Resumen ejecutivo
Entre los enfoques de gestión de proyectos Ágil y Tradicional, es fácil sentir que el mundo es mucho más complicado. Como gestor de proyectos, director de departamento o jefe de equipo, entender los puntos fuertes de cada metodología te permite combinar las herramientas y el enfoque de gestión adecuados para tu proyecto.
- ¿Aún no realiza proyectos híbridos? Lo más probable es que pronto lo haga.
- Puntos fuertes de la gestión tradicional de proyectos
- Metodología ágil Puntos fuertes
- Combinación de ambos: un enfoque híbrido
- Informes
¿Aún no realiza proyectos híbridos? Lo más probable es que pronto lo haga.
La gestión tradicional de proyectos existe desde hace tiempo. La gestión científica de Taylor, que ofrecía una forma de definir, analizar y mejorar los flujos de trabajo, se publicó en 1911, y Henry Gantt creó el diagrama de Gantt en 1917 (por si alguna vez te has preguntado por qué se llama diagrama de Gantt).
Pero a pesar de la larga historia, aún nos queda camino por recorrer antes de que una metodología de proyectos dé en el blanco. El pulso de la profesión del PMI muestra que el 69% de los proyectos cumplen los objetivos originales, el 57% se ajustan al presupuesto y el 52% llegan a tiempo. Como si el 48% de los proyectos que llegan tarde no fuera suficientemente malo, el 15% fracasa por completo. Eso es mucho tiempo, dinero y esfuerzo perdidos. Cada uno de esos proyectos fracasados comenzó con una visión que simplemente no resultó como se había planeado.
Antes de obsesionarnos demasiado con el fracaso, recordemos que, al igual que la nave Enterprise, cada uno de esos proyectos pretendía llegar donde nadie había llegado antes. En las operaciones empresariales normales, los especialistas en mejora de procesos tienen la ventaja de tomar un proceso repetible y mejorarlo, pero con los proyectos trabajamos con algo diferente cada vez. No es un trabajo fácil.
Enfoque híbrido de la gestión de proyectos
En su libro Accelerate, Kotter sugiere que toda empresa empezó siendo una red, unos pocos individuos que encontraban la forma de hacerlo todo. A medida que la empresa crece, necesita una estructura más repetible y controlada, por lo que añade una jerarquía.
A menudo, la jerarquía se impone. Kotter sugiere que las empresas más eficaces descubran cómo gestionar ambas cosas al mismo tiempo: una red para reaccionar rápidamente a los cambios estratégicos y una jerarquía para mantener el control y la previsibilidad de las operaciones.
Yo diría que la gestión de proyectos es lo mismo. Los mejores gestores de proyectos saben de qué herramientas disponen y eligen la adecuada para cada trabajo.
Se atribuye a Maslow la frase: "Cuando todo lo que tienes es un martillo, todo empieza a parecer un clavo". Con todas las innovaciones en gestión de los últimos cien años, hoy tenemos mucho más que un martillo. Así que hablemos de la herramienta adecuada para el trabajo y discutamos la metodología tradicional frente a la ágil y dónde podríamos encontrarnos en el medio con la Híbrida.
Puntos fuertes de la gestión tradicional de proyectos
Antes de tirar por la ventana la gestión de proyectos tradicional, fíjese en algunos de los logros que nos ha proporcionado, como:
- La presa de las Tres Gargantas en China generó 102 teravatios hora en 2018
- El puente Russky de Rusia tiene más de 3.000 metros de largo
- La torre Burj Kjalifa, en Dubai, es el edificio más alto del mundo.
Estos proyectos tradicionales son maravillas del ingenio humano, y cada uno de ellos:
- Un diseño claro para entender cómo sería el producto final.
- Planificar para comprender los materiales, las personas, los costes, los plazos y cómo encajaría todo.
- Controles estrictos durante el proceso de entrega para garantizar que se realizaban las tareas necesarias y que el proyecto se mantenía dentro del plazo y del presupuesto.
- Control de calidad para garantizar que el proyecto se ajustaba a los requisitos de diseño originales.
Proyectos realizados con la gestión de proyectos tradicional
Esto funciona donde:
- Sabemos cómo debe ser el proyecto final. La construcción es un buen ejemplo.
- Lo hemos hecho antes, así que sabemos lo que hace falta.
La clave es la eficacia. Puesto que sabemos cómo será el resultado final y podemos imaginarnos cómo hacerlo, encontrar la mejor manera de integrar a todas las personas para hacer el trabajo en el menor tiempo y con el menor presupuesto es posible.
Puntos fuertes de la metodología ágil
Dado que el manifiesto Ágil se redactó en 2001 y los conceptos llevan aplicándose desde los años 90, no sé si podemos seguir llamando nuevo a Ágil, pero es mucho más joven que el enfoque tradicional. Mientras que la gestión de proyectos tradicional se centra en la forma más eficiente de resolver un problema conocido, la metodología ágil se centra en crear una solución cuando puede que no entendamos completamente el problema o cómo será el producto final. Debido a las incógnitas de estos proyectos, a menudo se financian por etapas. Por ejemplo, se puede plantear la solución como: veamos cuánto se puede avanzar en 3 meses y reevaluemos a partir de ahí.
Estos proyectos Agile implican:
- Partimos de un problema, una idea para solucionarlo y un plazo y un presupuesto determinados. En lugar de fijar el alcance como en un proyecto tradicional, veremos qué puede hacer el equipo en el tiempo asignado.
- Crear rápidamente un prototipo que permita a todos ver y sentir las ideas para acelerar el proceso de aprendizaje.
- Ajustando el prototipo sobre la marcha, añadiendo profundidad a las partes que funcionan y desechando las que no.
- Evaluar los progresos al final y decidir los siguientes pasos, es decir, si es suficiente o si merece la pena seguir invirtiendo.
La fuerza del enfoque ágil
Esto funciona donde:
- Estamos construyendo algo nuevo, así que no estamos seguros de cómo será la solución final. Esto suele ocurrir con productos como software, nuevos informes, materiales de marketing o formación.
- La innovación es importante para encontrar la mejor manera y construir una arquitectura sólida que facilite el soporte del producto en el futuro.
- La solución puede construirse en pequeños incrementos. Si pensamos en un proyecto de análisis, hay muchas piezas diferentes, pero cualquier información que encontremos por el camino puede utilizarse y añadir valor ahora.
- En lugar de eficiencia, la clave está en aprender. De nada sirve llegar a tiempo y ajustarse al presupuesto si se está construyendo la solución equivocada.
Combinación de ambos: un enfoque híbrido
Todo esto suena muy bien sobre el papel, ¿verdad? Pues bien, como sabemos, la mayoría de los proyectos no son puramente ágiles ni puramente tradicionales. En lugar de volverse religiosos sobre cuál elegir, los buenos gestores de proyectos pueden tomar los principios adecuados de uno u otro para aplicarlos a sus proyectos.
Además de los dos enfoques discutidos aquí, hay otras metodologías, como Design Thinking, Lean Product Management, y Servant Leadership, que también tienen grandes conceptos, pero no vamos a entrar en los detalles de los mismos en esta ronda. Más artículos sobre estos enfoques en PPM Tips.
Scrum, una de las metodologías ágiles, divide los proyectos en Sprints de 1-4 semanas. Cada Sprint comienza con una reunión de planificación en la que el equipo se compromete a lo que va a lograr y luego termina con una revisión en la que muestran a los clientes o partes interesadas lo que se ha logrado. Por último, hay una retrospectiva, en la que el equipo revisa y hace recomendaciones para mejorar su proceso general.
Poner en práctica el enfoque híbrido de la gestión de proyectos
Del mismo modo, todos los proyectos tradicionales que he visto (e incluso la mayoría de las unidades de negocio) tienen una reunión semanal para discutir el progreso y planificar la semana siguiente. Es un cambio sencillo formalizar estas reuniones en "Sprints" y comprometerse a lo que se hará durante la semana, revisar los compromisos de la semana pasada y luego tomarse un tiempo para pensar en cómo está funcionando el proceso para construir una mejora continua.
Desde una perspectiva tradicional, tiene sentido incorporar al menos algún tipo de plan para un componente Ágil en el proyecto, definiendo lo que se hará durante el proyecto (pero subestimándolo podría ajustarse). Combinar algunas de las habilidades tradicionales del proyecto, por ejemplo, pensar en qué recursos se necesitarán fuera del equipo, la gestión de riesgos o las adquisiciones, junto con el orden necesario de las tareas, son grandes habilidades que se pueden aprovechar para gestionar un proyecto.
Sea cual sea la metodología que utilices, la clave no está en cómo la llames. Se trata de pensar en los resultados que quieres y en la mejor manera de conseguirlos.
Informes
Una de las preguntas más difíciles a las que deben responder las PMO es cómo mantener al día a los directivos. Ya se trate de proyectos más tradicionales o más ágiles, la dirección necesita estar informada:
- ¿Cuál es el problema, cuál es la solución propuesta y cómo se vincula a nuestra estrategia global?
- ¿Cuánto costará, cuánto tiempo llevará y qué recursos generales se necesitarán?
- ¿Cómo avanzan los proyectos, en qué punto estamos y vamos por buen camino?
- ¿Estamos obteniendo los resultados o el valor que habíamos previsto inicialmente?
Enfoque híbrido de los informes ejecutivos
Dado que llevamos bastante tiempo informando sobre proyectos tradicionales, la mayoría de los equipos ya lo tienen claro, y se pueden aprovechar muchos de los mismos componentes para los proyectos ágiles:
- Al igual que un proyecto tradicional, los proyectos de Metodología Ágil deben tener un problema y una solución claros y vincularse directamente a la estrategia. Ambos deben tener una medida del valor esperado antes de empezar.
- Como ya se ha dicho con los proyectos tradicionales, el alcance está fijado y el coste y la duración son variables. Con Agile ocurre lo contrario. El coste y la duración son fijos. Antes de que comience el proyecto, los equipos deben hablar sobre el importe de la inversión prevista, que debe establecerse como base. Al final del tiempo asignado, los equipos deben mantener una conversación con la dirección sobre el punto en el que se encuentran y los siguientes pasos.
- Puede utilizar muchas de las mismas mediciones con ambos proyectos (dinero invertido, fecha de finalización prevista). Mientras que los proyectos tradicionales tendrán actualizaciones escritas semanales, los proyectos ágiles deben añadir valor entregado cada semana (o Sprint para Scrum) e invitar a las partes interesadas a venir a ver el valor en las revisiones.
- Ambos proyectos deben medir el valor entregado. En los proyectos ágiles, ese valor debe entregarse antes y medirse a medida que avanza el proyecto (en lugar de esperar hasta el final). Vincular el progreso al valor alineará al equipo Agile con los objetivos del cliente.
Conclusión
Entre los enfoques de gestión de proyectos Ágil y Tradicional, es fácil sentir que el mundo es mucho más complicado. Y lo es. Elegir entre una llave inglesa, un destornillador o un martillo es más complicado, pero también mucho más eficiente.
Como gestor de proyectos, jefe de departamento o equipo directivo, conocer las herramientas disponibles te da más flexibilidad para evaluar y decidir la metodología más eficaz para cada situación y cómo crear la combinación adecuada de herramientas para tu organización. Puede que no sea tan sencillo como nos gustaría, pero cuando se aprende a utilizar las herramientas adecuadas, es probable que el resultado final sea mucho más satisfactorio.
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