Recientemente, Kolme Group emitió nuestro segundo capítulo de la serie EmPOWeryour PMO titulado - "Poderes de la Gestión del Cambio, ACTÍVATE". En este webinar discutimos los interesantes fundamentos de la Gestión del Cambio Organizacional.
Kim Essendrup, cofundadora de Kolme Group y nuestra superheroína de la PMO, se unió a Kelly Smith, una de nuestras expertas en gestión del cambio, para traer de vuelta a algunos de nuestros personajes favoritos en una nueva aventura. Sigue leyendo para ver lo que nuestros superhéroes están haciendo esta vez, o echa un vistazo a la repetición en nuestro canal de YouTube del Grupo Kolme y descarga nuestra hoja de trucos de gestión del cambio.
La misión: Crear un proceso normalizado de admisión de proyectos
Tengo que reconocer que Kelly y Kim eligieron un gran ejemplo para demostrar el poder de la gestión del cambio: Fundamentos. Fueron con Standardizar el proceso de admisión de proyectos ya que es un gran punto débil en el que muchas PMO luchan por obtener la alineación de la organización. En pocas palabras, el proceso de admisión se utiliza para evaluar qué proyectos son lo suficientemente importantes como para a) ser aprobados y financiados, y b) priorizados entre los demás proyectos nuevos y/o en curso.
Este tipo de toma de decisiones basada en datos es la esencia de lo que hacemos aquí en Kolme Group, por lo que me entusiasma cuando podemos relacionar nuestra misión con ejemplos de gestión de proyectos del mundo real de gran relevancia.
Mientras rodaban los créditos iniciales, nuestros presentadores prepararon el terreno describiendo los obstáculos a los que probablemente se enfrentará nuestra heroína, PMO Powerhouse, al iniciar el nuevo proceso de admisión. Algunos de estos incluyen murmullos comunes como: "Ya lo hemos intentado antes..." o "No nos gusta el formulario de admisión del departamento ABC, tiene requisitos completamente diferentes..." y puede que incluso "No voy a compartir mi presupuesto para que el equipo DEF utilice el proceso GHI a menos que utilicen su JKL Cost-Center...".
Oh, PMO Powerhouse, ¡todos hemos pasado por eso! Parece que tenemos que hacer un poco de tag-teaming nosotros mismos y traer a un SME de gestión del cambio.
Cue...
El magnífico OCM
Nuestro nuevo personaje, la Magnífica OCM, entiende que los cambios organizacionales ocurren primero a nivel individual, y luego se complementan para asegurar el éxito de un cambio organizacional más grande. Por suerte para PMO Powerhouse, la Magnífica OCM ha dominado la metodología, herramientas y técnicas de la Gestión del Cambio, y sigue al líder de la industria de la Gestión del Cambio y autoridad de certificación, Prosci®para sus mejores prácticas.
Aquí está el consejo más importante de The Magnificent OCM para PMO Powerhouse:
- Los patrocinadores desempeñan un papel vital en el cambio organizativo, por lo que debemos valorar y priorizar dónde debemos ofrecerles orientación evaluando sus áreas de mejora en materia de comunicación, creación de redes y ancho de banda para la visibilidad.
- El modelo ADKAR® de Prosci® ayuda a evaluar el punto de barrera para el cambio y nos orienta sobre dónde centrar los esfuerzos del Patrocinador y/o del gestor Directo.
- En consonancia con la gestión de proyectos, deberíamos definir planes de gestión del cambio organizativo para ayudar a los líderes a asumir sus responsabilidades en este ámbito, como prepararse para la resistencia, formar a sus equipos, comunicarse eficazmente para crear conciencia e impulso de cambio y, por supuesto, ser un líder del cambio más fuerte y visible.
Estrella emergente: Nuestro patrocinador
A medida que se desarrolla nuestra aventura, nos enteramos de que el Magnífico OCM y la Poderosa PMO están emparejados con el patrocinador de su proyecto, Rising Star, para dirigir la iniciativa de cambio del Proceso de Admisión del Proyecto. Rising Star tiene algunos puntos fuertes: es un gran orador y puede estar disponible para dirigir varias reuniones sobre el estado de la organización o de todos los departamentos para ayudar a impulsar el "¿por qué?" del cambio. Pero Rising Star es nuevo en el puesto de C-Suite y todavía está desarrollando su capacidad de establecer contactos, por lo que la magnífica OCM se propuso ayudarle a crear una coalición de patrocinio para conseguir una alineación interfuncional de arriba abajo. Mientras lo hace, presenta a la PMO Powerhouse uno de nuestros planes favoritos, el Hoja de ruta del patrocinio.
Además de pregonar la importancia del cambio en el proceso de admisión para la organización, Rising Star y su coalición patrocinadora de directivos y mandos intermedios también tienen que escuchar. La retroalimentación y el bucle de retroalimentación son fundamentales. Esto se debe a que la resistencia puede producirse y se producirá, y como buenos profesionales del cambio debemos estar preparados con un plan para abordarla. Como describe Kim, los patrocinadores y directivos deben comprender que el cambio no es algo que se hace una vez y luego se abandona. Tenemos que capacitar a los líderes para que sean parte permanente del cambio y darles las herramientas para que tengan éxito. Puedes hacerlo comunicando que "se avecina un cambio - Hablemos de cómo te preparamos para que ayudes a gestionar el cambio de TU equipo". Magnificent OCM cubre las espaldas de Kim: Ella construye un Plan de Coaching específicamente para Rising Star con el fin de ponerle en el camino correcto para seguir desarrollando sus habilidades de liderazgo y las de su equipo.
Con el plan en marcha, Rising Star ahora necesita las herramientas para ayudar a su organización a aprender el nuevo Proceso de Admisión. The Magnificent OCM colabora con Rising Star y PMO Powerhouse para crear un Plan de Formación que garantice que sus equipos están armados tanto con el conocimiento como con la capacidad para adoptar con éxito el nuevo Proceso de Admisión. Como director del proyecto, PMO Powerhouse elaborará un plan de acción para que cada departamento reciba formación sobre el nuevo proceso, que incluirá: la identificación de un grupo piloto, la búsqueda de campeones clave que ayuden a formar a los formadores y el refuerzo del aprendizaje con competiciones amistosas y concursos.
Parece que esta Misión de Cambio ha sido un éxito.
La próxima vez en...
Continuamos nuestro viaje con PMO Powerhouse a medida que navega por los desafíos de liderar iniciativas de PMO. Estamos emocionados por el Capítulo Tres de la serie, "¡Estoy lista para PowerUP! Cómo seleccionar una herramienta PPM"... Capas, Spandex y todo.
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