Maîtriser le travail asynchrone : Comprendre son essence et les stratégies pour une mise en œuvre réussie

Le travail à distance permet aux entreprises d’accéder à un plus grand vivier de talents, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’augmenter la productivité, tandis que les employés bénéficient d’une plus grande autonomie et d’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Cet article examine les avantages du travail asynchrone, qui permet aux employés de travailler selon leurs propres horaires et de communiquer avec leurs collègues à leur convenance, et explique pourquoi cette approche de la culture du travail accroît l’efficacité et, par voie de conséquence, la rentabilité.

• Découvrons les principales différences entre le travail asynchrone et le travail à distance
• Les avantages du travail asynchrone axé sur les objectifs
• Améliorez la productivité de l’équipe et la collaboration avec des outils de suivi et de communication efficaces
• Les compétences en gestion de projet favorise la réussite de la collaboration asynchrone
• Développement d’une culture d’entreprise asynchrone

Qu’est-ce que le travail « Asynchrone »?

Le travail asynchrone fait référence à un style de travail dans lequel les employés ne travaillent pas en même temps ou au même endroit que leurs collègues ou clients. Dans ce style de travail, la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe ne se font pas nécessairement en temps réel. Au lieu de cela, chacun travaille selon ses propres horaires et utilise divers outils et technologies pour communiquer et collaborer avec les membres de leur équipe. Le travail asynchrone devient de plus en plus courant à l’ère numérique, où de nombreuses entreprises opèrent à distance et ont des employés qui travaillent dans différents lieux et fuseaux horaires.

Permettre aux employés de travailler au moment où ils sont le plus productifs, sans les contraindre aux horaires de travail traditionnels. Ce type de culture de bureau peut conduire à une plus grande créativité, à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à une meilleure satisfaction générale au travail.

Néanmoins, le travail asynchrone requiert également de solides compétences en matière de communication et de collaboration, car les membres de l’équipe doivent pouvoir communiquer efficacement et rester sur la même longueur d’onde, même s’ils ne travaillent pas au même moment ou au même endroit. Il nécessite également l’utilisation d’outils et de technologies permettant le travail à distance, tels que les applications de messagerie, les logiciels de gestion de projet ainsi que les outils de vidéoconférence.

Découvrons les principales différences entre le travail asynchrone et le travail à distance

Le travail asynchrone et le travail à distance sont des concepts apparentés mais ne sont pas exactement les mêmes.

Le travail à distance signifie simplement que l’on travaille en dehors d’un environnement de bureau traditionnel, par exemple à domicile ou dans un espace de coworking. Le travail à distance peut être synchrone ou asynchrone. En d’autres termes, les travailleurs à distance peuvent travailler en même temps que leurs collègues et leurs clients, ou ils peuvent travailler selon leur propre horaire.

Le travail asynchrone, quant à lui, se réfère spécifiquement à un style de travail où les employés ne travaillent pas en même temps ou au même endroit que leurs collègues ou clients. La communication et la collaboration ne se font pas nécessairement en temps réel dans le cadre du travail asynchrone, et les membres de l’équipe travaillent selon leurs propres horaires.

Précision importante, le travail asynchrone peut être une approche utile même pour les équipes qui travaillent au même endroit, car il permet aux membres de l’équipe de travailler au moment où ils sont le plus productifs et d’éviter les interruptions et les distractions. Toutefois, cette méthode est généralement plus avantageuse pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires et dans différents lieux.

Les avantages du travail asynchrone axé sur les objectifs

Dans un environnement de travail asynchrone, l’accent est mis sur la définition de d’objectifs clairs et précis ainsi que sur le travail pour les atteindre de manière planifiée, plutôt que sur la réaction à des demandes immédiates ou à des exigences au fur et à mesure qu’elles se présentent.

Cela signifie que l’équipe dirigeante est encouragée à planifier le travail à l’avance et à fixer des priorités basées sur les objectifs les plus importants. En se concentrant sur les objectifs plutôt que sur les activités quotidiennes, le travail asynchrone peut contribuer à accroître la productivité, la créativité et l’innovation.

Au lieu de se sentir contraints par des horaires rigides, les employés peuvent se concentrer sur l’obtention des résultats les plus efficaces. Ce type de culture professionnelle peut conduire à des équipes plus agiles et plus adaptables, capables de mieux répondre aux circonstances changeantes et à l’évolution des besoins de l’entreprise.

Au contraire, dans un environnement de travail réactif, les employés peuvent être amenés à répondre en permanence à des demandes ou à des exigences urgentes sans avoir une idée claire de la manière dont ces demandes s’inscrivent dans les objectifs plus long terme de l’organisation. Cette situation peut entraîner un manque de concentration et d’orientation et empêcher les employés d’établir des priorités dans leur travail.

Il est primordial que les équipes mettent en place des processus de communication et de collaboration clairs, afin d’assurer que tout le monde est aligné sur les mêmes objectifs globaux ; ceci permet de réduire les incompréhensions et la confusion au sein des équipes. Cela peut impliquer l’utilisation d’outils de gestion de projet, des vérifications régulières ou d’autres formes de communication pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et pour s’assurer que le travail progresse dans la bonne direction.

Améliorez la productivité de l’équipe et la collaboration avec des outils de suivi et de communication efficaces

Donner à votre équipe asynchrone les bons outils est essentiel pour réussir dans la dynamique de travail actuel. En équipant votre équipe d’outils de communication, de gestion de projet et de collaboration de pointe, vous favoriser un environnement dans lequel les individus peuvent s’épanouir et contribuer de manière transparente, quel que soit leur emplacement physique.

Examinons quelques cas d’usage qui mettent en évidence l’impact transformateur de ces outils sur l’autonomisation des équipes asynchrones.

• Outils de gestion de projets et de tâches : Les outils de gestion de projet tels que ClickUp peuvent aider votre équipe à rester organisée et à maintenir un suivi efficace des différents projets et échéances. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de créer des tâches, de les attribuer à d’autres personnes, de fixer des délais et de suivre les progrès réalisés. Ils peuvent être adaptés aux besoins des différents services (marketing, ingénierie, opérations, etc.) sur une plateforme unique, évitant la multiplication des plateformes, et des informations disperses.
• Apps de messagerie et de communication : les applications de messagerie et de communication telles que Slack peuvent aider votre équipe à rester connectée et à communiquer efficacement. Ces outils permettent aux membres de l’équipe d’envoyer des messages, de partager des fichiers et de collaborer en temps réel, quel que soit le lieu où le fuseau horaire.
• Logiciel de vidéoconférence et réunions enregistrées : Les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom peuvent aider votre équipe à rester connectée et à collaborer efficacement. Ces outils permettent aux membres de l’équipe d’organiser des réunions virtuelles, de partager des écrans et de collaborer en temps réel. Les réunions enregistrées peuvent être un moyen utile pour les membres de l’équipe de participer de manière asynchrone, car cette fonction permet de regarder une réunion enregistrée même si l’on a pas pu assister à cette réunion.
• Stockage dans le Cloud et documents collaboratifs : Les services de stockage Cloud tels que Dropbox peuvent aider votre équipe à partager des fichiers et à collaborer sur des documents en temps réel. Ces outils permettent aux membres de l’équipe d’accéder aux fichiers de n’importe où et de collaborer sur des documents en temps réel sans communication synchrone.
• Logiciel de suivi du temps : Un logiciel de suivi du temps comme TimeJam peut aider à inciter votre équipe à saisir le temps quotidiennement en utilisant la gamification. Utilisez cet outil de suivi du temps en conjonction avec ClickUp pour permettre aux employés de suivre le temps qu’ils consacrent à différentes tâches ou à différents projets.
• Email : Cet outil est actuellement challengé par tous les autres outils mentionnés, il reste néanmoins un excellent outil de communication si utilisé correctement, car il permet de communiquer de manière asynchrone.

Nous recommandons de mettre en œuvre des protocoles de base pour l’utilisation de chaque outil de communication afin d’optimiser les flux d’informations au sein de chaque organisation.

En mettant à disposition de votre équipe ces outils et technologies, vous permettez une meilleure organisation, quel que soit le lieu où le fuseau horaire ou se trouve chaque membres.

Les compétences en gestion de projet favorise la réussite de la collaboration asynchrone

La gestion de votre charge de travail dans un environnement de travail asynchrone requiert des compétences similaires à celles d’un chef de projet. Le travail asynchrone implique une approche plus autonome du travail, ce qui signifie que vous devez gérer votre temps efficacement, fixer des priorités et planifier et exécuter des tâches en fonction des objectifs globaux de l’équipe.

Les compétences clés en matière de gestion de projet qui peuvent être appliquées au travail asynchrone :

1. Gestion du temps: Le travail asynchrone exige que vous soyez capable de gérer votre temps efficacement et de hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Vous devez être en mesure de créer un emploi du temps qui vous permettra de travailler sur des tâches au moment où vous êtes le plus productif et de vous assurer que vous respectez les délais et que vous fournissez les résultats à temps.
2. Fixer des objectifs: Vous devez être en mesure de fixer des objectifs clairs pour vous-même ainsi que votre équipe et de veiller à ce que votre travail s’aligne sur ces objectifs. Pour cela, vous devez être en mesure de décomposer des objectifs plus importants en tâches plus petites et plus faciles à gérer et de créer un plan pour atteindre ces objectifs.
3. Communication: Dans un environnement de travail asynchrone, la communication est essentielle. Vous devez être en mesure de communiquer efficacement avec les membres de votre équipe, même lorsque vous ne travaillez pas dans le même espace physique ou le même fuseau horaire.
4. Collaboration: Le travail asynchrone nécessite toujours une collaboration, mais elle s’exécute de manière différente que dans les bureaux traditionnels. Vous devez être en mesure de travailler avec les membres de votre équipe dans un environnement virtuel, en utilisant des outils tels que des documents partagés, des applications de gestion des tâches et des logiciels de vidéoconférence.
5. Responsabilité: Vous devez être en mesure de rendre compte de votre travail et de vos progrès. Cela signifie que vous devez vous approprier vos tâches et fournir des résultats dans les délais impartis, même lorsque vous travaillez de manière indépendante.

En développant ces compétences en gestion de projet, vous pouvez devenir plus efficace dans un environnement de travail asynchrone et vous assurer que vous contribuez au succès global de votre équipe.

Développement d’une culture d’entreprise asynchrone

La mise en œuvre d’une culture de travail asynchrone au sein d’une équipe peut constituer un changement important, et des stratégies efficaces de gestion du changement sont essentielles pour réussir. Voici quelques étapes pour cultiver une culture asynchrone au sein de votre équipe :

• Communiquez sur les avantages : Il peut s’agir d’une productivité accrue, d’une plus grande flexibilité et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Aidez votre équipe à comprendre comment le travail asynchrone peut aider à être plus efficace dans son rôle.
• Définir des objectifs et des attentes clairs : Veillez à ce que chacun comprenne son rôle dans la réalisation de ces objectifs. Fournissez des lignes directrices et des processus clairs sur la manière dont le travail doit être hiérarchisé et suivi, et établissez un cadre sur la manière dont la communication et la collaboration se dérouleront.
• Fournir les bons outils technologique : Il peut s’agir d’outils de gestion de projet, d’applications de messagerie, de logiciels de vidéoconférence et d’autres outils de collaboration. Assurez-vous que tout le monde est formé à l’utilisation efficace de ces outils.
• Établir des protocoles de communication : Inclure des lignes directrices sur les temps de réponse et la disponibilité. Encouragez votre équipe à communiquer de manière proactive et transparente et utilisez des outils tels que le courrier électronique ou les applications de messagerie pour partager les mises à jour et les progrès du projet.
• Développer et favoriser une culture de la confiance : Les membres de l’équipe se sentent habilités à travailler de manière indépendante et à s’approprier leur travail. Encouragez votre équipe à partager ses idées et ses commentaires, à collaborer et à se soutenir mutuellement dans la réalisation d’objectifs communs.
• Montrez l’exemple : Enfin, montrez l’exemple en tant que manager ou chef d’équipe. Modélisez les comportements et les pratiques que vous souhaitez voir dans votre équipe et soyez transparent sur votre travail asynchrone. Encouragez le retour d’information et l’amélioration continue et soyez ouvert à l’adaptation de votre approche si nécessaire.
• Fournir des feedback régulier : Un retour d’information régulier est important dans un environnement de travail asynchrone, car il aide les membres de l’équipe à ajuster leur approche et à s’assurer qu’ils répondent aux attentes. Il peut s’agir de fournir un retour d’information sur les tâches accomplies, de proposer des conseils pour s’améliorer et de reconnaître les contributions des membres de l’équipe.

En offrant une formation et un soutien, en définissant des objectifs et des attentes clairs, en encourageant la collaboration, en favorisant une culture de confiance et en fournissant un retour d’information régulier, vous pouvez aider les membres de votre équipe à passer à un environnement de travail asynchrone et autodirigé et vous assurer qu’ils contribuent à la réussite globale de l’équipe.

Quelques exemples de cas d’usage

Spotify

Avec plus de 9 000 membres d’équipe répartis dans plus de 90 pays, cette entreprise renommée a lancé une politique de “travail de n’importe où” en 2022, afin d’attirer et de retenir les talents à une échelle mondiale. Elle possède encore des bureaux physiques dans quelques endroits et laisse le choix à ses employés de choisir où et comment ils veulent travailler ;

“Vous pouvez choisir de passer la majorité de votre temps dans l’environnement qui vous convient. Il peut s’agir d’un bureau Spotify, d’un espace de co-working ou de votre propre domicile. En d’autres termes, vous travaillez là où vous êtes le plus performant”. – Source – Site web de Spotify

L’entreprise prévient que le passage au travail flexible (avec le travail asynchrone) nécessite un changement de mentalité important et “un désapprentissage complet de ce que l’on nous a appris sur la façon dont nous devrions travailler”.

SmartGp

Un réseau mondial d’entreprises dont les intérêts principaux sont les personnes, les lieux et la technologie. Ils s’occupent de projets de transformation stratégique dans les domaines du lieu de travail, de l’immobilier, de l’éducation, de l’hôtellerie et des soins de santé. Depuis 2016, ils se consacrent à un style de travail hybride ou phygital qui mélange le travail en personne et le travail à distance. Le travail asynchrone est la nouvelle norme pour eux, afin de pouvoir collaborer sur différents projets, fuseaux horaires et lieux.

“Nous travaillons d’où nous voulons parce que nous comprenons que le travail est une activité et non un lieu”, souligne l’entreprise.

Conclusion

L’adoption d’une culture de travail asynchrone présente de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour les employés. En permettant aux membres de l’équipe de travailler selon leurs propres horaires et en leur donnant les bons outils, les entreprises peuvent accroître leur productivité, améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et accéder à un vivier de talents internationaux.

Des études ont montré que le travail asynchrone peut entraîner une augmentation de la productivité des employés et de leur satisfaction au travail. Une enquête réalisée en 2018 par Owl Labs a révélé que les travailleurs à distance se déclaraient plus heureux et plus productifs que leurs homologues au bureau, tandis qu’une étude réalisée en 2019 par Airtasker a révélé que les travailleurs à distance étaient plus productifs que ceux qui travaillaient dans un bureau traditionnel.

Le travail asynchrone permet aux individus de se concentrer sur des tâches orientées vers un objectif, réduit les distractions et favorise l’autonomie, ce qui conduit en fin de compte à une plus grande satisfaction au travail et à des niveaux de stress plus faibles.

En outre, la flexibilité du travail asynchrone permet aux entreprises de réduire les frais associés aux bureaux physiques, ce qui se traduit par un meilleur retour sur investissement.

En adoptant une culture du travail asynchrone et en fournissant le soutien nécessaire, les entreprises peuvent créer un environnement dans lequel les membres de l’équipe peuvent s’épanouir et contribuer à la réussite globale de l’organisation dans le monde professionnel actuel en pleine évolution.

Prêt à créer une culture de travail asynchrone ?

Kolme Group peut fournir une stratégie de mise en œuvre ainsi que le savoir-faire nécessaire pour aider votre organisation à adapter un outil de GPP (Gestion de portefeuille de projets) pour le travail asynchrone.

Le Groupe Kolme est spécialisé dans la stratégie organisationnelle et la mise en œuvre d’outils PPM. Nos consultants stratégiques  en gestion de projet apporteront des informations précieuses et leur expertise pour optimiser l’approche de votre organisation en matière de travail asynchrone.

En collaborant avec Kolme Group, vous pouvez vous attendre à:

• Expertise et Conseils : Bien informés des défis et des meilleures pratiques liées aux arrangements de travail asynchrone. Nous pouvons vous fournir des conseils d’experts pour mettre en œuvre et gérer efficacement une telle structure de travail au sein de votre organisation.
• Stratégie Personnalisée : Nous travaillons en étroite collaboration avec votre entreprise pour élaborer une stratégie sur mesure qui correspond à vos objectifs, votre culture et votre secteur d’activité. Cette stratégie peut inclure la conception de protocoles de communication, l’établissement d’attentes claires et la mise en place de mesures de performance pour évaluer le succès.
• Mise en œuvre de l’Outil de GPP : Il est essentiel d’introduire un outil de GPP adapté pour gérer efficacement les projets et les tâches dans un environnement de travail asynchrone. Kolme Group peut vous aider à identifier et à mettre en œuvre des configurations ClickUp adaptées aux besoins de votre organisation, favorisant ainsi une collaboration fluide et un suivi des progrès.
• Productivité Améliorée : Le modèle de travail asynchrone peut accroître la productivité et la satisfaction des employés grâce à la mise en œuvre de stratégies et d’outils appropriés. L’expertise de Kolme Group peut contribuer à maximiser ces avantages.
• Soutien en Gestion du Changement : La transition vers un modèle de travail asynchrone peut nécessiter une approche de gestion du changement pour assurer une adoption en douceur. Kolme Group peut vous aider à gérer cette transition organisationnelle et à surmonter les éventuelles résistances des employés.
• Atténuation des Risques : Fort de son expérience dans des mises en œuvre similaires, Kolme Group peut vous aider à identifier et à atténuer les risques potentiels liés au travail asynchrone, garantissant ainsi une transition et un fonctionnement plus fluides.

Collecter des informations spécifiques sur les besoins, les objectifs et les défis de votre organisation liés à une semaine de travail de 4 jours est essentiel avant de contacter le Groupe Kolme. Cela permettra d’avoir des discussions plus ciblées et des recommandations personnalisées.

N’hésitez pas à réserver une consultation avec Kolme Group pour discuter de la stratégie de votre organisation et de la mise en œuvre de l’outil de GPP pour le travail asynchrone. Ce sera une démarche positive et proactive pour optimiser les pratiques de travail à distance de votre organisation et accroître son efficacité et sa productivité.