Récemment, Kolme Group a diffusé le deuxième chapitre de la série EmPOWeryour PMO intitulé "Change Management Powers, ACTIVATE" (Les pouvoirs de la gestion du changement, ACTIVEZ). Dans ce webinaire, nous avons discuté des principes fondamentaux de la gestion du changement organisationnel.
Kim Essendrup, cofondatrice de Groupe Kolme et notre superhéroïne PMO, a fait équipe avec Kelly Smith, l'une de nos expertes en gestion du changement, pour ramener certains de nos personnages préférés dans une nouvelle aventure. Lisez la suite pour voir ce que nos superhéros font cette fois-ci, ou regardez le replay sur notre chaîne YouTube de Kolme Group et téléchargez notre Aide-mémoire sur la gestion du changement !
La mission : Créer un processus normalisé de réception des projets
Je dois reconnaître à Kelly et Kim qu'elles ont choisi un excellent exemple pour démontrer le pouvoir de la gestion du changement : Principes fondamentaux. Elles ont choisi Standardisation du processus d'accueil du projet car il s'agit d'un point sensible sur lequel de nombreux PMO ont du mal à obtenir un alignement organisationnel. Bien qu'il puisse sembler une entreprise intimidante, il s'agit d'un investissement vital ; en termes simples, le processus d'admission est utilisé pour évaluer quels projets sont suffisamment importants pour a) être approuvés et financés, et b) être classés par ordre de priorité parmi les autres projets nouveaux et/ou en cours de réalisation.
Ce type de prise de décision fondée sur des données est au cœur de ce que nous faisons ici, au Groupe Kolme. Je suis donc enthousiaste lorsque nous pouvons relier notre mission à des exemples très pertinents et concrets de gestion de projet.
Alors que le générique de début défile, nos présentateurs plantent le décor en décrivant les obstacles auxquels notre héroïne, PMO Powerhouse, risque d'être confrontée lorsqu'elle entamera le nouveau processus d'admission. Certains de ces obstacles sont des murmures courants tels que : "Nous avons déjà essayé cela..." ou "Nous n'aimons pas le formulaire d'admission du département ABC, il a des exigences complètement différentes..." et peut-être même "Je ne partagerai pas mon budget pour que l'équipe DEF utilise le processus GHI à moins qu'elle n'utilise son centre de coûts JKL..."
Oh, PMO Powerhouse, nous sommes tous passés par là ! Il semblerait que nous devions faire un peu de tag-teaming nous-mêmes et faire appel à une PME spécialisée dans la gestion du changement.
Cue...
Le magnifique OCM !
Notre nouveau personnage, le Magnifique OCM, comprend que les changements organisationnels se produisent d'abord au niveau individuel, puis se composent pour assurer le succès d'un changement organisationnel plus large. Heureusement pour PMO Powerhouse, la Magnifique OCM maîtrise la méthodologie, les outils et les techniques de gestion du changement et suit les meilleures pratiques du leader de l'industrie de la gestion du changement et de l'autorité de certification, Prosci®.
Voici le conseil le plus important de The Magnificent OCM pour PMO Powerhouse :
- Les parrains jouent un rôle essentiel dans le changement organisationnel. Nous devons donc évaluer et hiérarchiser les domaines dans lesquels nous devrions leur offrir des conseils en évaluant les améliorations à apporter en matière de communication, de mise en réseau et de bande passante pour la visibilité.
- Le modèle ADKAR® de Prosci® permet d'évaluer les obstacles au changement et de déterminer où concentrer les efforts du sponsor et/ou du responsable direct.
- En accord avec la gestion de projet, nous devrions définir des plans de gestion du changement organisationnel pour aider les dirigeants à assumer leurs responsabilités en matière de gestion du changement organisationnel, telles que la préparation à la résistance, la formation de leurs équipes, la communication efficace pour créer une prise de conscience et une dynamique du changement et, bien sûr, être un leader du changement plus fort et plus visible.
Étoile montante : Notre sponsor
Au fil de l'aventure, nous apprenons que le magnifique OCM et le PMO Powerhouse sont associés au sponsor de leur projet, Rising Star, pour mener l'initiative de changement du processus d'admission du projet. Rising Star possède de grands atouts : c'est un orateur puissant et il peut être disponible pour diriger diverses réunions sur l'état de l'organisation ou des départements afin d'aider à faire comprendre le "pourquoi" du changement. Mais Rising Star est nouveau dans le rôle de C-Suite et il est encore en train de développer son réseau de relations, de sorte que la Magnifique OCM a décidé de l'aider à construire une coalition de parrainage afin d'obtenir un alignement transversal et de haut en bas. Ce faisant, elle présente à PMO Powerhouse l'un de nos plans préférés, le Feuille de route du parrainage.
En plus de vanter l'importance du changement du processus d'accueil pour l'organisation, Rising Star et sa coalition de sponsors, composée de cadres supérieurs et moyens, doivent également être à l'écoute. Le retour d'information et la boucle de retour d'information sont essentiels. En effet, des résistances peuvent se produire et se produiront, et en tant que bons praticiens du changement, nous devons être prêts avec un plan pour y faire face. Comme le décrit Kim, les sponsors et les managers doivent comprendre que le changement n'est pas seulement quelque chose que l'on fait une fois et que l'on abandonne ensuite. Nous devons donner aux dirigeants les moyens de participer en permanence au changement et leur fournir les outils nécessaires à sa réussite. Vous pouvez le faire en communiquant qu'"un changement est à venir - parlons de la façon dont nous vous préparons à aider à gérer le changement pour VOTRE équipe". Magnificent OCM a soutenu Kim : Elle élabore un plan de coaching spécialement pour Rising Star afin de le mettre sur la bonne voie pour développer ses compétences de leadership et celles de son équipe.
Le plan étant en place, Rising Star a maintenant besoin d'outils pour aider son organisation à apprendre le nouveau processus d'admission. The Magnificent OCM collabore avec Rising Star et PMO Powerhouse pour créer un plan de formation qui permettra à leurs équipes d'acquérir les connaissances et les capacités nécessaires pour adopter avec succès le nouveau processus d'admission. En tant que chef de projet, PMO Powerhouse élaborera un plan d'action pour chaque département devant être formé au nouveau processus, y compris : l'identification d'un groupe pilote, la recherche de champions clés pour aider à former les formateurs, et le renforcement de l'apprentissage avec des compétitions amicales et des quiz.
Il semble que nous puissions qualifier cette mission de changement de réussite !
La prochaine fois...
Nous poursuivons notre voyage avec PMO Powerhouse alors qu'elle relève les défis liés à la conduite d'initiatives PMO. Nous sommes impatients de découvrir le troisième chapitre de la série, "I'm Ready to PowerUP ! Comment choisir un outil PPM"... Capes, Spandex, et tout le reste.
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