Résumé
ADKAR représente les cinq éléments du changement qui doivent être réalisés pour que ce changement soit un succès. Cet article se concentre sur les facteurs clés sur lesquels il faut se concentrer, communiquer ou réfléchir pour aider les gens à traverser ces éléments de changement afin d'établir le changement.
- Qu'est-ce que la gestion du changement ?
- ADKAR - Introduction
- Mener les gens à travers le changement - Sensibilisation
- Mener les gens à travers le changement - Désir
- Diriger les personnes à travers le changement - Connaissances et aptitudes
- Mener les gens à travers le changement - Renforcement
Introduction à OCM et ADKAR
Ah, oui, un autre acronyme insaisissable à ajouter à notre vocabulaire professionnel. Si vous restez avec moi sur la série de blogs suivante, je vous promets que celle-ci deviendra l'une de vos préférées. Pourquoi ? Parce qu'il est simple à comprendre et qu'il peut avoir un impact important sur la réussite d'un projet.
Avant d'entrer dans les détails d'ADKAR, je m'en voudrais de ne pas mentionner l'importance de la gestion du changement organisationnel (OCM) et de ne pas vous présenter le leader mondial des solutions de gestion du changement, Prosci ®.
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
Prosci® définit la gestion du changement comme le processus, les outils et les techniques permettant de gérer l'aspect humain du changement afin d'atteindre les résultats commerciaux requis. La gestion du changement intègre les outils organisationnels qui peuvent être utilisés pour aider les individus à réussir les transitions personnelles qui aboutissent à l'adoption et à la réalisation du changement.
Gestion du changement et transition organisationnelle réussie
Cette déclaration de transition personnelle est un élément clé pour comprendre la méthodologie de la gestion du changement. Si vous pensez à un projet, il se peut qu'un pourcentage important de la réussite du projet dépende d'une personne qui change sa façon de travailler. Par exemple, lors de la mise en œuvre d'un nouvel outil de gestion de projet, un chef de projet peut avoir besoin de changer sa façon de suivre et de rapporter son plan de projet, ses données financières, son registre des risques et des problèmes, etc. S'il a suivi le même processus dans Excel ou Microsoft Project, il a probablement une sorte de pilote automatique, et l'apprentissage de l'utilisation d'un nouveau système perturbera ce pilote automatique. Certaines personnes peuvent avoir un petit choc, d'autres auront une réaction colossale à cet ajustement.
La gestion du changement consiste à aller au-devant de cette perturbation, à l'anticiper et à planifier pour aider les gens à passer avec succès de leur état actuel à leur état futur.
Importance de la gestion du changement
Prosci a 20 ans d'expérience dans la gestion du changement et ses enquêtes ont toujours montré que vous avez six fois plus de chances d'atteindre ou de dépasser vos objectifs lorsque vous mettez en œuvre la gestion du changement. Vous avez également plus de chances de respecter le budget et d'obtenir des résultats en avance sur le calendrier.
Pour en savoir plus sur les détails et les avantages de l'OCM, consultez le blogue du Groupe Kolme : Gérer le changement : Des processus absents qui nuisent à l'avenir de vos projets ou notre webinaire Principes fondamentaux de la gestion du changement.
ADKAR - Introduction
Comme nous l'avons mentionné, Prosci est le leader mondial des solutions de gestion, et Prosci propose de nombreux outils, mais celui qui, selon moi, complète le mieux la gestion de projet est ADKAR, car il se concentre sur le parcours d'un individu.
ADKAR signifie :
- Sensibilisation
- Désir
- Connaissances
- Capacité
- Renforcement
Il représente les cinq éléments du changement qui doivent être atteints pour que ce changement soit une réussite. De nombreuses ressources ADKAR sont disponibles en dehors de la participation à une formation Prosci. Jeffrey M. Hiatt a écrit ADKAR : un modèle de changement pour les entreprises, les gouvernements et notre communauté. Il s'agit d'un ouvrage court et facile à lire qui peut être acheté en ligne. Ou encore, Kolme Group a publié un excellent article qui décrit comment accompagner les individus à travers chaque section d'ADKAR dans l'article du blogue - "Coaching Through Change". Coaching Through Change.
Mener les gens à travers le changement - Sensibilisation
Dans cette section, nous nous concentrons sur la première étape - la sensibilisation. La sensibilisation
Pour que les gens adhèrent au changement, ils doivent d'abord en comprendre le pourquoi. La sensibilisation consiste à aider les gens à comprendre le "pourquoi" du changement.
Mener les gens à travers le changement - Sensibilisation
Simon Sinek a publié un livre et un discours TED intitulé "Start with the Why" - How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action (Commencez par le pourquoi) - Comment les grands leaders inspirent tout le monde à agir.. Il souligne que lorsque vous communiquez le pourquoi (l'objectif, la raison) plutôt que de commencer par le quoi (les avantages/caractéristiques), vous vous concentrez sur la partie du cerveau qui contrôle la prise de décision, vous vous concentrez sur la partie du cerveau qui contrôle la prise de décision. Vous vous rapprochez de la partie "instinctive" à laquelle nous avons tendance à faire appel lorsque nous prenons une décision et de notre réaction émotionnelle à celle-ci.
Selon Prosci, ce message est mieux communiqué par un sponsor de confiance, visible et actif au sein de l'organisation, ce qui est tout à fait logique. En tant que chefs de projet, nous dirigeons souvent l'équipe sur des initiatives très intéressantes, mais lorsque le PDG occupe le devant de la scène lors d'une réunion publique et explique pourquoi ils vont dans cette direction, les gens le remarquent et l'écoutent.
J'ai vu d'excellents exemples de la manière dont on a suscité un engouement autour d'une nouvelle application en cours de déploiement. Cela a commencé par un message très amical, "avez-vous entendu le mot", qui a commencé à susciter l'intérêt et l'excitation de tous pour ce qui allait arriver. Une entreprise avec laquelle j'ai travaillé a eu une idée géniale pour le "Sponsor Roadshow" : l'équipe s'est munie d'un petit chariot et a fait le tour du bureau en distribuant des glaces, tandis que le sponsor du projet se promenait et commençait à parler d'un nouveau département que l'organisation était en train de développer et des avantages qu'il pourrait offrir à l'organisation.
Nous ne voulons pas que les gens comblent eux-mêmes les lacunes, ce qu'ils feront. Le moulin à rumeurs peut être puissant, et nous voulons nous approprier le message dès le début en communiquant le Pourquoi dès le départ.
Mener les gens à travers le changement - Désir
Dans cette section, nous nous concentrons sur la deuxième étape - Le désir
Une personne doit avoir le désir de participer et de soutenir le changement. Il s'agit là d'un point essentiel. Sans cela, vous risquez d'avoir des retards, de voir la productivité diminuer et les gens peuvent même quitter l'organisation. Il s'agit également d'une affaire très personnelle (même si nous aimerions pouvoir le faire !); nous ne contrôlons pas les choix des autres.
Hiatt mentionne quatre facteurs qui contribuent au désir de changement d'un individu :
- La nature du changement - ce changement est-il une opportunité ou une menace, et le WIIFM (What's In It For Me ?).
- Le contexte organisationnel ou environnemental - la réussite (ou l'échec) des changements passés, les autres changements qui peuvent également se produire et la culture de changement de l'organisation.
- Situation personnelle de l'individu - aspirations professionnelles, sécurité financière, âge/santé, relations personnelles au travail et en dehors du travail
- Motivation intrinsèque - ce à quoi nous accordons de la valeur, notre voix interne ou notre boussole interne.
Nous avons parlé de la conscience dans notre dernière section, et le désir tend à suivre immédiatement. Nous sommes tous passés par là : votre parrain vous annonce : "Un changement s'annonce !" Dès que nous nous déconnectons de l'invitation à la réunion, la plupart d'entre nous envoyons un ping à notre manager : "Hé, je viens d'apprendre la nouvelle. Est-ce que cela signifie que je dois (insérer ici comment je perçois que le changement va m'affecter) ?"
En raison de ce réflexe commun, Prosci recommande que le message souhaité soit mieux communiqué par le manager direct. Il est plus proche de ses collaborateurs et de leurs tâches quotidiennes, et peut donc les aider à comprendre le WIIFM spécifique.
"Comme vous l'avez entendu, nous disposons d'un nouvel outil PPM. Il va vraiment vous aider à gagner du temps lorsque vous soumettez vos rapports d'état de projet, car il dispose d'un bouton d'un seul clic qui regroupe toutes les données. Finis les courriels du vendredi en fin de journée demandant où se trouvent vos rapports d'avancement ! Nous pourrons tous nous déconnecter à temps pour assister à l'Happy Hour de l'entreprise".
Bien entendu, il convient de noter que le manager doit avoir suivi son propre parcours ADKAR avant de pouvoir aider son personnel à assimiler l'information. S'il découvre le changement en même temps que son personnel, c'est la porte ouverte à tous les désastres. En tant que praticiens du changement, nous devons aider le manager en le faisant passer par son propre parcours ADKAR, puis en le préparant et en lui laissant la possibilité d'accompagner son personnel dans le changement. Ils auront besoin de notre soutien pour identifier et gérer les résistances et pour communiquer clairement sur les avantages de l'initiative de changement.
Diriger les personnes à travers le changement - Connaissances et aptitudes
Diriger les personnes à travers le changement - Connaissances et aptitudes
Cette section se concentre sur les troisième et quatrième étapes - la connaissance et la capacité. la connaissance et la capacité. Elles sont liées l'une à l'autre, c'est pourquoi j'aime les traiter ensemble.
Connaissances
La connaissance consiste à ce que chaque personne comprenne comment changement. Il s'agit de l'éducation et de la formation au nouvel outil, aux processus et à la compréhension des nouvelles attentes, qu'il s'agisse d'un nouveau rôle ou d'une nouvelle responsabilité. En fonction de votre initiative de changement, cela peut être aussi simple que de fournir un nouveau lien URL ou aussi complexe que de changer entièrement de bureau, de structure hiérarchique et de procédures administratives. Cependant, même si la complexité varie, je pense qu'en tant que gestionnaires de projet, c'est avec cette étape ADKAR que nous sommes le plus familiers et le plus à l'aise, car nous couvrons généralement certains aspects de cette étape au cours de nos sessions de formation et de test d'acceptation par l'utilisateur (UAT - User Acceptance Testing).
J'ai vu des exemples très intéressants de la manière dont on transmet les connaissances. Les techniques de gamification peuvent être utilisées pour exploiter le centre de récompense de notre cerveau et fournir un renforcement positif sous la forme d'un moyen amusant et interactif d'aider les gens à acquérir de nouvelles connaissances.
Le groupe Kolme a un blog sur l'utilisation de la théorie des jeux pour le suivi du temps qui traite en détail de la mécanique des jeux si vous souhaitez en savoir plus sur la gamification.
De nombreuses ressources supplémentaires sont disponibles pour faciliter la transmission des connaissances, notamment la création de quiz interactifs, de sessions de formation des formateurs en direct, de vidéos de formation à la demande, et même l'utilisation d'un groupe pilote pour aider à créer des adopteurs précoces ou à découvrir des utilisateurs chevronnés et des champions.
Gardez à l'esprit que nous ne voulons pas prendre pour acquis des connaissances antérieures ou faire des suppositions sur leur niveau de connaissance actuel. Il est parfois utile de proposer un cours de base pour s'assurer que tout le monde a le même niveau de compréhension avant de fournir de nouvelles informations.
Capacité
Ability est le quatrième jalon d'ADKAR. Il s'agit des compétences de la personne de la personne par rapport à l'état futur. La personne est peut-être consciente de la situation, elle est convaincue du bien-fondé du changement et elle a été formée, mais a-t-elle la capacité de le faire ? C'est-à-dire. A-t-elle la capacité intellectuelle, la capacité physique, le soutien d'un expert en la matière ou d'un mentor, et le temps d'apprendre ce qui est nécessaire pour réussir le changement ?
Un exemple qui décrit bien cette étape d'ADKAR est celui d'une entreprise qui passerait d'un déjeuner d'une heure à un déjeuner d'une demi-heure. Ce changement peut sembler simple, mais qu'en est-il si la personne prend les transports en commun ou dépose ses enfants à l'école - descendre une demi-heure plus tôt ou arriver une demi-heure plus tard n'est pas une option pour elle ?
Je pense que nous avons tous fait l'expérience personnelle de cette situation lorsqu'il s'agit du COVID et de la nécessité de travailler à distance. Je peux être d'accord pour travailler à distance parce que je comprends pourquoi (nous avons une pandémie), j'ai le désir (je ne veux pas attraper le COVID ou infecter les autres), j'ai les connaissances (j'ai été formé sur la façon de se connecter à distance), mais ai-je un bon Internet et un endroit pour installer mon poste de travail à la maison ?
En outre, il faut parfois plus ou moins de temps pour apprendre quelque chose de nouveau. Nous connaissons tous le type de personne (j'en fais partie) qui a besoin d'un peu de temps pour traiter et essayer par elle-même afin d'asseoir sa nouvelle compréhension du processus. Ils ont suivi une formation et savent donc comment procéder, mais ils peuvent avoir besoin de quelques semaines d'utilisation du nouvel outil pour développer leurs compétences et leur capacité à l'utiliser réellement.
Les projets dont la mise en service est rapide et qui ne tiennent pas compte de cette possibilité peuvent mettre en péril l'étape de la capacité d'une personne.
Mener les gens à travers le changement - Renforcement
Cette section se concentre sur la dernière étape - le Le renforcement.
Le renforcement est la personne qui poursuit et soutient le changement. Au cours de cette phase, vous continuez à gérer les résistances, à mettre en œuvre des actions correctives et à célébrer les succès.
Il est également important de recueillir et d'analyser le retour d'information, car la création d'une bonne boucle de retour d'information, dans laquelle les personnes ont la possibilité de s'exprimer sur ce qui fonctionne bien et de proposer des domaines d'amélioration, les aidera à se sentir habilités à continuer à soutenir le changement.
J'ai constaté que les entreprises qui ont mis en place des canaux permettant de reconnaître les employés qui s'adaptent bien au changement ou qui peuvent être récompensés pour leur adaptation ont connu un grand succès. Parfois, ils reçoivent une récompense officielle, y compris une certification ou même une promotion. Dans une entreprise, on appelait cela "Trouver le bon et le féliciter" (FTFAPI), et dans une autre, on appelait cela donner un "High-Five" à quelqu'un. Dans les deux cas, il s'agissait d'actions faciles, tout ce que la personne avait à faire était de soumettre un éloge, et cet éloge était partagé avec l'entreprise.
Malheureusement, certains changements peuvent entraîner une rotation du personnel. Un suivi efficace de ce phénomène peut contribuer à définir la manière dont l'organisation aborde le changement et à renforcer la culture (ou à l'affaiblir si elle n'est pas prise en compte). Cela nous ramène à la notion de Désir où nous avons mentionné le facteur du contexte organisationnel ou environnemental qui peut affecter le jalon du désir ADKAR en fonction du succès (ou de l'échec) des changements passés, d'autres changements qui peuvent également se produire dans l'organisation et de la culture du changement de l'organisation.
Oui, il s'agit d'un voyage cyclique, et tout le monde passera par chaque étape avec chaque changement qu'il rencontre. C'est à nous, praticiens du changement(ou chefs de projet avec notre casquette de gestionnaire du changement), d'aider à éduquer nos sponsors, nos cadres intermédiaires et les membres de l'équipe sur la manière de gérer efficacement chaque étape en leur expliquant qu'il s'agit d'un processus et que nous disposons des ressources nécessaires pour les aider à le mener à bien.
Quelle est la prochaine étape ?
Au Groupe Kolme, nous voulons vous aider à tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de vos efforts de gestion du changement et aider votre équipe à se concentrer sur les principaux professionnels de l'entreprise. Nous voyons une grande valeur dans l'utilisation de la méthodologie ADKAR pour faire prospérer votre entreprise et votre équipe pour le mieux !
Don’t hesitate to contact us to learn more about our Services and how we can help you.
Nous contacterSuivez-nous sur Twitter, LinkedIn et YouTube, et utilisez #KolmeGroup sur les messages partagés !