Preciso de um PMO?

Sumário Executivo

O objectivo de um projecto é fornecer valor aos seus intervenientes. E um PMO deve esforçar-se por fornecer valor à organização. O valor fornecido por um escritório PMO pode assumir diferentes formas dependendo das necessidades da organização, e irá evoluir e mudar à medida que a organização cresce e muda. Kim ajuda-o a olhar para essas necessidades e fornece uma visão para consideração antes de lançar o seu Gabinete de Gestão de Projectos.

• Ao PMO ou não ao PMO?
• A forma errada de pensar em PMO
• A Nova Realidade da Execução
• A forma correcta de pensar sobre PMO
• Categorias de valores PMO
• Pense em termos da transacção de valor
• Quando um PMO não é o caminho certo a seguir?
• E se nos tornarmos "ágeis" - Porque precisaríamos de uma PMO? 

Preciso de estabelecer um PMO (Gabinete de Gestão de Projectos)?

Ao PMO ou não ao PMO? 

Das muitas questões que a nossa equipa coloca à volta da gestão de carteiras, das ferramentas de gestão de projectos e dos PMO, provavelmente a mais importante de todas é: "Preciso de um PMO? 

É tão importante porque se não tiver uma boa resposta pronta, então a sua carteira, potencial PMO, e projectos futuros estão todos em risco.

No Grupo Kolme, os meus parceiros e eu começámos como gestores de projecto e trabalhámos na construção, gestão, avaliação e fixação de Gabinetes de Gestão de Projectos. Trabalhamos diariamente com escritórios PMO em muitas indústrias para os ajudar a funcionar de forma mais eficiente e a fornecer mais valor às suas organizações.  

Então, quando ouvimos a pergunta, "Preciso de um PMO? Temos uma resposta pronta. 

A forma errada de pensar em PMO 

A forma "velha escola" de pensar sobre as OGP é que elas são simplesmente uma equipa de gestores de projecto que fazem cumprir o processo e a governação para garantir que os projectos são feitos "correctamente".

Esta percepção provém da tendência natural dos gestores de projecto para a organização, estrutura e processos. Esta noção expressa-se frequentemente em OGP, concentrando-se mais na adesão ao processo de gestão de projectos do que na entrega de valor.

O gabinete de gestão de projectos destas organizações transforma-se em "Obstáculos à Gestão de Projectos" em vez de facilitadores organizacionais.

A Nova Realidade da Execução

Não só é mais importante concentrar-se no valor do que no processo, mas o conceito de um processo de entrega padrão em toda uma organização está a tornar-se obsoleto.

Pelo menos 71% das organizações, e talvez até mesmo 97%, implementaram uma abordagem ágil. Este método defende a auto-organização a nível de equipa e, como o nome indica, uma propensão para a flexibilidade.

Ágil significa muitas vezes conceber formas únicas de trabalho para cada equipa. Embora existam amplas evidências de que as equipas ágeis auto-organizadas são mais produtivas ao nível da equipa, isto pode levar ao caos quando se tenta executar iniciativas que abrangem múltiplas equipas, cada uma trabalhando à sua maneira.

A colaboração entre as equipas é a nova realidade da execução do projecto. Cada equipa pode ter a sua própria metodologia ou não, e o escritório PMO precisa de se coordenar com estas equipas para realizar iniciativas a nível empresarial.

Assim, a missão do moderno gabinete de gestão de projectos é mais a de adoptar uma abordagem ágil e orquestrar a execução num ambiente heterogéneo do que tentar impor algum processo artificial homogéneo em toda a organização.

A forma correcta de pensar sobre PMO 

O objectivo de um projecto é fornecer valor aos seus intervenientes. E um escritório do PMO deve esforçar-se por fornecer valor à organização. Seria melhor definir o objectivo de um PMO da mesma forma que nós definimos o objectivo de um projecto individual.  

O valor fornecido por uma PMO pode assumir diferentes formas dependendo das necessidades da organização, e evoluirá e mudará à medida que a organização cresce e muda. Para responder a isto, a PMO deve esforçar-se por ser empreendedora na sua liderança e liderar os esforços de envolvimento dentro da organização.  

De facto, o convidado do podcast de Gestão de Projectos Happy Hour Rolondo Talbott falou com Kim Essendrup sobre Gestão de Projectos Empresariais e como um gestor de projectos ou PMO é uma organização de serviços - não um verificador de caixas mas um ofertante de serviços.

Uma tendência comercial actual a ganhar aceitação está a afastar-se dos PMO no sector das TI. Há um argumento crescente contra as metodologias de gestão de projectos e a associação com a perda de controlo. 

Isso significa que é ainda mais crítico para os gestores/líderes de PMO expressar o compromisso do seu escritório com o serviço ao cliente e a melhoria contínua e o valor e importância que os gestores de projectos e programas têm dentro de um Escritório de Gestão de Projectos. 

Categorias de valores PMO 

Relativamente ao valor específico que um PMO fornece, ele enquadra-se em três categorias gerais: Responsabilidade, Transparência, e Alinhamento.

Os Gabinetes de Gestão de Projectos tipicamente fornecem valor através de alguma mistura destas categorias. Ao pensar no seu PMO existente ou potencial, pode ser um exercício valioso trabalhar com os seus interessados para "colocar um alfinete" no diagrama abaixo, onde mais precisa de ajuda.

Prestação de contas 

Os escritórios PMO orientados para a prestação de contas servem frequentemente como ponto de responsabilidade perante o conjunto executivo para a execução.

As áreas de foco para PMO orientadas para a contabilidade podem incluir:

• Responsabilidade pela execução de iniciativas estratégicas chave
• Responsabilidade financeira e relatórios para a carteira
• Para organizações de Serviços Profissionais, rentabilidade do compromisso e satisfação do cliente
• Conformidade regulamentar

Quando falamos com executivos que precisam de um PMO centrado na responsabilidade, ouvimos frases-chave como:

• Preciso de alguém em quem possa confiar/contar para levar a cabo a nossa iniciativa.
• Como é que me certifico de obter o valor que esperava do meu orçamento CapEx?
• Como fazemos cumprir a regulamentação?

Transparência 

Os Gabinetes de Gestão de Projectos orientados para a Transparência concentram-se na comunicação e no fluxo de informação para projectos e iniciativas.

O objectivo é, na maioria das vezes, ajudar a minimizar as surpresas que advêm dos riscos e problemas do projecto e permitir que a organização seja mais proactiva na sua gestão de riscos e mudanças.

As áreas focais de transparência incluem tipicamente:

• Relatórios de risco e emissão e gestão de alterações
• Gestão e planeamento de recursos
• Relatórios comuns em toda a carteira para identificar projectos que estão em risco ou em apuros

Quando falamos com executivos em organizações que necessitam de um PMO centrado na transparência, ouvimos frequentemente frases-chave como:

• Sei que o meu povo está ocupado, mas não sei o que estão a fazer.
• Estamos cansados de todas as surpresas e do combate a incêndios.

Alinhamento 

Os Gabinetes de Gestão de Projectos que se concentram no alinhamento ajudam a assegurar que as iniciativas estratégicas da organização sejam priorizadas dentro do portfólio e entre todas as outras actividades organizacionais. No entanto, quando um PMO assume este papel, não absolve as equipas individuais da responsabilidade pela realização das suas iniciativas específicas de equipa.

As mudanças mais transformadoras e valiosas são tipicamente aquelas que devem abranger diferentes partes de uma organização. Assim, um PMO que possa gerir o alinhamento entre várias equipas é a chave para o sucesso.

As áreas de foco para PMO orientadas para o algarismo incluem tipicamente:

• Mapeamento e acompanhamento de projectos para metas e objectivos organizacionais estratégicos
• Recepção, priorização e selecção de projectos
• Controlos por fases e gestão da libertação

Quando falamos com executivos em organizações que precisam de um PMO centrado no algarismo, os comentários mais frequentes que ouvimos são:

• Gastamos todo este dinheiro, tempo e esforço em projectos, mas as nossas iniciativas estratégicas parecem nunca se concretizar.
• Estamos a lutar para completar projectos que já deveríamos ter terminado há muito tempo.

Transformação do Gabinete de Gestão de Projectos Agile

Vemos frequentemente uma "superclasse" particular de PMO ágeis que muitas vezes englobam os três tipos de valores acima referidos, o PMO de Transformação. Estas organizações podem ser temporárias e implementadas para conduzir uma transformação organizacional específica e muitas vezes radical.  

As transformações típicas que utilizam este tipo de PMO incluem:  

• Fusões e Aquisições 
• Transformações ágeis 
• Criar uma nova linha de negócio 

Pense em termos da transacção de valor

Pode ser útil mapear o valor que um Gabinete de Gestão de Projectos pode fornecer utilizando uma transacção de valor ou diagrama de aranha ao considerar o que um PMO pode fornecer à sua organização. Esta ferramenta é excelente para identificar não só o valor que o escritório fornece às diferentes partes da organização, mas também o nível de compromisso que o PMO precisa em troca da entrega desse valor.

Este diagrama pode ser uma grande ferramenta de colaboração de brainstorming para utilizar com os seus intervenientes PMO. É também uma ferramenta de comunicação útil para utilizar com a sua equipa executiva.

O exemplo abaixo é muito elevado - provavelmente terá mais do que as quatro equipas e muito mais itens nas suas tabelas de transacções de valor.

Quando um PMO não é o caminho certo a seguir?

Em termos simples, se não conseguir definir o valor, um PMO daria à sua organização, então não crie um.  

Isto não significa que um escritório não lhe possa dar valor, mas se a sua equipa não conseguir identificar como o faria, não terá êxito face a qualquer resistência.  

Outra consideração sobre se um Gabinete de Gestão de Projectos é o caminho certo a seguir ocorre quando o valor que se identifica não é suficientemente forte para obter interesse e patrocínio da sua equipa de liderança.  

Se não estiverem a comprar o que estás a vender, o teu PMO não vai sobreviver por muito tempo. 

E se nos tornarmos "ágeis" - Porque precisaríamos de uma PMO?

94% das organizações altamente ágeisrelatam ter uma PMO ou uma equipa de gestão de projecto semelhante.

Os Gabinetes de Gestão de Projectos são alvos fáceis de apanhar as culpas por problemas de entrega de projectos. Essa culpa estende-se então frequentemente a toda a disciplina de Gestão de Projectos, o que pode fazer com que as organizações pensem: "Vou apenas tornar-me Ágil, e tudo será melhor".  

A realidade é que a criação de uma equipa dedicada a impulsionar o desempenho e a entrega do projecto (ou seja, um PMO) é um LOT mais fácil do que transformar completamente uma organização inteira num quadro ágil. E se não for possível criar e operar com sucesso uma PMO, é provável que a situação seja pior quando se reestrutura toda a organização. 

Lembre-se de que a agilidade organizacional não se resume a fazer "Agile". E se vai iniciar uma viagem ágil, organizar um PMO de Transformação num ambiente ágil para conduzir essa mudança pode ser muito mais económico do que trazer um autocarro cheio de consultores "Big 3" para o fazer por si.    

Como Começamos? 

Se pensa que um PMO é para si, a nossa recomendação é começar por ter conversas dentro da sua equipa de liderança sobre o valor potencial que poderá obter de um PMO.

Faça um mapa das suas transacções de valores utilizando uma ajuda visual como o diagrama de aranha acima - DESCARREGUE O SEU TEMPLO DE FOLHA DE TRABALHO GRÁTIS.

Uma vez que tenha um alinhamento organizacional sobre as transacções de valores para a sua proposta PMO, o passo seguinte é começar a planear o que a PMO deve ver a partir de uma estrutura orgânica, relatórios, e perspectiva de medição.

Se, no entanto, verificar que deseja ajuda neste processo ou apoio na avaliação do valor que um PMO pode dar à sua organização, Contacte-nos, e nós contactá-lo-emos em breve.