptimo exemplo para demonstrar o poder da Gestão da Mudança: Fundamentos. Foram com Standardização do processo de entrada do projecto uma vez que esse é um grande ponto de dor em que muitos PMO lutam para ganhar alinhamento organizacional. Embora possa parecer um empreendimento assustador, é um investimento vital; dito de forma simples, o processo de admissão é utilizado para avaliar que projectos são suficientemente importantes para a) serem aprovados e financiados, e b) serem priorizados entre os outros projectos novos e/ou em voo.
Este tipo de tomada de decisão orientada por dados está no centro do que fazemos aqui no Kolme Group, pelo que me deixa excitado quando podemos relacionar a nossa missão com exemplos de gestão de projectos altamente relevantes e do mundo real.
À medida que os créditos de abertura rolaram, os nossos apresentadores estabeleceram o cenário descrevendo os obstáculos que a nossa heroína, PMO Powerhouse, provavelmente enfrentará ao iniciar o novo processo de admissão. Alguns destes incluem murmurações comuns, como por exemplo: "Já tentámos isso antes..." ou "Não gostamos do formulário de admissão do departamento ABC, tem requisitos completamente diferentes..." e talvez até "Não estou a partilhar o meu orçamento para a equipa DEF utilizar o processo GHI a menos que utilizem o seu Centro de Custos JKL..."
Oh, PMO Powerhouse, já lá estivemos todos! Parece que precisamos de ser nós próprios a fazer um pequeno tag-teaming e a trazer uma PME de Gestão da Mudança.
Taco...
O MFC Magnífico!
O nosso mais recente personagem, o MFC Magnífico, compreende que as mudanças organizacionais acontecem primeiro a nível individual, e depois compostos para assegurar o sucesso de uma mudança organizacional maior. Felizmente para PMO Powerhouse, a Magnífica OCM dominou a metodologia, ferramentas e técnicas de Gestão da Mudança, e segue a líder da indústria de Gestão da Mudança e autoridade de certificação, Prosci®pelas suas melhores práticas.
Aqui está o conselho mais importante de The Magnificent OCM para PMO Powerhouse:
- Os patrocinadores desempenham um papel vital na Mudança Organizacional, pelo que precisamos de avaliar e priorizar onde lhes devemos oferecer orientação, avaliando as suas áreas para melhorar a comunicação, o trabalho em rede, e a largura de banda para visibilidade.
- O modelo ADKAR® da Prosci® ajuda a avaliar o ponto de barreira para a mudança e guia-nos sobre onde concentrar os esforços do Patrocinador e/ou do gestor directo.
- Em alinhamento com a Gestão de Projectos, devemos definir planos de Gestão da Mudança Organizacional para ajudar os líderes a passar pelas suas responsabilidades de GAC, tais como a preparação para a resistência, a formação das suas equipas, a comunicação eficaz para construir a consciência e a dinâmica da mudança, e, claro, ser um líder da mudança mais forte e mais visível.
Estrela Nascente: O nosso Patrocinador
À medida que a nossa aventura se desenrola, aprendemos que a Magnífica OCM e a PMO Powerhouse estão emparelhadas com o patrocinador do seu projecto, Rising Star, para liderar a iniciativa de mudança do Processo de Tomada de Projecto. Rising Star tem alguns grandes pontos fortes; é um orador poderoso e pode estar disponível para liderar várias reuniões do Estado da Organização ou do Departamento - Todas as Mãos para ajudar a conduzir o "Porquê?" da mudança. Mas Rising Star é novo no papel de C-Suite e ainda está a construir o seu músculo de rede, por isso o Magnífico OCM pôs o seu objectivo em ajudá-lo a construir uma coligação de patrocínio para obter um alinhamento transversal, de cima para baixo. Ao fazer isto, ela introduz a PMO Powerhouse num dos nossos planos favoritos, o Roteiro do Patrocínio.
Para além de referir a importância da Mudança do Processo de Admissão na organização, a Rising Star e a sua coligação de patrocinadores de gestores de nível superior e médio também precisam de ouvir. Feedback e um Loop de Feedback é fundamental. Isto porque a resistência pode e vai acontecer, e como bons Profissionais da Mudança precisamos de estar preparados com um plano para a abordar. Como Kim descreve, os patrocinadores e gestores devem compreender que a mudança não é algo que fazemos apenas uma vez e depois afastamo-nos. Precisamos de capacitar os líderes para serem uma parte contínua da mudança, e dar-lhes as ferramentas para os tornar bem sucedidos. Pode fazer isto comunicando que "uma Mudança está a chegar - Vamos falar sobre como VOCÊ se prepara para ajudar a gerir a mudança para a SUA equipa". O Magnífico OCM tem a Kim de volta: Ela constrói um costume Plano de Treino especificamente para que a Rising Star o coloque no caminho certo para continuar a desenvolver as suas capacidades de liderança e as da sua equipa.
Com o plano em vigor, Rising Star precisa agora das ferramentas para ajudar a sua organização a aprender o novo Processo de Admissão. A Magnífica OCM colabora com a Rising Star e a PMO Powerhouse para criar um Plano de Formação que assegurará que as suas equipas estejam armadas tanto com o conhecimento como com a capacidade de adoptar com sucesso o novo Processo de Admissão. Como gestor do projecto, PMO Powerhouse fará um plano de acção para cada departamento a ser treinado no novo processo, incluindo: identificar um grupo piloto, encontrar campeões chave para ajudar a formar os formadores, e reforçar a aprendizagem com competições amigáveis e questionários.
Parece que podemos chamar a esta Missão de Mudança um sucesso!
Da próxima vez Em...
Continuamos a nossa viagem com PMO Powerhouse enquanto ela navega nos desafios de liderar iniciativas PMO. Estamos entusiasmados com o Capítulo Três da série, "Estou Pronto para PowerUP! How To Select a PPM Tool"... Capes, Spandex, e All.
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